Coordonatrice Intermédiaire, Coordonateur

Type d’emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d’emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Affaires professorales et bureau des services de counselling

Campus:
Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d’affichage:
January 25, 2024

Date de clôture:
February 05, 2024

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 07

Échelle salariale:
$55,245.00 - $69,783.00

Au sujet de la Faculté de médecine

Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:
Assumer la responsabilité des tâches logistiques liées à la prestation des programmes d’une faculté, d’un service ou d’un environnement de recherche - notamment les cours, les ateliers, la formation et les activités spéciales - et veiller au déroulement harmonieux et efficace des activités, tout en offrant une expérience client exceptionnelle. Coordonner certains aspects de la gestion des ressources physiques et matérielles, entre autres les ententes avec des fournisseurs externes et divers services de l’Université d’Ottawa. Réaliser diverses tâches administratives liées à la prestation de programmes, notamment les transactions financières et les communications courantes. Peut-être appelé à accomplir des tâches logistiques lors de projets spéciaux relevant du programme général.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Fonctionnement du programme : Réaliser diverses tâches opérationnelles liées à la prestation continue d’un programme au sein d’un service, du secteur scolaire ou d’un environnement de recherche. Réaliser des tâches administratives ou financières courantes, et toutes les activités opérationnelles liées à la prestation de programme de façon efficace et selon le cadre budgétaire. Effectuer des tâches de dépannages lors d’imprévus dans l’exécution du programme, et mettre en oeuvre des solutions créatives pour assurer la poursuite des activités. Tenir un registre précis des principales données historiques et des paramètres du programme.

Service à la clientèle et communications : Agir comme agent de liaison entre les gestionnaires de programme, les clients, les contributeurs, les experts et les divers intervenants afin d’assurer la transmission efficace des renseignements clés sur les éléments du programme sous sa responsabilité. Veiller à ce que les renseignements sur le programme, les échéances et les exigences soient exacts, clairs, accessibles et à jour. Tenir compte des commentaires de la clientèle et renvoyer les questions plus complexes aux gestionnaires de programme concernés, dans un souci d’excellence du service.

Inscription aux activités et événements : Gérer les inscriptions en vue d’une participation continue aux programmes offerts. Planifier et exécuter un processus d’inscription efficace aux événements spéciaux et en faire le suivi. Réaliser d’autres tâches courantes visant à soutenir le bon déroulement des événements relevant du programme.

Coordination des ressources : Tenir un inventaire exact des ressources nécessaires à la prestation de programme. Participer à la planification générale relative aux programmes offerts en anticipant les besoins en ressources pour les cycles du programme, notamment les besoins matériels et en matière d’espace.

Production de rapports : Produire divers rapports pour les gestionnaires de programme en appui à la planification et aux initiatives d’amélioration continue.

Ce que vous apportez:
Qualités essentielles:

- Formation postsecondaire en administration, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
- Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente en coordination administrative

Autres qualités:

- Expérience reconnue en service à la clientèle
- Expérience au sein d’un établissement postsecondaire ou d’un autre type d’organisation complexe (un atout)
- Maîtrise de tous les logiciels de la suite Microsoft Office
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail dans un environnement où les activités se déroulent rapidement
- Capacité à produire un travail de grande qualité dans un environnement où les échéanciers sont stricts et nombreux
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication
- Capacité reconnue à travailler en équipe
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