Adjoint.e Administratif.ve

AFFICHAGE 24-14 (Poste régulier à temps plein)
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un adjointe administrative ou adjoint administratif
- bureau des stages pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au doyenne de la Faculté d’éducation, le/la titulaire du poste assure le fonctionnement efficace du Bureau des stages. Elle ou il effectue différentes tâches précises reliées à la supervision et aux stages, à la communication et à la tenue de réunions avec les différents intervenants et fournisseurs de services (p. ex. : transport, traiteur, etc.). La ou le titulaire assiste la Directrice ou le Directeur de stage (DS) et la Coordonnatrice ou le Coordonnateur de stage (CS) en s’assurant que les documents appropriés sont distribués aux étudiantes et étudiants, aux superviseures et superviseurs de stage, aux professeures agrégées et professeurs agrégés, à la Principale ou au Principal ainsi qu’aux membres du corps professoral et, le cas échéant, accomplit des tâches administratives d’ordre général. La semaine de travail est de trente-cinq (35) heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

**Nature des tâches**:

- Coordonner les activités courantes du Bureau des stages, participer au processus de pairage en milieu de stage, à l’organisation d’activités et d’événements, assurer le bon fonctionnement et le traitement des évaluations en ligne, et maintenir de bonnes relations avec les intervenants des milieux de stage;
- Collaborer avec la Directrice ou le Directeur ainsi que la Coordonnatrice ou le Coordonnateur afin de procéder au pairage et à la supervision des étudiants en milieux de stage;
- Organiser et traiter le système d’évaluation en ligne des stagiaires;
- Rédiger et distribuer les différents documents, y compris les agendas et les procès-verbaux, faire le suivi des réunions et effectuer les réservations de salles pour les différentes rencontres (conférences, ateliers, séances d’orientation, rencontres avec les divers intervenants et salons des carrières);
- Rédiger et préparer le courrier interne et externe du Bureau des stages;
- Répondre aux demandes d’ordre général et filtrer les requêtes concernant les politiques, les exigences et les procédures en matière de stage provenant des étudiantes et étudiants, des superviseures et superviseurs de stage, des professeures agrégées et professeurs agrégés et des membres de la direction de l’établissement;
- Gérer et vérifier les informations enregistrées aux différentes bases de données, notamment les informations concernant les étudiantes et étudiants, les professeures agrégées et professeurs agrégées, les superviseures et superviseurs de stage et les centres de services scolaires;
- Maintenir le référentiel de données du Bureau des stages, entre autres les contrats, les évaluations, les milieux de stage et les bases de données;
- Préparer les contrats de supervision, les demandes de paiement, les bons de commande et les autres documents pertinents;
- Collaborer avec la doyenne ou le doyen à l’établissement et à la vérification du budget du Bureau des stages;
- Gérer les stocks de fournitures et les équipements de bureau;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.

**Qualifications et exigences**:

- Détenir un diplôme d’études collégiales;
- Posséder au moins trois (3) ans d’expérience dans un rôle administratif;
- Disposer d’un excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps;
- Maîtriser la langue française et l’anglaise autant à l’écrit qu’à l’oral;
- Connaître les principes de base de la comptabilité et de la budgétisation;
- Avoir l’esprit de collaboration et être en mesure de travailler de façon professionnelle et efficace avec les divers intervenants;
- Connaître le système d’éducation du Québec est un atout.

**À propos de l’Université Bishop**:
Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abén