Secrétaire Aa2

Description du poste:
- LIBELLÉ DE LA NOMENCLATURE
- Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.
- Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et la bureautique nécessitant des connaissances spécifiques.
- Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique selon des méthodes ou procédures établies ou qu’elle peut modifier, selon les besoins.
- Elle prépare et saisit à l’ordinateur des lettres et des documents. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.
- Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur administratif.
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Sous l'autorité hiérarchique du chef de secteur, le titulaire assiste les professionnels de son secteur et effectue des tâches variées de secrétariat telles : production, mise en page, transcription et classement de documents, traitement et saisie de données, communication téléphonique ou écrite, expédition, organisation de réunions à la demande de son supérieur.
- Il est appelé aussi à assurer l’accueil et la réception du site.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet A : Transcription et mise en page de document (45 %)- Transcrire des textes à partir de documents manuscrits ou autres supports (numériques ou électroniques);
- Corriger, définir et assurer la mise en page de documents complexes en respectant les règles de rédaction de la politique interne de communication du CIUSSS CCSMTL, ainsi que le Programme d’identification visuelle du Gouvernement du Québec;
Les documents peuvent être des plans d’action, documents de formation, protocoles, tableaux, rapports, programmes, invitations, ordres du jour et comptes rendus, notes de service, lettres, demande de subventions, projets de recherche, etc.- Produire des tableaux ou des graphiques à partir de documents manuscrits ou de données numériques ;
- Planifier la production de ses travaux selon les priorités et les délais établis.

Volet B. Correspondance, photocopie/numérisation, saisie/classement, communications (30 %)- Saisir et valider, sur les diverses plateformes SAT, les données ou documents pertinents ;
- Assurer le classement des dossiers ;
- Préparer la correspondance de routine pour les envois massifs ;
- Recevoir, trier et remettre le courrier aux personnes concernées, répondre au courrier relevant de sa compétence, préparer des éléments de réponse et voir à assurer les suivis, la photocopie/numérisation et le classement ;
- Voir à la préparation et l’expédition de documents ou à leur transmission par courrier (postal ou électronique), messagerie ou télécopieur ;
- Effectuer des photocopies/numérisations ;
- Recevoir les appels et, selon le cas, les transférer à la ressource appropriée : transmettre directement l’information pour les appels relevant de sa compétence, sinon faire les recherches qui s’imposent et rappeler pour donner l’information.

Volet C. Mise à jour de fichiers, listes et autres (10 %- Tenir à jour sur une base régulière les fichiers d’ordinateurs et certains documents qui sont nécessaires à une gestion efficace de l’information ;
- Mettre à jour des listes pour envois postaux et appels téléphoniques ;
- Recevoir et acheminer les demandes de fournitures ;
- Voir à l’organisation matérielle et logistique de certains événements ;
- Saisir des données dans les différents systèmes d’information et bases de données de la DA-SAT ;
- Rechercher de l’information, correspondance avec la CNESST et les équipes SAT ;
- Effectuer à la demande de son supérieur immédiat toute autre tâche nécessaire.

Volet D. Tâches spécifiques (5 %)
- SERVICE SAT-PRÉVENTION- Participer aux rencontres du service et, à l’occasion, établir le compte rendu ;
- Ouvrir des dossiers établissements et travailleurs ;
- Assurer la retranscription et la révision des PSSE et en assurer l’envoi à la CNESST ;
- Tenir à jour le tableau de bord de gestion du PSSE ;
- Assurer le suivi des dossiers ETA et travailleurs PSSE (correspondances, lettres, résultats, ouvertures/fermetures du SISAT, saisie de résultats au SISAT, mise à jour des listes de travailleurs au SISAT, rapports dépersonnalisés : surveillance médicale, affiches);
- Soutenir le service pour la logistique des formations ;
- Demander des dossiers à la CNESST ;
- Assurer le classement des documents en Prévention : lettres envoyées et dossiers selon les procédures établies.

SOUTIEN AUX GESTIONNAIRES ET AUX MEDECINS- Assurer le soutien des demandes diverses de suivi auprès du personnel, document, soutien, organigramme/logigramme, feuilles de temps, etc.
- Soutenir les différents comités ;
- Organiser la logistique des formations/réunion (rappels, listes des participants, repas, etc.)

ÉQUIPE PRIORITÉS