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Adjoint(E) de Direction

2 months ago

Blainville, Canada Groupe ABS Full time

**Ton choix, ta région, ton bureau Chez Groupe ABS, nous sommes un Monde à part, on t’offre la possibilité de choisir ton lieu de travail.**

**Sommaire du poste**

Sous la supervision de la directrice Géoenvironnement, vous serez appelée à titre d’adjointe de direction à assurer la coordination, la gestion et le suivi de diverses tâches et dossiers sous sa responsabilité, et ce, en collaboration avec les divers intervenants de l’expertise ainsi que les autres expertises de la firme.

**Principales responsabilités**
- Gérer les courriels, répondre aux demandes de nature générale sans en référer à la directrice et attirer son attention sur les demandes nécessitant une réponse ou un suivi;
- Assurer la gestion de l’agenda de la directrice en s’assurant d’organiser l’emploi du temps de façon efficace, apporter les changements nécessaires au moment opportun en tenant compte du temps nécessaire entre les réunions;
- Gérer les appels téléphoniques : répondre au téléphone lorsque la directrice ou tout autre membre de l’équipe désigné ne sont pas disponibles et faire le suivi des messages vocaux en leur absence;
- Coordonner la gestion des dossiers et des activités de l’expertise : collaborer à la gestion des dossiers prioritaires, faire le suivi des dossiers, tenir les comptes de l’argent de l’expertise, etc.;
- Coordonner l’accueil, en collaboration avec les différents intervenants impliqués, des nouvelles ressources humaines de l’expertise;
- Préparer et/ou corriger au niveau linguistique des lettres, des offres de services, des soumissions, des mémos, des rapports, des présentations, des communiqués et divers documents avec les logiciels de la Suite Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels);
- Assumer la logistique des réunions (réservation des salles de réunion et de restaurants, envoi d’invitations, préparation d’ordres du jour et autres documents requis);
- Faire la prise de minutes lors de réunions. Rédiger et transmettre les comptes rendus à la suite des rencontres. Faire le suivi sur les actions à prendre;
- Responsable du suivi, de la mise à jour, de l’optimisation et de l’homogénéisation des procédures administratives de l’expertise. Aider la directrice avec les procédures ISO de l’expertise;
- Participer à la préparation et au suivi de plans d’affaires, de plans de formation et de plans de santé et sécurité de l’expertise;
- Procéder à la vérification de documents (comptes de dépenses, feuilles de temps, etc.);
- Effectuer le suivi, auprès des membres de l’équipe, de la facturation des projets, de la collecte aux clients ainsi que du paiement des factures des sous-traitants de l’expertise;
- Compiler des résultats et des indicateurs de performance hebdomadaires et mensuels de l’expertise;
- Collaborer au processus d’embauche d’adjointes de l’expertise;
- Être disponible afin de remplacer les vacances des autres adjointes de l’expertise;
- Toutes autres tâches connexes au poste.

**Exigences**
- Détenir une formation professionnelle (DEP) en secrétariat ou un DEC en technique de bureautique;
- Posséder un minimum de 5 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative;
- Maîtrise de la Suite Office 2010 (Excel, Word, Outlook);
- Excellentes connaissances de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Débrouillardise, initiative et sens des responsabilités;
- Compréhension des procédures, polyvalence et sens de l’organisation;
- Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
- Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s’acquitter de ses tâches consciencieusement;
- Capacité de travailler en équipe et dans un environnement dynamique.

**Avantages Groupe ABS**:

- Horaire flexible (vendredi après-midi de congé et flexibilité sur l’heure d’arrivée et de départ) ;
- Télétravail permis (pouvoir être en mesure de se déplacer 1 à 2 fois par semaine ;
- Possibilité d’accumuler des heures compensatoires (heures supplémentaires) ;
- Salaire compétitif ;
- Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | REER | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE) ;
- Participation de lemployeur au régime de retraite (RPDB) ;
- Stationnement gratuit ;
- Environnement de travail et défis stimulants ;
- Travailler dans une équipe dynamique RH où l’esprit d’équipe est au rendez-vous

**Veuillez prendre note que l’usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte

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