Adjoint(E) Administratif(Ve) Bilingue

3 weeks ago

Montréal, Canada Soeurs Missionnaires de Notre-Dame d'Afrique Full time

**Administration de l’Entité Amérique**
**5655, rue de Salaberry - SMNDA**

**Montréal (Québec) H4J 1J5**
**Tél.: 514-333-5307**

**Télécopieur: 514-745-8092**

**OFFRE D’EMPLOI**

**ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) BILINGUE**
**À TEMPS PLEIN (35 HEURES PAR SEMAINE)**

**LES SŒURS MISSIONNAIRES DE NOTRE-DAME D’AFRIQUE (SMNDA)**

Les SMNDA forment une congrégation religieuse vouée à l’évangélisation et destinée principalement au monde africain. La Congrégation a été fondée en Algérie en 1869 par le cardinal Charles Lavigerie et se retrouve sur trois continents (Afrique, Europe et Amérique). La Congrégation chemine vers une intégration croissante de personnel laïc dans ses structures de fonctionnement. C’est pourquoi, elle recherche actuellement une personne pouvant assurer le rôle d'adjoint(e) administratif(ve) afin de se joindre à l’équipe de laïcs en place. Le port d’attache du titulaire de ce poste est localisé au Carrefour Providence, situé au 5655, rue de Salaberry, Montréal
(Québec) H4J 1J5.

**SOMMAIRE DE L’EMPLOI**

L’adjoint(e) administratif(ve) relève de la coordinatrice des SMNDA. Elle travaille en collaboration avec l’équipe administrative.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Maintenir à jour le dossier physique et informatique des sœurs.
- Répondre aux différents besoins des sœurs (ex. commander des produits sur internet, soutien technique pour leurs appareils informatiques, diverses demandes, etc.).
- Coordonner les transports des sœurs, avec différents intervenants (chauffeur, accompagnatrice, infirmière) pour les déplacements de courtes et longues distances selon la procédure établie (achat de billets d’autobus, train et avion, etc.).
- Quotidiennement, rédiger et envoyer plusieurs communications internes et externes (courriel et papier).
- Rédiger la correspondance pour l’équipe administrative.
- Rédiger les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux de différentes réunions.
- Mettre en page, réviser et corriger différents documents et rapports de l’équipe administrative.
- Traduction de diverses communications (français/anglais).
- Gérer, archiver et classer les documents de l’administration.
- En dialogue avec la coordinatrice, planifier la retraite annuelle et le jubilé (prédicateur, réservation de l’hébergement, buffet, liste des participantes, etc.)
- Remplir le formulaire d’informations mensuelles (sommaire) et le transmettre au secrétariat général à Rome.
- Produire les listes requises et en faire la mise à jour pour la coordination des services (administration, infirmerie, communautés, statistiques, etc.
- Rédiger et envoyer les avis de décès.
- Produire des dépliants et autres documents pour les événements importants.
- Distribuer aux sœurs de l’Entité les différentes publications reçues.
- Commander et distribuer des calendriers, carnets de l’avent et du carême.
- Être la personne contact/ressource auprès des différents fournisseurs pour les services offerts (Fournitures de bureau Denis, Amaro, Telus, Videotron, Xerox, etc.)
- Trier et distribuer le courrier reçu pour l’Entité.
- Apporter une assistance technique à l’occasion de problèmes informatiques.
- Gestion d’une petite caisse pour les besoins ponctuels.
- Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions tenues par l’équipe administrative (convocation, réservation de salles, prendre les notes, etc.).

**EXIGENCES DU POSTE**

**FORMATION ACADÉMIQUE**

Formation collégiale en techniques de bureautique (DEC)
OU
Formation professionnelle en secrétariat (DEP).

**EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE**
- Au moins cinq ans d’expérience pertinente.
- Atout considéré :_
- Expérience souhaitable auprès d’une organisation religieuse (congrégation, diocèse, paroisse, etc.).

**COMPÉTENCES ET HABILETÉS RECHERCHÉES**
- Savoir relever les défis et établir les priorités, dans un contexte d’échéanciers serrés et de changements rapides. Avoir des habiletés dans les suivis de dossiers.
- Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, d’une grande capacité d’organisation et d’adaptation ; être capable de discernement et d’initiative en assumant ses responsabilités.
- Accueillir toute personne avec courtoisie, patience, empathie et respect dans une écoute attentive envers les personnes âgées.
- Avoir un grand sens de la confidentialité et de la discrétion ; adopter un comportement digne et intègre.
- Être disposé (e) à se familiariser avec l’histoire des SMNDA, leur charisme, leurs valeurs, leur mission et leur amour du monde africain et au fonctionnement de la Congrégation.
- Démontrer la capacité de s’adapter à l’environnement religieux.
- Être ouvert (e) à la différence et à l’interculturalité.
- Aptitude à travailler en équipe et en collaboration dans l’interdépendance.
- Avoir le souci du détail et de la précision.

**COM

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