Administratrice ou Administrateur Du Bureau

2 weeks ago


Montréal, Canada EDC Full time

**Date de publication**: 31 mai 2023, 14:55:15

**Emplacement principal**: Québec-Montréal

**Type d'emploi**: Contrat

**Horaire**: Temps plein

Société d’État à vocation financière, Exportation et développement Canada (EDC) aide les entreprises canadiennes à générer des retombées au Canada et à l’étranger. EDC leur offre les produits financiers et l’expertise dont elles ont besoin pour percer de nouveaux marchés en toute confiance, réduire le risque financier et croître.

En intégrant notre équipe, vous aiderez les entreprises canadiennes à se familiariser avec les possibilités illimitées qui s’ouvrent à elles grâce à l’exportation et à faire en sorte que leur vision, leur passion et leur sens de l’innovation rayonnent à l’international. Vos connaissances et votre expertise profiteront à plus de 25 000 entreprises canadiennes et leurs clients répartis sur pas moins de 200 marchés dans le monde. Vous travaillerez avec la crème de la crème, dans un environnement inclusif et collaboratif propice au perfectionnement professionnel et à la réussite. Chaque jour, vous aurez la certitude d’avoir un impact auprès des entreprises, du Canada et de vos collègues.

Êtes-vous prêt à passer à l’action? Joignez-vous à EDC, reconnue comme l’un des employeurs favorisant le plus la conciliation travail-famille, tandis que nous assumons les risques pour que les entreprises canadiennes puissent conquérir le monde.

**Aperçu du rôle et de l’équipe**

L'Équipe des services généraux d'EDC est actuellement à la recherche d'une personne enthousiaste, motivée, axée sur la clientèle et professionnelle pour occuper le poste d'administratrice ou administrateur du bureau régional de Montreal (Québec). Ce poste intéressera les personnes très organisées et fortement axées sur le service qui souhaitent offrir la meilleure expérience possible aux employés, aux clients et aux partenaires d'EDC, que ce soit au sein du bureau ou en mode hybride.

La personne choisie fera partie du personnel qui appuie la vice-présidence régionale pour le Québec et d’une équipe de plus de 100 professionnels qui travaillent principalement au bureau d'EDC à Montreal.

**Résumé de la discipline**
- Assurer l’utilisation optimale des installations de l’organisation.
- Offrir diverses activités de soutien à l’emplacement et agir à titre de premier point de contact pour les problèmes liés aux installations internes, et consigner tous les services d’entretien, de nettoyage et de bureau/emplacement et transmettre les problèmes connexes aux parties concernées.
- Évaluer les besoins en espace physique de l’organisation et recommander des plans pour y répondre.
- Assurer le bon fonctionnement des installations grâce à l’inspection et à l’entretien continus.
- Coordonner et exécuter la planification et la fourniture des services d’hébergement et d’accueil requis. Superviser l’ouverture, le tri et l’acheminement du courrier d’arrivée et préparer la correspondance sortante, la poste, le courrier et les colis ou organiser les envois spéciaux.
- Coordonner la réception, l’entreposage et la distribution des articles de papeterie et des fournitures de bureau; superviser les inventaires périodiques et commander de nouveaux articles au besoin. Faciliter l’accès aux locaux (carte d’accès/services de sécurité).
- Réserver des salles de conférence et accueillir des invités externes.
- Servir de premier point de contact pour les problèmes technologiques touchant les salles de conférence et de réunion (outils technologiques - Surface Hub, projections sur les écrans par l’intermédiaire de Teams ou des outils de partage sur le bureau, utilisation du téléphone Spider de la salle, etc.).
- Servir de point de contact en matière de santé et de sécurité pour le bureau (communiquer aux employés les mesures d’urgence du bureau, en particulier en cas d’évacuation du bâtiment).
- Inculquer au personnel interne une culture selon laquelle l’espace de bureau est respecté, bien entretenu et présentable.
- Travailler en collaboration et communiquer avec l’Équipe des installations du siège social et la vice-présidente régionale ou le vice-président régional sur les questions et les préoccupations quotidiennes concernant le bureau.

**Principales responsabilités**
- Accueillir et aider les employés ainsi que les invités externes au sujet des demandes de bureau ou de l’intégration des nouveaux employés pendant les heures normales de bureau, du lundi au vendredi.
- Fournir un soutien opérationnel aux services des installations sous forme d’accueil, de gestion du courrier, de messagerie ou de fret, d’entretien et de planification de l’espace.
- Entretenir l’équipement de bureau et les aires générales.
- S’assurer que les personnes présentes au bureau respectent l’espace et contribuent à le maintenir bien



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    4 weeks ago


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