Secrétaire/réceptionniste

Nous recherchons un.e Secrétaire/Réceptionniste.

Nous recherchons surtout une personne qui a le goût d'aider les autres et de leur rendre service. Nous créons un nouveau poste de Secrétaire/Réceptionniste suite à notre déménagement de notre concession début juillet 2023.

Nos besoins ont évolué et nous voulons renforcer notre équipe avec un profil aux compétences multiples.

Notre futur.e Secrétaire/Réceptionniste est au carrefour de tous les métiers de la concession avec des missions diverses, certaines récurrentes et d'autres plus ponctuelles. Toutes ont en commun : le service aux autres. Notre Secrétaire/Réceptionniste est une personne ressource pour venir apporter ses compétences en bureautique (MS Office), en comptabilité (un plus) aux différents départements.

L'accueil des clients et la gestion des appels téléphoniques constituent l'autre partie de la mission. Tu es chargée des communications générées par l’entrée des courriels et du téléphone ainsi que l'accueil. Nous cherchons une personne fiable, ponctuelle, rigoureuse, patiente et qui aime le contact avec la clientèle.

Ton rôle sera aussi de recevoir et d'acheminer les appels et les courriels provenant de l'extérieur, prendre des messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme; transférer les courriels aux personnes concernées.

**Tâches reliées à l'accueil des clients**
- Accueillir les clients dans la salle d'exposition et se renseigner sur le but de leur visite.
- Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend et présenter les clients aux conseillers en vente.
- Accueillir et servir les clients du service de l'après-vente après la fermeture de ce service.
- Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle et efficace.
- Maintenir l'espace d'attente des clients et s'assurer que tout est propre et fonctionnel durant la journée (gérer la machine à café et assurer l'entretien des surfaces).
- S'assurer que les salles de bains des clients sont fonctionnelles et intervenir si nécessaire (recharge de papier).
- Maintenir le poste de la réception, s’assurer qu'il est propre et accueillant.

**Tâches reliées au téléphone**
- Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées.
- Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné.
- Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système.
- Interagir avec la société qui gère le système téléphonique pour mettre à jour le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise, au besoin.

**Tâches administratives**
- Entrer des données dans la base de données des clients et préparer des rapports hebdomadaires sur des clients potentiels selon les besoins des directeurs.
- Fournir des reçus aux clients pour les acomptes ou lors de la livraison de véhicules.
- Obtenir des signatures lors de l’utilisation de clés d’automobiles ou de plaques d’immatriculation.
- Ouvrir le courrier et l’acheminer, gérer les retours de marchandises.
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins de la concession.
- Assurer que la nouvelle adresse a bien été enregistrée chez tous nos fournisseurs.
- Tenir le registre des absences des employés.

**Tâches diverses**
- Organiser les anniversaires d'emploi et les fêtes de naissance des collaborateurs.
- Fournir un support à l'organisation des événements promotionnels de la concession.
- Préparer l'arrivée des nouveaux employés en lien avec le département administration.
- Gérer les commandes de papeterie et la distribution.
- Aider au classement des bons de travail du service.
- Ouvrir le courrier et l’acheminer.
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins de la concession.

**Nous t'offrons**:

- Un poste temps plein du lundi au vendredi de 8h à 17h;
- Formation continue Volkswagen, pour continuer d'apprendre et te perfectionner;
- Rabais sur les pièces et la main-d’œuvre;
- Rabais sur l'achat d'un véhicule;
- Accès à un REER;
- Assurance frais médicaux et paramédicaux (accès à un service de télémédecine);
- Club Social (animations & activités tout au long de l'année);
- Salaire compétitif selon l’expérience et la performance.
- Une équipe et un environnement de travail dynamiques, chaleureux désirant toujours se surpasser.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 19,00$ à 21,80$ par heure

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Réductions Tarifaires
- REER Collectif
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Repos la fin de semaine
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