Agent.e Administratif.ve

**Agent∙e Administratif∙ve**
- Tu aimerais contribuer au plein potentiel des jeunes dans ta communauté ?_
- Grands Frères Grandes Sœurs de l'Estrie offre des services de mentorat aux jeunes depuis plus de 40 ans._

**Sommaire des fonctions**

L'agent∙e administratif.ve est responsable d'offrir du soutien administratif à la coordination clinique ainsi qu'aux intervenant∙e∙s aux programmes de mentorat traditionnel et mentorat 16|21. Iel travaillera dans la gestion des dossiers et dans les suivis de documents et formulaires, tout en respectant les normes de Grands Frères Grandes Sœurs du Canada.

**Qu'est-ce que le programme traditionnel ?**

Le programme cible des jeunes âgés de 7 à 21 ans qui ont besoin de la présence d'un∙e adulte significatif∙ve. La personne mentore et le∙la jeune se rencontrent de trois à quatre heures par semaine ou aux deux semaines pour un minimum d'un an. Ensemble, iels participent à une multitude d'activités dans la communauté telles que du sport, des jeux de société, la cuisine, etc.

**Qu'est-ce que le programme de mentorat 16|21 ?**

Ce programme cible des jeunes âgés de 14 à 21 ans ayant un historique de placement ou recevant des services dans le cadre de la Loi de la protection de la jeunesse (LPJ) ou de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA). Ces jeunes ont l'occasion d'être jumelé∙e∙s avec une personne mentore qui agira à titre de modèle positif supplémentaire dans leur vie.

**Responsabilités clés**
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des personnes aux bureaux de GFGSE ;
- Réceptionner, classer et gérer les éléments bureautique et documentaire ;
- Effectuer toutes les entrées de données nécessaires et tient à jour les registres, ainsi que la base de données des GFGSE ;
- Procéder à l'ouverture de dossiers ;
- Convoquer les bénévoles à leurs formations et s'assurer que toute la documentation est envoyée ;
- Assister la coordination clinique et les intervenants dans la gestion documentaire des différents dossiers de l'organisme ;
- Assister le chargé en communication et marketing à l'organisation des événements mis en place par l'organisme (activités pour les jumelages, kiosque d'information, AGA, etc.).

**Qualifications requises**
- DEC, DEP ou BACC en administration ou secrétariat ou dans un domaine connexe ;
- Avoir un minimum d'un an d'expérience ;
- Bonne connaissance du français écrit et parlé, l'anglais serait un atout ;
- Habiletés dans l'utilisation du logiciel Word / Excel et Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) ;
**Qualités personnelles**
- Excellentes capacités à organiser son temps et à gérer les priorités ;
- Autonomie ;
- Rigueur dans la tenue de dossiers ;
- Polyvalence ;
- Avoir une grande capacité d'écoute ;
- De la facilité à travailler en équipe et prends de l'initiative ;
- Avoir une bonne capacité d'adaptation.

**Conditions offertes**
- 21 heures / semaine ;
- Poste contractuel jusqu'au 23 août 2024 ;
- Horaire flexible de jour (du lundi au vendredi) en fonction des besoins ;
- Salaire horaire à partir de 19.23 $ / heure ;
- Congés mobiles ;
- Date prévue d'entrée en fonction : Mai 2024

**Pour postuler**

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae par courriel à l'attention de Julie Martineau.

Type d'emploi : Temps partiel, Contrat à durée déterminée

Rémunération : à partir de 19,23$ par heure

Heures prévues : 21 par semaine

Avantages:

- Congés payés
- Heures d’arrivée et de départ flexibles

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- DEC (Souhaité)

Expérience:

- Administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel