Agente ou Agent de Secrétariat
1 month ago
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**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction générale **:Direction générale du Bas-Saint-Laurent-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine
- **Service **:Direction de l'exploitation - Centre de services de Mont-Joli
- **Nombre d’emplois à pourvoir : 1**:
- **Statut de l’emploi **:Régulier
- **Lieu de travail **:1862, boulevard Jacques-Cartier, Mont-Joli
- **Télétravail **:Oui,** **en mode hybride
- **Horaire de travail**: 35 heures par semaine
- **Date prévue d’entrée en fonction **:Juin 2024
**Les défis que nous vous proposons**
Sous l’autorité de la cheffe de service, le titulaire de l’emploi effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif inhérentes à la bonne marche de l’unité administrative. Ces tâches contribueront au bon fonctionnement de l’ensemble des opérations et à l’efficacité administrative du centre de services.
Effectuer les tâches administratives inhérentes à la bonne marche du centre de services
- Transcrire dans les styles et formes appropriés, à l'aide d'appareils de bureautique, des lettres, des rapports ou autres documents à partir de brouillons, en apportant une attention particulière à la grammaire et à l'orthographe, et ce, en utilisant divers logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
- Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire;
- Effectuer la vérification de devis et rédiger les lettres relatives aux contrats;
- Rédiger la correspondance courante;
- Distribuer le courrier et préparer celui à poster;
- Assurer le suivi de la correspondance tout en appliquant les normes et procédures;
- Assurer le suivi des besoins d'équipements informatiques et des demandes d'accès, au besoin;
- Collaborer à la préparation des ordres du jour pour les réunions, transmettre les convocations, faire des réservations de salles, préparer le matériel et les documents nécessaires, assister aux réunions et rédiger les comptes rendus;
- Assurer tout autre support administratif si requis.
Soutenir la cheffe de service
- Gérer l’agenda de la cheffe de service en collaboration avec celle-ci;
- Prendre connaissance des courriels et du courrier reçus et en assurer le suivi;
- Effectuer des démarches par téléphone pour compléter des données relatives à des dossiers;
- Préparer les documents en lien avec les ressources humaines:
- Produire des demandes de personnel à l’aide du logiciel DOT en ligne;
- Compléter les formulaires de confirmation d’entrée en fonction;
- Rédiger les formulaires d’arrivée et de départ du personnel.
- Élaborer les horaires de travail (cédules) du personnel saisonnier (horaires de 12h, 9h41, 7h45 et sur appel) en collaboration avec les ressources humaines;
- Compléter en collaboration avec son gestionnaire, les formulaires de notations et d'attentes signifiées du personnel du centre de services.
- Effectuer le classement des documents sur GID
Autres tâches
- Réserver des chambres d'hôtel;
- Épurer et classer divers dossiers du centre de services;
- Effectuer diverses saisies;
- Fournir des renseignements de routine;
- Tenir à jour un système de classement et d'archivage.
**Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
- Régime d’assurances collectives ;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
- Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
- Horaire variable ;
- Sécurité d’emploi ;
- Programme d’aide aux employés (PAE) ;
- Programme de soutien aux études ;
- Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
- Soutien financier à la pratique d’activités physique.
**Salaire annuel**:
38 353$ à 49 036$ selon l’expérience
- La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence._
Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.
**Les qualités que nous recherchons**:
- Être autonome et avoir un bon sens de l’organisation ;
- Avoir le sens des relations humaines et un esprit d’équipe ;
- Excellent service à la clientèle ;
- Savoir faire preuve de discrétion ;
- Avoir un niveau de concentration élevé ;
- Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la
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