Payroll Specialist

Aperçu du poste

Le Spécialiste de la paie fait partie intégrante du service de la Paie. Il doit notamment superviser directement le personnel qui lui a été affecté et coordonner le traitement de la paie pour en garantir le paiement exact et à temps aux employés. Il doit également établir et mettre à jour les procédures de la Paie, garantir le fonctionnement efficace de ce service et participer à la formation et au perfectionnement de son personnel, afin d’atteindre l’excellence en matière d’administration de la paie.

Comment vous aurez un impact

- Coordonner et mettre en œuvre le changement, afin d’améliorer l’efficacité des procédures en matière de paie.
- Etablir et implanter les politiques et procédures en matière de remunération dans People Soft.
- Assurer la conformité des réglementations gouvernementales.
- S’assurer que les procédures de comptabilisation de la paie sont exactes et complètes et maintenir un contrôle interne efficace pour la fonction de la paie.
- Étudier et régler les plaintes et répondre aux demandes de renseignements des gestionnaires de service, des directeurs et des ministères.
- Coordonner et tenir à jour l’utilisation des procédures annuelles comme l’équilibrage de fin d’année, la préparation des formulaires T4 et T4A, etc.
- Embaucher et évaluer le personnel de la Paie et lui procurer une assistance professionnelle.
- Assurer la gestion complète du dossier de la CSST ( financement et réclamations)
- Gérer tout le dossier des bénéfices des exécutifs. ( Assurance, CGS, Reer)

Le candidat retenu possédera un certificat en gestion de la paie reconnu par l’Association canadienne de la paie. Il possédera également un diplôme d’études postsecondaires de trois ans, spécialisé en comptabilité ou en administration. Nous recherchons une personne ayant de 10 à 15 ans d’expérience de la paie, dont au moins 5 ans d’expérience dans un poste de supervision au sein d’un service de paie informatisé, de préférence dans une entreprise comptant au moins 1 000 employés.

Compétences (habiletés et comportements)

- Sens aigu de l’organisation et des qualités de chef reconnus, pour assurer une assistance professionnelle et un mentorat.
- Connaissance approfondie d’un système de paie informatisé.( People Soft)
- Connaissance approfondie de la réglementation de l’Agence du revenu du Canada.
- Capacité de planifier et de travailler en respectant des délais serrés.
- Aptitude marquée pour les mathématiques.
- Grandes habiletés pour les communications verbales et écrites.
- Sens de l’analyse et grandes habiletés pour la résolution de problèmes.
- Bilinguisme (connaissance du français et de l’anglais).
- Connaissance générale de la paie américaine.
- Cinq à dix ans d’expérience.

Pourquoi nous rejoindre

Chez Future Electronics, nous sommes sincères lorsque nous disons que nous nous soucions de notre personnel. Notre approche à l’égard du bien-être des employés est holistique. C’est pourquoi, en plus d’avoir des salaires concurrentiels et des avantages supérieurs en matière de soins médicaux et dentaires, les employés du siège social ont accès à ce qui suit :

● Gymnase et studio de conditionnement physique sur place

● Salon pour le personnel pour se reposer et refaire le plein d’énergie.

● Télémédecine pour obtenir les soins dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

● REER collectif pour prendre soin de son avenir.

● Clinique médicale sur place.

● Café subventionné pour le personnel avec de délicieux repas et collations.

Future Electronics adopte une approche de travail hybride. Nous valorisons la collaboration, facilitée par nos bureaux, ainsi que le travail à distance.

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About the role

As a key member of the Payroll department, the Payroll Specialist supports end‑to‑end payroll operations for Canadian and US employees, ensuring accurate and timely payments for hourly, salaried, commission, and bonus programs. The role contributes new capabilities—particularly in SAP ECP/ECT—and plays a hands‑on part in validating and improving payroll processes during and after the system implementation. The Payroll Specialist reports to the VP, Finance & Administration

What you’ll be working on

- SAP enablement & testing: Participate in configuration reviews, user acceptance testing (UAT), parallel runs, and defect resolution for the transition from PeopleSoft to SAP ECP/ECT; document scenarios, results, and remediations.
- Payroll processing: Prepare, validate, and reconcile payroll for Canada and the US—covering hourly/salaried cycles, commissions, bonuses, garnishments, benefits, and statutory deductions.
- Controls & compliance: Maintain strong internal controls; ensure adherence to federal/provincial/state requirements (e.g., CRA/IRS, employment standards, overtime, vacation/leave policies).
- Year‑end activities: Support reconciliations and year‑end reporting (e.g., T4/T4A and US equivalents), audit requests, and statutory filings.
- Data quality & integrations: Monitor master data accuracy and interfaces (time, benefits, HRIS); perform root‑cause analysis and coordinate fixes with IT/HR/payroll colleagues.
- Procedure documentation: Create and update payroll procedures, checklists, and work instructions; contribute to knowledge articles for common scenarios.
- Stakeholder service: Respond to payroll inquiries from employees and managers; partner with Canadian and US payroll supervisors, senior coordinators, and clerks to resolve issues promptly.
- Continuous improvement: Identify opportunities to streamline steps, reduce manual work, and enhance reporting within SAP ECP/ECT.

We’re looking for someone with

- Post‑secondary education in Accounting, Business Administration, HR, or related field.
- Payroll certification (e.g., Canadian Payroll Association / National Payroll Institute PCP/CPM, APA FPC/CPP) is an asset.
- 3–5+ years of payroll experience in medium/large organizations (preferably 500+ employees), with exposure to both Canadian and US payroll.
- Prior participation in a payroll system implementation or upgrade is highly desirable.

Reporting Structure

- Reports to: VP, Finance & Administration

Works with: Payroll team in Canada, US, and HR/IT teams

The candidate will supervise 4 employees in Canada and 2 in the U.S.

Skills

- Practical experience with enterprise payroll systems (SAP ECP/ECT experience required; PeopleSoft experience an asset).
- Solid knowledge of Canadian and US payroll rules (taxation, employment standards, deductions, benefits, and year‑end reporting).
- Strong analytical skills with proficiency in reconciliations, variance analysis, and defect troubleshooting.
- High attention to detail; ability to work within strict deadlines across multi‑jurisdiction environments.
- Clear, professional communication and teamwork; ability to collaborate effectively with peers and stakeholders.
- Superior level of proficiency with Excel and payroll reporting.
- Familiarity with testing methodologies/implementing systems (UAT, parallel, regression) is an asset.
- Bilingual (French/English) is strongly preferred.

Why join us

Our approach to employee wellness is holistic, which is why alongside competitive salaries, and excellent health and dental benefits, corporate employees have access to the following:

- Wellness amenities such as an onsite gym, fitness studio, and employee lounge
- Group RRSP plan to take care of the future you
- Onsite medical clinic and telemedicine
- Daily shuttle bus from two downtown locations
- Subsidized employee café with delicious meals and snacks

Future Electronics is an equal opportunity employer.