Secrétaire Administrative

L'Alliance funéraire du Royaume est à la recherche d'une **secrétaire administrative** pour compléter son équipe.

**Tâches de secrétariat**:

- Assumer la réception téléphonique et l’accueil des visiteurs et des clients.
- Gérer ou rediriger les appels aux employés.
- Assurer le fonctionnement et le transfert des lignes du cellulaire aux conseillers de garde.
- Effectuer les renvois via télénet (ex. jours fériés)
- Gérer et trier les courriels incluant ceux du service téléphonique
- Effectuer les tâches relatives au travail de bureau ainsi que la saisie et le traitement des documents : courrier, classement, correspondance, photocopies, agenda, rapports administratifs, mise à jour des dossiers arrangements préalables.
- Assurer le support technique et le suivi pour la rédaction de la correspondance avec les clients et autres selon les besoins.
- Fixer et planifier les rendez-vous des membres du personnel, pour les décès et les arrangements préalables.
- Pour les décès, inscrire les coordonnées dans Gestio et envoyer si nécessaire, l’accès à l’espace famille et sortir les documents pour le conseiller (AP, Dépôt de volonté, soumission)
- Assurer l’approvisionnement en papeterie, fourniture de bureau, timbreuse et identifier les fournisseurs potentiels et établir des contacts et relations avec ces derniers.
- Répondre aux appels lorsque affecté à la garde administrative.
- Monter et imprimer les dossiers AP et décès
- Veillez aux avis de décès (bon ordre, qualité du français, etc)
- S’assurer le fonctionnement des diffusions web via les avis
- Envoyer les cartes d’anniversaire de décès
- Assumer toute autre responsabilité déléguée par la direction générale

**Tâches administratives**:

- Travailler avec la responsable à la comptabilité pour la gestion des comptes payables et recevables.
- Remplacer la responsable à la comptabilité durant ses vacances et maladies
- Réaliser les paies du personnel lorsque la responsable est absente
- Supporter la responsable à la comptabilité pour l’entrée des données comptables hebdomadaires ou mensuelles si besoin
- Réaliser les demandes du 2,500 $ à la RRQ
- Effectuer les paiements clients et faire les reçus.
- Réaliser certaines tâches reliées à nos obligations avec le gouvernement (Registre des AP et columbariums, SIED, etc )
- Valider et vérifier des factures à la demande de la comptabilité
- Assumer toutes autres responsabilités déléguées par la direction générale et la responsable à la comptabilité

**Exigences**:

- Formation (diplôme)d’études collégiale ou formation en bureautique et comptabilité avec connaissance du logiciel comptable ACOMBA
- Habilité en traitement de texte et chiffrier.
- Excellente connaissance des médias électroniques et de l’utilisation de l’informatique
- Posséder une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
- Parler anglais un atout.

**Profil recherché**:

- Entregent, aisance dans les contacts
- Esprit d’équipe, sens de la collaboration
- Qualité de la communication orale
- Capacité d’adaptation à son environnement

**Conditions de travail**:

- Poste à temps partiel régulier de 4 jours par semaine, de 8h00 à 16h30, selon un horaire flexible répondant aux besoins de la coopérative, du lundi au vendredi.
- Le salaire est selon la convention collective en vigueur.

Date de début d'emploi: Lundi 19 juin 2023