Adjointe administrative du département de la maintenance

Nous recrutons : Adjointe administrative du département de la maintenance À propos de Groupe Nordique Fondée en 1976 et située à Sept-Îles, Groupe Nordique est une entreprise reconnue pour son expertise dans divers domaines. Elle excelle dans les travaux d’excavation, le génie civil, le transport de matières dangereuses, le déneigement industriel, ainsi que la location de machineries lourdes et de conteneurs. Groupe Nordique joue un rôle stratégique dans la réalisation des grands projets de la Côte-Nord. Forte de l’engagement et du savoir-faire de ses quelque 300 employés, l’entreprise se distingue par son souci constant de la qualité et son professionnalisme. Nos engagements : Santé-sécurité, environnement, qualité et service Nos valeurs : Respect, intégrité, engagement, esprit d’équipe, innovation, performance Sommaire du poste Équipements Nordiques est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) au département de la Maintenance afin de soutenir et structurer l’ensemble des activités administratives, numériques et organisationnelles du secteur mécanique. Le ou la titulaire du poste jouera un rôle clé dans la planification des travaux, la qualité de l’information numérique, la félicité des pièces et du matériel, la gestion des garanties, et le soutien quotidien au contremaître et au surintendant. Vos responsabilités Planification des travaux de maintenance Planifier les réparations, entretiens préventifs et maintenances programmées en collaboration avec les responsables de la Maintenance. Tenir à jour le calendrier d’entretien (heures, urgences, inspections, priorités). Préparer et ajuster les horaires des mécanicien(ne)s selon les besoins. Valider que le matériel et les pièces nécessaires sont identifiés et disponibles avant chaque intervention. Vérifier et valider les bons de travail numériques remplis par les mécanicien(ne)s. Gestion documentaire numérique des unités Mettre à jour les dossiers numériques : fiches techniques, historiques des entretiens, interventions et pièces importantes remplacées. Maintenir une documentation 100 % numérique, claire, complète et accessible. Suivre les heures d’équipement et les échéances d’entretien. Vérification et validation des bons de travail électroniques Relire les bons de travail numériques pour s’assurer qu’ils sont exacts, complets et cohérents. Corriger ou compléter les informations manquantes. Aviser les mécanicien(ne)s ou gestionnaires lorsque des ajustements sont nécessaires. Assurer la fiabilité de l’information qui circule entre la Maintenance et les opérations. Gestion des garanties Préparer et suivre les réclamations de garantie pour les différents équipements. Documenter les anomalies récurrentes et pièces défectueuses. Communiquer avec les manufacturiers, concessionnaires et fournisseurs. Suivre les crédits, remboursements et validations. Support administratif au département de la Maintenance Gérer les documents numériques, rapports mécaniques et tableaux de suivi. Suivre les heures, disponibilités et horaires du personnel. Faire circuler l’information entre la Maintenance, les opérations, les achats et la direction. Soutenir au quotidien le contremaître et le surintendant dans leurs besoins administratifs. Support à l’inventaire et fluidité des pièces (Version réaliste, ciblée et non “gestion d’inventaire” complète) S’assurer que les pièces et matériaux critiques sont disponibles au moment opportun. Analyser les demandes fréquentes de pièces afin de recommander des améliorations au stock minimal. Contribuer à la fluidité du magasin, au bon mouvement des pièces et à la disponibilité du matériel pour le garage. Appuyer la structure et les standards de classement, réception et distribution des pièces. Collaborer avec les achats pour anticiper les besoins et éviter les ruptures. Formations et amélioration des pratiques Organiser les formations obligatoires et de perfectionnement de l’équipe mécanique. Maintenir les registres de formation à jour. Participer à l’amélioration continue des méthodes de suivi, des processus numériques et de la planification. Profil recherché Compétences essentielles Forte organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs suivis simultanément. Aisance avec les outils numériques, plateformes de maintenance et Excel. Capacité à valider et corriger l’information. Compréhension de base du milieu mécanique (un atout). Aptitude à soutenir une équipe technique et coordonner plusieurs demandes à la fois. Qualités personnelles Proactif(ve), autonome, fiable. Excellente communication, attitude positive, esprit d’équipe. À l’aise dans un environnement dynamique avec des urgences fréquentes. Sens du service et professionnalisme. Conditions Poste à temps plein, basé à Sept-Îles. Travail principalement au bureau de la Maintenance avec présence terrain au besoin. Formation interne complète fournie. Salaire : 60 000 $ à 70 000 $, selon expérience.