Coordonnateur Des Conférences Et Des Activités

1 month ago


Montréal, Canada McGill University Full time

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Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, organiser les détails d'événements tels que des conférences, des séminaires, des ateliers et des réunions. Organise, distribue et vérifie le travail des autres et participe à leur formation. Assurer la liaison avec le client pour déterminer ses besoins. Coordonne tous les arrangements et assure le bon déroulement de ces événements. Tenir des dossiers. Surveiller et administrer le fonds ou les comptes de fonctionnement.

Principales tâches et responsabilités:

- Organiser les détails d'événements tels que des conférences, des séminaires, des ateliers, des réceptions et des réunions. Organiser, distribuer et vérifier le travail des autres, et participer à leur formation.
- Assurer la liaison avec le client pour déterminer ses besoins et discuter des dispositions à prendre. Coordonner tous les arrangements tels que les emplacements, les réservations de salles, la mise en place, la propreté, le personnel, les places assises, le service de restauration et de bar et la location d'équipement. Préparer les articles tels que les porte-noms, les listes de participants et les ordres du jour.
- Tenir des dossiers sur les participants admissibles ou potentiels. Obtenir des listes et d'autres données. Vérifier, classer et examiner les données. Taper, relire, éditer, assembler et diffuser des envois postaux. Coordonner la composition, l'impression et les envois en nombre.
- Assurer la liaison avec les conférenciers. Prendre des dispositions pour les voyages et les hôtels. Préparer les rapports de frais de voyage pour le remboursement des conférenciers. Recevoir les communications à présenter. S'assurer qu'ils sont édités et soumis à la publication appropriée.
- Promouvoir et fournir des informations sur les installations et les services de l'université. Fournir des devis aux clients. Contacter et recruter des bénévoles pour certains événements.
- Assister aux événements pour contrôler les dispositions prises et s'assurer du bon déroulement de toutes les activités. Assurer la liaison avec le personnel des installations et les fournisseurs de services sous contrat. Résoudre les problèmes qui surviennent pendant les événements. Assurer la liaison avec les unités appropriées en ce qui concerne les services de sécurité et les règles de sûreté.
- Collecter et déposer les paiements des frais. Contrôler les coûts. Vérifier l'exactitude de toutes les dépenses. Discuter des ajustements à apporter aux factures pour les services non satisfaisants.
- Traiter les demandes de permis de vente d'alcool ou assurer la liaison avec l'unité appropriée pour le traitement des demandes. Peut surveiller l'achat et la vente de boissons alcoolisées, y compris le contrôle des stocks et du budget.
- Faire des recommandations au superviseur concernant les nouveaux contrats ou les renouvellements de contrats avec les fournisseurs de services sous contrat. Surveiller le fonctionnement des services conformément aux accords. Vérifier l'exactitude des commissions.
- Tenir un inventaire des matériaux et des fournitures appropriés aux activités de l'unité. Passer des commandes pour réapprovisionner les stocks.
- Surveiller et administrer les fonds et les comptes de fonctionnement. Examiner les états des dépenses et des recettes. Préparer les budgets conformément aux directives. Compiler des données et préparer des rapports et des statistiques.
- Traite les ébauches, la correspondance et les rapports. Rédige de la correspondance et des rapports. Assiste aux réunions des comités et rédige les procès-verbaux.
- Veille à la bonne tenue du système de classement de l'unité.
- Utilise des équipements tels qu'un ordinateur personnel, une imprimante, un téléphone, un photocopieur, un télécopieur, une machine à écrire, un rétroprojecteur et d'autres équipements de bureau.
- La liste des fonctions et des responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accomplies par un employé dont le poste a été associé à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Expérience avérée en gestion de projet avec une capacité prouvée à établir des priorités, à être multitâches et à respecter de multiples échéances. Expérience de l'établissement de budgets, de rapports et de notes de frais. Capacité avérée à coordonner l'organisation d'événements et de réunions. Ex



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