Adjoint.e Exécutif.ve

Bienvenue à l’École d’Entrepreneurship de Beauce

À l’EEB, nous accompagnons les entrepreneurs à devenir une meilleure version d’eux-mêmes. Notre équipe est engagée à créer des espaces qui transforment les entrepreneurs et les entreprises pour propulser la prospérité du Québec.

ADJOINT.E EXÉCUTIF.VE

Responsabilités:

- Gestion de l’agenda de la PDG
- Planification proactive et optimisation des rendez-vous et réunions.
- Anticipation et préparation des besoins en documentation et support pour chaque engagement.
- Communications et correspondance
- Rédiger, réviser et envoyer les communications régulières aux équipes, notamment le courriel bi-mensuel “Café crème”.
- Assurer la liaison entre la PDG et les parties prenantes internes et externes, filtrant et priorisant les demandes de contact.
- Cascader l’information clé aux équipes de manière hebdomadaire et assurer le suivi des points de discussion.
- Gestion du calendrier des éditos afin de prévoir les plages de temps pour la rédaction et réviser les éditos pour diffusion
- Préparation et suivi des réunions
- Rédiger les documents pour le conseil et s’assurer d’avoir toutes les informations pertinentes des autres secteurs. Convocation, PV. Agenda
- Organiser les réunions, y compris la logistique et la préparation des documents nécessaires.
- Rédiger les comptes rendus et suivre les actions découlant des réunions, assurant que toutes les tâches sont réalisées dans les délais impartis.
- Gestion administrative
- Prendre en charge les tâches administratives récurrentes telles que la gestion des demandes de signatures et la mise à jour des dossiers.
- Développer et maintenir les outils de suivi pour améliorer l’efficacité de la direction, comme les tableaux de bord.
- Gestion du compte de dépenses
- Support logistique:

- Coordonner les voyages d’affaires, incluant les réservations de vols, hôtels et transports.

Requis:

- DEC en bureautique ou administration;
- 5 années d’expérience, dont 2 à 3 années dans un rôle de soutien à la direction
- Bilinguisme oral et écrit;
- Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel et Power Point) ou de la suite Google;
- Grande discrétion, bon jugement, disponibilité pour les urgences et positivisme;
- Posséder une tolérance au stress et une capacité à travailler dans un environnement en changements;
- Haut niveau de professionnalisme requis pour ce poste;
- Anticiper les défis et contribuer à la résolution de problèmes;
Détails:
Le poste envisagé est à** temps plein** et principalement en télétravail. Des déplacements sont à prévoir à l’École située à Saint-Georges de Beauce.

Entrée en poste le 19 août 2024.
- _L’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte._

EEB, une façon de vivre