Technicienne ou Technicien en Documentation

5 months ago


Quebec City, Canada INSPQ Full time

**Votre mandat**:
**Sous l’autorité de la Cheffe de l’Unité Formation et grands projets, la personne embauchée exécute divers travaux liés à la gestion intégrée des documents (GID) et à la gestion de la correspondance**.**:
**Vos principales responsabilités**:
**Gestion des documents**
- Tenir à jour l’outil de gestion documentaire en collaboration avec les directions de l’Institut.
- Classer des documents à l’aide du plan de classification.
- Effectuer le déclassement des dossiers actifs et semi-actifs à l’aide du calendrier de conservation institutionnel, peu importe le support (numérique ou papier).
- Effectuer le versement des dossiers inactifs à Bibliothèque et archives nationales du Québec.
- Effectuer des tris documentaires ou des recherches dans les répertoires et ou dans les dossiers archivés.Recevoir les listes de déclassement annuelles du Centre de conservation des documents (CCD)et faire le suivi.
- Recevoir les factures et états de compte du CCD et faire le suivi avec la gestionnaire.
- Achiver annuellement ou lors des départs les boîtes courriel des gestionnaires.
- Collaborer à la rédaction de guides ou procédures.
- Offrir de l’aide et des informations pour toutes tâches en gestion de documents.
- Soutenir l’implantation d’outil, de logiciel ou de méthodes de travail en lien avec la gestion et la conservation des documents.

**Gestion de la correspondance**
- Faire l’enregistrement quotidien des correspondances reçues et attribuer des mandats à l’aide du logiciel de gestion de correspondance.
- Offrir la formation et le soutien aux agentes administratives pour l’enregistrement de leur correspondance de direction.
- Effectuer des recherches de correspondance sur demande.
- Veiller au bon fonctionnement de l’outil en collaboration avec les différentes parties prenantes.
- Participer aux travaux de remplacement du logiciel et soutenir son déploiement s’il y a lieu.

**Votre profil**:

- Détenir un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation ou un certificat universitaire en gestion des documents administratifs et des archives.
- Posséder un à trois (1 à 3) ans d’expérience comme technicien(ne) en documentation ou expérience équivalente.
- Être familière avec le domaine de la littérature scientifique et médicale.
- Maîtriser Office 365, notamment les fonctionnalités avancées de TEAMS, One Drive et de Sharepoint.
- Avoir déjà participé à un projet d’envergure en ressources informationnelles constitue un atout.
- Maîtriser la langue française écrite et parlée.
- Connaître le progiciel Gestion virtuelle constitue un atout.

**Les avantages**:

- 20 jours de vacances annuelles après un an de service.
- Des journées de maladies monnayables.
- Plusieurs mesures de conciliation travail/vie personnelle avec notamment un horaire flexible et différents types de congés.
- Programme d’avantages sociaux et régime de retraite avantageux.



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