Coordonnateur.trice Des Opérations

2 months ago


Montréal, Canada IBCR Full time

Fondé en 1994 à Montréal, le Bureau international des droits des enfants, « Le Bureau » ou « l’IBCR » est une organisation internationale non gouvernementale œuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde.

Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant seraient pleinement respectés et mis en œuvre, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en demeurant fidèle à ses valeurs : le Respect, l’Intégrité, l’Innovation et le Professionnalisme.

Sous la responsabilité directe de la direction des opérations et du développement, la coordination des opérations a pour principal mandat d’assurer la coordination du lancement, de la mise en œuvre et de la clôture des projets de son portefeuille (2 à 3 projets, selon une répartition géographique entre les différentes coordinations), en veillant au respect des délais, des budgets, de la stratégie programmatique, des approches, des procédures et des politiques du Bureau, ainsi que des exigences des bailleurs de fonds. La coordination des opérations assure aussi la gestion des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, la coordination du rapportage de ses projets et la représentation auprès des bailleurs de fonds. Enfin, la coordination des opérations contribue à définir la vision opérationnelle de l’organisation et à identifier les opportunités et les menaces pour le développement de l’organisation au sein de sa zone géographique. La coordination des opérations sera appelée à se déplacer trois à quatre fois par an dans les pays où sont implantés ses projets.

RESPONSABILITÉS

Sans limiter la généralité de ce qui précède et sans exclure d’autres mandats qui pourraient lui être confiés de temps à autre par la direction des opérations et du développement, la coordination doit notamment:

- Volet coordination des opérations dans le cadre des projets du Bureau_
- Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, échanger régulièrement et partager les expériences et leçons apprises de la mise en œuvre des projets avec l’ensemble de l’équipe du département des opérations et du développement, pour s’assurer d’une vision transversale de l’ensemble des projets mis en œuvre par le Bureau et contribuer à la définition de la stratégie opérationnelle du Bureau
- Appliquer et contribuer à mettre à jour les procédures et outils harmonisés du Bureau en matière de coordination des opérations et assurer la formation et la mise à niveau des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet sur cette culture opérationnelle du Bureau
- Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer des échanges réguliers et la communication officielle avec les bailleurs de fonds des projets
- Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer la construction et la finalisation des plans de mise en œuvre des projets (PMO), dans les délais, en conformité avec les Accords de contribution, en coordonnant les contributions des autres départements et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement
- Assurer la mise en œuvre de la phase d’ouverture et de lancement des projets, dans les délais octroyés par les bailleurs de fonds, dans le respect des procédures internes du Bureau, en coordonnant les contributions des autres départements et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement
- Valider les plans de travail annuels des projets (PTA), dans les délais, en coordonnant et appuyant le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, en veillant au respect des budgets, des échéanciers, des politiques et procédures des bailleurs de fonds, des approches programmatiques, des politiques et procédures administratives, RH, sécuritaires et financières du Bureau
- Encadrer et appuyer le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, responsables de la mise en œuvre (livraison) des plans de travail annuels des projets
- S’assurer que les réunions transversales de suivi budgétaire des projets (une fois par mois) et que les réunions de coordination multi-départementale (une fois par trimestre) sont tenues et y participer.
- Initier d’autres réunions de coordination multi-départementale dès que nécessaire (programmes, sécurité, admin, RH,)
- S’assurer que la documentation quantitative des avancées faites au niveau des activités (nombres, durées, périodes, personnes participantes, programmes,), des extrants et de la portée des projets (bénéficiaires directs et indirects) est archivée et appuyer si nécessaire les chef.fe.s de bureau-projet ou les chargé.e.s de projet
- Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer la construction et la finalisation d’un rapportag



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