Adjoint(E) Développement Et Propositions

2 months ago


Quebec City, Canada EBC Inc. Full time

Être le support de première ligne pour le bon fonctionnement et la synergie de l’équipe étendue (estimation/développement des affaires/propositions). Appuyer et faciliter le travail de gestion et d'organisation des départements, à travers tous les bureaux.

Relevant de la Directrice des propositions et marketing, vous apporterez un support administratif aux différentes ressources des départements de développement et d’estimation en effectuant les fonctions suivantes:

- Commander les documents administratifs, effectuer les bons de commande dans le système ERP de l’entreprise, les classer et en assurer la distribution.
- Télécharger les documents et les répertorier selon la nomenclature établie et en aviser les responsables.
- Effectuer la tenue du registre des offres de services (soumissions, qualifications, propositions, etc.).
- Assigner un numéro de dossier et procéder à l’ouverture du dossier, sur le réseau et autres plateformes, (SharePoint, BIM, Team, Outlook, Construcbuy, etc.).
- Communiquer les addendas aux différentes équipes de travail et gérer la documentation des offres des services.
- Valider les documents d’appels d’offres des donneurs d’ouvrage, dresser la liste détaillée de l’ensemble des livrables, les obtenir et en vérifier la conformité.
- Effectuer l’assemblage et l’envoi/dépôt (papier ou électronique) des offres de services en collaboration avec les équipes respectives.
- Rassembler toute la documentation requise lors de la fermeture, préparer les enveloppes (dépôt physique)
- Dans le cas d’un dépôt électronique, se familiariser avec la procédure de dépôt avant la fermeture (différentes pour chaque plateforme).
- Vérifier, une fois l’offre de service déposée, si toute la documentation reçue est classée au dossier.
- Coordonner, avec l’ensemble des départements de l’entreprise et avec les partenaires, l’obtention de la documentation nécessaire.
- Collaborer à l’obtention des documents administratifs requis aux offres de services et obtention des signatures requises, le cas échéant.
- Faire le suivi des documents administratifs internes, en collaboration avec corporatif (Délégation de pouvoir, Licence RBQ, AMP, etc.) ayant date d’expiration.
- Gérer le calendrier commun des départements.
- Compiler et publier les résultats aux personnes concernées.
- Effectuer la saisie de l’ordre du jour et comptes rendus de réunions et transmission aux participants et envoi l’invitation.
- Collaborer à l’optimisation du poste et participer à la mise à jour des procédures.
- Toutes autres tâches connexes.

DÉVELOPPEMENT
- Apporter un soutien aux coordonnatrices
- Archiver et tenir à jour la bibliothèque des offres passées (au besoin).
- Être la relève de la coordonnatrice administrative.

ESTIMATION
- Gestion de la boîte courriel Estimation
- Faire suivre courriel/soumission aux personnes concernées.
- Recevoir et traiter les addendas des différentes plateformes (télécharger dans les répertoires adéquats).
- Transmettre un avis aux personnes concernées qu’un addenda a été émis.
- Faire suivre le courriel quotidien SEAO et MERX aux personnes concernées.
- Classement courriel selon projet.
- Support au département estimation (appel sous-traitants, fournisseurs, etc.).

**Benefits**:

- 4 semaines de vacances annuelles;
- télétravail offert conciliant travail et vie familiale;
- programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l’employeur);
- REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
- accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
- programmes de formation et de perfectionnement;
- programme d’aide aux employés;
- café et fruits offerts;
- club social et comité santé mieux-être actifs;
- environnement diversifié, innovant et stimulant;
- entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d’intégrité et de travail bien fait;
- firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.

EXIGENCES DEC en technique de bureautique ou tout autre expérience équivalente Solides compétences organisationnelles, une bonne capacité à prioriser efficacement les tâches et à travailler sur plusieurs d’entre elles simultanément Bonne gestion du stress, capacité à travailler sous pression pour rencontrer des dates de livraison Bonne maîtrise du français et de l'anglais parlés/écrits Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel et Teams) Connaissances de la suite Adobe et Visio (un atout) PROFIL RECHERCHÉ Expérience dans un poste similaire Adaptabilité et flexibilité quant aux horaires de travail Grande autonomie, soucis du détail, rigueur, discrétion, tact et diplomatie. Compétences interpersonnelles, faciliter à communiquer, grande capacité à travailler



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    2 months ago


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