Agent Administratif, Classe 2 Secteur
2 months ago
Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.
Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et des procédures établies ou qu'elle peut modifier, selon les besoins.
Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.
Relevant de l’adjoint au directeur du CO-DSIE-REPÈRE à la DRI LLL, le titulaire de ce poste a la responsabilité d’assister les professionnels de l’équipe de développement REPÈRE dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Il agit en tant que support dans l’exécution et le suivi des tâches opérationnelles dans les différents domaines dont il a la responsabilité. Il accomplit un ensemble de travaux de secrétariat, administratifs et informatiques pour l’équipe de développement du CO-DSIE-REPÈRE nécessitant des connaissances spécifiques selon des méthodes et des procédures établies.
Il aura la responsabilité d’assurer la gestion de l’emploi de son temps et ainsi réaliser les différentes tâches dans les délais et les moments établis.
VOLET SECRÉTARIAT:
- Effectue la gestion, le classement et le suivi des boites de courrier relatives à l’équipe;
- Effectue la gestion des agendas;
- Organise les événements et les réunions;
- Envoie les communiqués;
- Effectue la gestion et le suivi des appels téléphoniques et de la boite vocale de l’équipe;
- Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour rédiger le compte rendu;
- Tient à jour les différentes listes d’envois;
- Organise la logistique des déplacements et les rendez-vous des membres de l’équipe;
- Accomplit toutes autres fonctions connexes nécessaires au secrétariat.
VOLET ADMINISTRATIF:
- Produit des synthèses de données;
- Effectue les rappels, relances et suivis nécessaires;
- Classe, relis, révise ou met en page des documents;
- Recherche toute information demandée par l’équipe;
- Effectue la création, la gestion et le suivi des demandes de services en lien avec l’équipe;
- Participe activement à la résolution des problèmes;
- Saisie et traite des données (production de rapports, création de listes ou répertoires, statistiques, etc.);
- Assiste les membres de l’équipe dans leurs démarches avec les autres instances et partenaires;
- Assure la reproduction de document;
- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des documents;
- Accomplit toutes autres fonctions connexes nécessaires aux tâches administratives. **Exigences **:Détenir un DES (diplôme d'études secondaires complété) ou
AEP (attestation d'études professionnelles) en soutien administratif aux établissements de santé
Expérience pertinente de trois années
Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint
Excellente maitrise du français parlé et écrit
Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux (Atout)
Connaissance des systèmes de billetterie (ex : C2 Atom, Jira, Octopus, etc.) (Atout)
Avoir réussi les tests suivants:
Français abrégé - niveau 1 (60%);
Word abrégé - niveau 1 (60%);
Excel de base - niveau 1 (60%)
Qualités personnelles:
- Autonomie professionnelle
- Sens des responsabilités, assiduité, ponctualité et rigueur
- Respect de la confidentialité, discrétion et entregent
- Capacité à travailler en équipe et être à l’écoute des autres
- Capacité d’analyse, de synthèse et de logique
- Capacité d’apprentissage
- Excellentes habiletés de communication tant écrites qu’orales
- Sens de l’organisation
- Habiletés relationnelles
- Souci de la qualité et du service à la clientèle
- Capable de travailler sous pression et de respecter les échéanciers
Qualités techniques:
- Habiletés, intérêt et aisance avec l’informatique
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