Coordonnateur(Trice) Administratif(Ive)
2 weeks ago
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Sommaire du poste:
Sous la direction de l'agent financier principal, le (la) coordonnateur(trice) administratif(ive) (CA) fournit un soutien administratif et financier pour tous les fonds relevant de la compétence du Service du sport et de l’activité physique. Le ou la CA surveillera et rendra compte régulièrement de l'activité financière de tous les fonds et assurera la conformité à toutes les politiques et règles internes et externes. Le ou la CA aidera à assurer le bon fonctionnement du secteur du service à la clientèle. Le ou la CA agira à titre de personne-ressource et résoudra les problèmes touchant le bureau des finances/affaires et le service à la clientèle.
Principales responsabilités:
- Agir en tant que contact principal pour les chefs d'unité nécessitant des transactions financières.
- Valider les dépenses pour assurer la conformité aux politiques et règles à l’aide des outils et protocoles de rapport préconisés par les services financiers.
- Aider le bureau d'affaires et le service à la clientèle dans les activités quotidiennes.
- Effectuer des activités dans le service à la clientèle, telles que l'inscription des clients, l'inscription aux camps, les adhésions et les ventes de casiers, au besoin.
- Rapprocher les fonds du Service du sport et de l’activité physique chaque mois et chaque trimestre.
- Maintenir l'inventaire de fournitures et passer toutes les commandes de fournitures dans MMP au besoin.
- Exécuter les dépôts quotidiens en magasin et en ligne de la boutique Redbird, créer un fichier H, suivre et résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir.
- Traiter toutes les demandes de facturation, de code d'identification et d'identifiant client des comptes clients.
- Aider à concilier et à compter les montants en espèce ou la petite caisse et les fonds de caisse avec l'administrateur des comptes mensuellement.
- Aider à soumettre les demandes de bon de commande, s'assurer qu'elles sont toutes conformes et vérifier si les fonds sont disponibles avant de les traiter dans MMP.
- Responsable de la collecte de l’argent de tous les casiers, du dépôt et de la création du fichier H.
- Agir en tant que soutien au besoin pour le bureau d'affaires et le service à la clientèle.
- Aider et participer à tout projet lié à l'unité du Service du sport et de l’activité physique au besoin.
Autres compétences et/ou aptitudes:
- La connaissance des politiques et procédures financières de l'Université McGill est un atout.
- La connaissance des types de fonds de McGill (ou d'une autre université), y compris une expérience de travail avec des fonds d'exploitation, est un atout.
- Personne axée sur le service détenant d'excellentes compétences en service à la clientèle.
- Aptitude avérée à communiquer et à interagir efficacement avec divers niveaux de personnel administratif et de clients.
- Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes. Compétences organisationnelles avérées, capacité à effectuer plusieurs tâches, à établir des priorités et à respecter les délais.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université de langue anglaise au sein de laquelle les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant verbalement que par écrit.
Formation et expérience mínimales:
- DEC III 3 ans d'expérience connexe
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $28.56 - $35.40
Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)
Superviseur:
Conseiller des finances
Date de fin de l’emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:
2023-01-09
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