Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Description du rôle**

L’assistant(e) à l’administration joue un rôle critique dans le succès de nos opérations quotidiennes. Cette personne participe à de nombreux aspects de l'entreprise en touchant la comptabilité, les paiements des fournisseurs et surtout pour soutenir la direction dans ses tâches quotidiennes comme la rédaction de rapports et les recherches d’information. Il ou elle assure le suivi des obligations et déclarations gouvernementales.

Cette personne doit avoir un grand sens de l'initiative, de la débrouillardise, de l'organisation et une attitude positive.

**Tâches et responsabilités**

**Administration**
- Faire les achats des fournitures de bureau et faire le classement des documents[MP1] ;
- Préparer les documents pour répondre aux attentes des appels d’offres sélectionnés;
- Préparer les contrats selon les directives du comité de direction[MP2] ;
- Répondre aux questions et compléter les documents requis par des intervenants externes tels que le gouvernement ou une institution financière (CNESST, TPS/TVQ, Équité salariale, etc.);
- Effectuer toutes autres fonctions demandées par la direction ainsi que celles nécessaires au poste.

**Comptabilité**
- Coordonner les entrées des données financières dans le logiciel comptable selon les règles comptables:

- Faire l’encaissement des paiements reçus;
- Numériser les factures des fournisseurs après en avoir fait la vérification;
- Effectuer les payes après l'approbation des heures travaillées ou des quantités produites payées à la pièce;
- Préparer[MP3] certains rapports pour le directeur;
- Préparer certains paiements faits par transfert bancaire et effectuer le transfert après l’approbation du directeur;
- Vérifier les états de comptes de clients au début de chaque semaine et s’assurer qu’un suivi des comptes en retard est fait selon la politique établie;
- Assurer et coordonner avec le directeur l‘exactitude des livres comptables.

**Qualifications et exigences**
- Certificat en administration, secrétariat ou poste similaire;
- Minimum de 2 ans en service à la clientèle;
- Excellente habileté à communiquer en anglais et en français (parlé et écrit);
- Bonne connaissance de la Suite Microsoft (Outlook, Excel, Word);
- Connaissance de Planner Office 365 un atout.

**Compétences clés**
- Excellentes compétences en gestion de son temps et en organisation;
- Souci du détail et compétences en résolution de problèmes;
- Capable de travailler dans un environnement dynamique;
- Excellente aptitude en matière d'écoute et de communication;
- Minutie et attention aux détails;
- Capacité à travailler sous pression et rapidement;
- Sens des responsabilité et autonomie[MP4].

**Conditions de travail**
- Salaire selon l’échelle salariale en vigueur (expérience et éducation);
- Horaire flexible - selon vos disponibilités;
- Temps plein : 30 à 40 heures semaines);
- Heures de travail : à déterminer;
- Journées de travail : à déterminer.

**Avantages et bénéfices du poste**
- Assurances collectives (après 3 mois à temps plein);
- Heures flexibles - possibilité de télétravail;
- Formation continue et[MP5] développement professionnel [MP6] sur place;
- Pas de temps supplémentaire, pas de fin de semaine;
- Événements « team building »;
- Axés sur la qualité de vie, le respect l’entraide[MP7] et la bienveillance[MP8].

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- RVER
- Travail à domicile

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Obligatoire)
- administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:

- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Papineauville, QC J0V 1R0