Administrative Assistant

**ABOUT THE WALES / À PROPOS DU WALES**

The Résidence Wales Home is a private, not-for-profit, government-designated, English-speaking retirement home situated in the Eastern Townships. The Wales provides a continuum of care for up to 240 adults who range from being completely independent to those requiring specialized care, including two micro-milieus for seniors afflicted with dementia, due to the CHSLD Wales Inc. operating under the same roof. The Wales accomplishes its mission of maintaining senior autonomy with a valuable team of 187 skilled employees, over 210 passionate volunteers, and several professional partners. The Wales Home Foundation’s mission is to generate, receive, and manage funds with a view to long-term profitability; to disburse said funds to the Wales Home upon request, evaluating project benefits to residents and/or employees; and to act in the employees’ and residents’ best interests constantly to ensure long
- term operational sustainability.

La Résidence Wales Home est une résidence anglophone privée à but non lucratif désignée par le gouvernement située dans les Cantons-de-l'Est. Le Wales offre un continuum de soins pour jusqu'à 240 adults qui vont de l'autonomie complète à celles nécessitant des soins spécialisés, y compris deux micro-milieus pour personnes âgées atteintes de démence, en raison du CHSLD Wales Inc. opérant sous le même toit. Le Wales accomplit sa mission de maintenir l'autonomie des aînés avec une précieuse équipe de 187 employés qualifiés, plus de 210 bénévoles passionnés et plusieurs partenaires professionnels. La mission de la Wales Home Foundation est de générer, recevoir et gérer des fonds en vue d'une rentabilité à long terme; verser lesdits fonds au Wales Home sur demande, en évaluant les avantages du projet pour les résidents et/ou les employés ; et d'agir constamment dans l'intérêt des employés et des résidents pour assurer la durabilité opérationnelle à long terme.

**JOB SUMMARY / RÉSUMÉ DU POSTE**

The Administrative Assistant’s role is to support the accounting sector in various tasks. You will provide clerical and secretarial services to the accounting sector.

Le rôle de l'adjoint administratif est de soutenir le secteur de la comptabilité dans diverses tâches. Vous fournirez des services de bureau et de secrétariat au secteur de la comptabilité.

Specific Duties
- Complete lease forms, tax credit forms, and RAMQ registration for residents **/ **Remplir les formulaires de bail, de crédit d'impôt et d'inscription à la RAMQ pour les résidents.
- Enter accounts payable and receivable invoices **/** Saisir les factures des comptes à payer et à recevoir.
- Post charges incurred by residents for prescription drugs, incontinence products, hairdresser charges, transportation, professional fees, and any other items purchased by the Wales and file receipts and other data for resident petty cash accounts **/** Comptabiliser les frais encourus par les résidents pour les médicaments sur ordonnance, les produits d'incontinence, les frais de coiffeur, le transport, les honoraires professionnels et tout autre article acheté par les Wales et classer les reçus et autres données pour les comptes de petite caisse des résidents.
- Prepare residents statements for distribution each month **/** Préparer les relevés de compte des résidents pour les distribuer chaque mois.
- Process various data entries in excel files and for reporting/analysis purposes **/** Traiter diverses entrées de données dans des fichiers Excel et à des fins de rapport/d'analyse.
- Assist with budgets, with year-end closing and audits, rent renewal process, and with implementation of new accounting related procedures **/** Aider à l'établissement des budgets, à la clôture de l'exercice et aux audits, au processus de renouvellement des loyers et à la mise en œuvre de nouvelles procédures comptables.
- Reconcile credit card purchases **/** Rapprocher les achats par carte de crédit.
- Provide information/assistance to residents, suppliers, and other departments **/** Fournir des informations et une assistance aux résidents, aux fournisseurs et aux autres départements.
- Assist in preparing documents (e.g., price lists) **/** Aider à la préparation de documents (par exemple, listes de prix).
- Ensures clerical tasks such as filing and scanning **/ **Assurer des tâches de bureau telles que l'archivage et la numérisation.
- Replace receptionist as needed **/** Remplacer la réceptionniste en cas de besoin.

**QUALIFICATIONS / QUALIFICATIONS**
- DEP (DVS) or AEC (ACS) in secretarial or office management OR DEC (DCS) in office management OR academic training combined with relevant experience **/** DEP ou AEC en secrétariat ou en gestion de bureau OU DEC en gestion de bureau OU formation académique combinée à une expérience pertinente.
- Computer knowledge: Outlook, Word, and Excel **/** Connaissances informatiq