Conference Planner

**Planificateur.rice de congrès**

**(English version follows)**

L’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM) est à la recherche d’un.e planificateur.rice de congrès pour se joindre à son équipe. L’ICM a son siège à Montréal, et compte des membres partout au Canada et à l’international. L’ICM est l'un des principaux organisateurs nationaux d'événements de grande envergure et de niche pour le secteur des minéraux, des métaux et des matériaux. Ce poste relève de la Directrice des événements et implique une collaboration étroite avec cette dernière et avec tous les membres de l’équipe des événements.

Le.la planificateur.rice de congrès sera responsable de la planification et de l’exécution d’une gamme de programmes et d’activités de l’ICM tout au long de l’année, de la logistique à la supervision sur place. De plus, le.la planificateur.rice de congrès sera responsable du programme technique ainsi que du Gala des prix d’excellence de la convention annuelle.

Le.la planificateur.rice devra être en mesure de gérer plusieurs échéances, de répondre à des demandes rapidement et de dernière minute, et avoir une passion pour l’industrie des événements d’affaires.

De l’expérience dans le secteur à but non lucratif ou en entreprise est un atout. Une connaissance de l’industrie minière n’est pas une condition préalable (mais c’est un plus).

Il s’agit d’un poste à temps plein. L’ICM travaille en mode hybride (jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine).

**Rôle et responsabilités**

**Convention annuelle**
- Gérer le programme technique, y compris la gestion du TPMS, des résumés, des articles, des présidents de session, des différents intervenants et de toute autre tâche reliée au programme.
- Planifier et produire le Gala des prix d’excellence en partenariat avec plusieurs fournisseurs et le commanditaire de l’événement.

**Autres événements**
- Responsable de la planification, de l'organisation et de l'exécution de conférences, de leur conception à leur réalisation.
- Gérer les plans de projets détaillés et les calendriers pour la livraison réussie des projets.
- Préparer les budgets d'événements avec la directrice du département.
- Rechercher des fournisseurs, lieux d’événements et autres prestataires, et négocier des ententes pour assurer la réalisation réussie des événements.
- Gérer le Programme Technique, y compris la gestion du TPMS, des résumés, des articles, des présidents de sessions, des intervenants et de toute autre tâche reliée au programme.
- Gérer et exécuter le Programme Étudiant, les activités des Femmes dans le secteur des mines, les réceptions de réseautage, les cours intensifs, les excursions professionnelles, les réunions privées, et bien plus encore.
- Aider à la planification et aux livrables marketing ; collaborer avec l'équipe marketing pour les supports promotionnels, les communications et les sites web.
- Créer le contenu du site web et le maintenir à jour.
- Travailler avec le fournisseur d'inscription pour la mise en place de la plateforme en ligne ainsi que pour l'exécution sur place.
- Surveiller la progression de l'inscription aux événements et la communication avec les participants.
- Produire les documents liés à la conférence : signalétique, programmes imprimés et documentation diverse.
- Collaborer de manière stratégique avec les différents comités, bénévoles et experts du domaine impliqués dans le développement et la production de contenu pour les événements.
- Soutenir les parties prenantes internes et externes dans l'identification et la recommandation de lieux, de technologies, de plateformes et de formats appropriés pour le contenu.
- Superviser la mise en place de l'événement, l'équipement audiovisuel, le service de restauration et autres détails de l'événement.
- Assurer la gestion de l'événement sur place et résoudre les problèmes qui pourraient survenir pendant l'événement.
- Réconcilier les factures après l’événement et préparer un rapport financier récapitulatif.
- Préparer les sondages et rapports post-événements.
- Évaluer le succès de l'événement, recueillir les commentaires et analyser les données post
- événement pour apporter des améliorations aux prochains événements.
- Rester à l’affût des tendances de l'industrie et des meilleures pratiques pour améliorer les offres

événementielles.

**Connaissances, Expérience et Compétences**
- Au moins cinq ans d’expérience dans la planification, la production et l’exécution d’événements en personne. De l’expérience avec les événements numériques et hybrides serait un atout.
- Connaissance solide des outils de planification d’événements et de mobilisation de participants
- Esprit hautement collaboratif avec une capacité démontrée à gérer des projets et des

échéanciers