Administrative Assistante

5 months ago

Québec, Canada AECOM Full time

Company Description
**Work with Us. Change the World.**

At AECOM, we're delivering a better world. Whether improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water, or transforming skylines, our work helps people and communities thrive. We are the world's trusted infrastructure consulting firm, partnering with clients to solve the world’s most complex challenges and build legacies for future generations.

There has never been a better time to be at AECOM. With accelerating infrastructure investment worldwide, our services are in great demand. We invite you to bring your bold ideas and big dreams and become part of a global team of nearly 50,000 planners, designers, engineers, scientists, digital innovators, program and construction managers and other professionals delivering projects that create a positive and tangible impact around the world.

We're one global team driven by our common purpose to deliver a better world. Join us.

**Job Description**:
The responsibilities of this position providing administrative support to Project Managers, Engineers and Designers including, but not limited to, the following:

- Word processing / preparation of documents including engineering specifications, shop drawings, technical reports, PowerPoint presentations, contracts, and letters as required.
- Providing project management assistance to Project Managers, including but not limited to the review, approval and coding of Subconsultant / Subcontractor invoices, reviews of project and supporting documentation for invoicing, set-up and tracking of proposal and projects in AECOM’s project management system.
- Leading projects through AECOM’s Quality Management System and ensuring documentation of quality control tasks completed by project teams is compliant with AECOM’s Policies and Procedures.
- File management, both hard copy and electronic, on both servers and through ‘cloud-based’ programs such as SharePoint and ProjectWise.
- Coordinating of Department-level and project meetings, taking minutes and preparing slide-decks for meetings.
- Preparing components of and coordinating proposal submissions to prospective Clients.
- Assisting in the on-boarding of new staff for the Water Department.
- Health and safety coordination for the Whitby Water contingent of staff.
- Providing office facilities support as required (i.e. front-office reception coverage, organizing office-level supplies, assisting in the resolution of office-level administrative initiatives)

**Qualifications**

**Minimum Requirements**:

- Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience
- Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)
- Working knowledge of computerized project management software
- Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:

- Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field
- Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset
- Excellent communication skills
- Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills
- Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight
- Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure
- Committed to providing exceptional client service, both internal and external
- Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

**Qualifications**:
**Minimum Requirements**:

- Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience
- Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)
- Working knowledge of computerized project management software
- Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:

- Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field
- Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset
- Excellent communication skills
- Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills
- Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight
- Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure
- Committed to providing exceptional client service, both internal and external
- Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

Additional Information
- Sponsorship for Canadian employment authorization is not available for this position.
- The rate of compensation provided in New Brunswick will be determined according to an individual's educational background, qualifications, professional experience, and the specific work location. The salary range for this position falls between 38 557$ and 65 547.00$.

**About AECOM**

AECOM is the world’s trusted infrastructure consulting firm, de

  • Réceptionniste / Assistante Administrative

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Poste de Réceptionniste / Assistante AdministrativeLynx RH agence de recrutement à Montréal, recherche pour son client basé à Anjou un(e) Réceptionniste, Assistante Administrative. Le poste est en présentiel et nécessite une maîtrise du français et de l'anglais.Missions principales :Accueil des visiteursOuverture du courrierTraiter les...

  • Réceptionniste / Assistante Administrative

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Poste de Réceptionniste / Assistante AdministrativeLynx RH agence de recrutement à Montréal, recherche pour son client basé à Anjou un(e) Réceptionniste, Assistante Administrative. Le poste est en présentiel et nécessite une maîtrise du français et de l'anglais.Missions principales :Accueil des visiteursOuverture du courrierTraiter les...

  • Assistante Administrative, Assistant Administratif

    5 months ago

    Québec, Canada Université du Québec à Montréal Full time

    **EMPLOI PROVISOIRE (6 MOIS AVEC PROLONGATION) SYNDIQUÉ ! À QUI LA CHANCE?** Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01) Unité organisationnelle | Secteur de travail : Faculté des arts | Département de musique Groupe d'emploi : Technique Numéro du poste : Mandat temporaire pour une durée de 6 mois avec possibilité de...

  • Réceptionniste / Adjoint(e) administrative

    3 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Poste de Réceptionniste, Assistante administrativeLynx RH agence de recrutement à Montréal, recherche pour son client basé à Anjou un(e) Réceptionniste, Assistante Administrative. Ce poste est en présentiel et nécessite une maîtrise du français et de l'anglais.Missions principales :Accueil des visiteursOuverture du courrierTraiter les demandes...

  • Administrative Dentaire Assistante

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Déscription du PosteProfessionnalisme et PassionFaites partie d'une équipe axée sur le bien-être du patient ! Nous recherchons une personne passionnée par le domaine dentaire et motivée pour occuper le poste d'adjointe administrative dentaire.Expérience et CompétencesExpérience du domaine dentaire (secrétariat dentaire/assistant(e)...

  • Administrative Assistant Dentaire

    3 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Profil du poste Nous recherchons une personne motivée et dynamique pour occuper le poste d'administrateur dentaire assistant. Compétences requisesExpérience dans le domaine dentaire (secrétariat dentaire/assistante dentaire)Connaissance du logiciel Dentitek, dossier numériqueAnglais parléToute autre expérience en secrétariat sera acceptéeConditions...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    5 months ago

    Québec, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    5 months ago

    Québec, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    5 months ago

    Québec, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Assistant administratif(e) senior, accueil et gestion administrative

    1 day ago

    Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full time

    Développez votre carrière au sein de notre équipe administrative PresentationAt Mallette, le cabinet comptable innovant et collaboratif, nous sommes à la recherche d'un assistant administratif ou d'une assistante administrative expérimenté.e pour rejoindre notre équipe de certification à Amqui. Cette opportunité permanente offre une rémunération...

  • Assistante Gérante

    5 months ago

    Québec, Canada Boutique La Vie En Rose Full time

    Galeries Chagnon **RAISON D'ÊTRE DE L'EMPLOI** Sous la supervision du gérant(e), l’assistant(e) gérant(e) a la responsabilité d’assurer le bon fonctionnement de la boutique ainsi que l’excellence du service à la clientèle. Remplaçant le gérant(e) lorsque celle-ci est absente, l’assistant(e) gérant(e) doit par conséquent, contribuer et...

  • Assistante Gérante

    5 months ago

    Québec, Canada Boutique La Vie En Rose Full time

    Galeries Chagnon **RAISON D'ÊTRE DE L'EMPLOI** Sous la supervision du gérant(e), l’assistant(e) gérant(e) a la responsabilité d’assurer le bon fonctionnement de la boutique ainsi que l’excellence du service à la clientèle. Remplaçant le gérant(e) lorsque celle-ci est absente, l’assistant(e) gérant(e) doit par conséquent, contribuer et...

  • Conseiller en prévention de sécurité

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Groupe RP Full time

    Offre de posteNotre client, une entreprise manufacturière spécialisée dans la fabrication de pièces et d'articles en acier, est présentement à la recherche d'un(e) conseiller(ère) en prévention afin de rejoindre son département d'estimation.Temps de travailTemps plein. Permanent.ResponsabilitésAssurer l'application des normes de...

  • Conseiller en prévention de sécurité

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Groupe RP Full time

    Offre de posteNotre client, une entreprise manufacturière spécialisée dans la fabrication de pièces et d'articles en acier, est présentement à la recherche d'un(e) conseiller(ère) en prévention afin de rejoindre son département d'estimation.Temps de travailTemps plein. Permanent.ResponsabilitésAssurer l'application des normes de...

  • Professeure ou professeur en systèmes d'information organisationnels

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Université Laval Full time

    Demande de candidatureL'Université Laval sollicite des candidatures pour un poste de professeure ou professeur en systèmes d'information organisationnels au sein de son Département de systèmes d'information organisationnels.Compétences requisesDoctorat en administration avec spécialisation en systèmes d'information ou d'un domaine...

  • Conseiller en prévention

    4 weeks ago

    Québec, Canada Groupe RP Full time

    Offre de poste : Conseiller(ère) en préventionNotre client, une entreprise manufacturière spécialisée dans la fabrication de pièces et d'articles en acier, est présentement à la recherche d'un(e) conseiller(ère) en prévention afin de rejoindre son département d'estimation.Temps plein. Permanent.ResponsabilitésAssurer l'application...

  • Conseiller en prévention

    4 weeks ago

    Québec, Canada Groupe RP Full time

    Offre de poste : Conseiller(ère) en préventionNotre client, une entreprise manufacturière spécialisée dans la fabrication de pièces et d'articles en acier, est présentement à la recherche d'un(e) conseiller(ère) en prévention afin de rejoindre son département d'estimation.Temps plein. Permanent.ResponsabilitésAssurer l'application...

  • Assistant ou Assistante Optométristes

    5 months ago

    Québec, Canada Visique Full time

    **Laissez VISIQUE enrichir votre carrière !**: ***On s’occupe de votre formation sur place ! Venez à la découverte du milieu passionnant des soins de la vue !**: **La clientèle de** VISIQUE Trois-Rivières**, est impatiente de compter sur vos services en tant qu'assistant(e) optométriste.** **POSTE PERMANENT À TEMPS PLEIN ou PARTIEL SUR SEMAINE.**...

  • Conseiller(ère) en prévention

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Groupe RP Full time

    Notre client, une entreprise manufacturière spécialisée dans la fabrication de pièces et d’articles en acier, est présentement à la recherche d’un(e) conseiller(ère) en prévention afin de rejoindre son département d’estimation ! Temps plein. Permanent. Responsabilités Assurer l'application des normes de sécurité requises par les lois...

  • Professeur en systèmes d'information

    11 hours ago

    Québec, Quebec, Canada Université Laval Full time

    Université Laval est une institution prestigieuse qui attire et forme l'élite du monde des affaires.Le département de systèmes d'information organisationnels (SIO) sollicite des candidatures de personnes qualifiées détentrices d'un doctorat en administration, ou dans un domaine équivalent, avec la spécialisation en systèmes...