Secrétaire Administrative

Établissement:
- Cégep de Chicoutimi- Titre d'emploi:
- Secrétaire administrative- Numéro d'affichage:
- S-2223-47-2- Type de poste:
- Personnel de soutien- Statut de l'emploi:
- Remplacement temps complet- Lieu de travail:
- Chicoutimi- Direction/Service:
- Centre québécois de formation aéronautique (CQFA)- Horaire de travail:
- 35 heures / semaine, du lundi au vendredi de 8 h 15 à 12 h et de 13 h 15 à 16 h 30- Échelle salariale:
- entre 22,54 $ et 26,00 $ / heure- Entrée en fonction prévue:
- Août 2023- Durée de l'emploi prévue:
- Jusqu’au plus tard le 28 septembre 2023 (possibilité d’obtenir un autre emploi par la suite)- Début d'affichage externe:
- 2023-05-31- Date et heure de fin de l'affichage externe:
- 2023-06-14 23:59- Description:
- Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.- Assister les trois directeurs du CQFA dans leurs fonctions administratives, tenir les agendas, dépouiller le courrier et expédier la correspondance quotidienne;
- Organiser et convoquer diverses réunions et rencontres, composer et rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions auxquelles elle assiste et assurer le suivi des actions et des échéanciers (régie interne, comité pédagogique, système de gestion de la sécurité, comité-conseil);
- Effectuer les tâches de secrétariat, composer, rédiger, réviser et corriger divers textes, identifier et diffuser l’information pouvant intéresser le personnel;
- Assurer les services téléphoniques du CQFA, participer à l’accueil des visiteurs, des étudiants, les informer ou les diriger au bon endroit;
- Assurer le classement et la gestion documentaire du CQFA;
- Afficher et transmettre les horaires des cours et des différents locaux du Centre et assurer le suivi des calendriers des activités;
- Recevoir, colliger et transmettre les grilles d’appréciation de l’enseignement;
- Corriger et assurer la distribution des documents concernant l’organisation scolaire;
- Corriger et assurer la distribution de documents tels que le manuel d’opération et le SGS;
- Assurer le maintien à jour des avis d’opérations de vol et en assurer la correspondance;
- Assurer le maintien à jour et le suivi de la documentation nécessaire au plan de mesures d’urgence aéronautique;
- Assurer l’archivage et la gestion des documents réglementaires du CQFA;
- Tenir à jour le site internet et les coordonnées des finissants;
- Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
- Accomplir toute autre tâche connexe, au besoin.
- Exigences:
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; et avoir au moins quatre (4) années d'expérience pertinente.- Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- Maîtriser la langue française (à l’oral et à l’écrit);
- Composer et rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de qualité;
- Connaître les principes de mise en page et de disposition de texte;
- Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
- Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise (à l’oral et à l’écrit).
- Tests requis:
- Ce processus inclut des tests évaluant le niveau de maîtrise de la langue française et des logiciels de bureautique (Office 2019).- Remarques:
- Nous remercions toutes les personnes qui démontrent de l’intérêt pour notre établissement d'enseignement, cependant, seules celles invitées en entrevue seront contactées.- Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez obtenu une attestation de scolarité ou un diplôme additionnel depuis votre dernière visite, nous vous invitons à mettre à jour votre dossier afin de faire valoir l'ensemble de vos compétences, habiletés et expériences.- Le Cégep de Chicoutimi a la volonté d'offrir un milieu de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs communes.
- Afin d’augmenter la diversité au sein du Collège, nous invitons les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques, les membres des Premiers Peuples, les femmes ainsi que les membres de la communauté LGBTQIAS2+ à se joindre à notre équipe.
- Le Cégep de Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi. Il est donc possible, sur demande, de mettre en place des adaptations lors du processus de sélection.
- Nous avons hâte de te rencontrer