Registration and Exhibit Services Coordinator

1 month ago

Westmount, Canada Canadian Institute of Mining (CIM) Full time

**Coordinateur.rice de l’inscription et des services aux exposants**

**(English version follows)**

L’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM) est à la recherche d’un.e coordinateur.rice expérimenté.e de l’inscription et des services aux exposants pour se joindre à son
équipe. L’ICM a son siège à Montréal et compte des membres partout au Canada et à l’international.
L’ICM est l'un des principaux organisateurs nationaux d'événements de grande envergure et de niche pour le secteur des minéraux, des métaux et des matériaux. Ce poste relève de la Directrice des
événements et implique une collaboration étroite avec cette dernière et avec tous les membres de l’équipe des événements.

De l’expérience dans le secteur à but non lucratif ou en entreprise est un atout. Une connaissance de l’industrie minière n’est pas une condition préalable (mais c’est un plus).

Il s’agit d’un poste à temps plein. L’ICM travaille en mode hybride (jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine).

**Rôle et responsabilités**

**Inscription**
- Capturer tous les détails liés aux participants des conférences pour planifier les inscriptions.

Diriger, superviser et tester le logiciel ou la compagnie d’inscription pour toutes les conférences de l’ICM dans le but d’offrir une interface facile à utiliser pour les usagers, comprenant le moins d’étapes possibles pour s’inscrire.
- Gérer le processus d’inscription pour tous les participants et toutes les parties prenantes, avant l’événement, sur place et post-événement. Responsable de tous les documents, processus, personnel suppléant et rapports.
- Fournir un soutien complet/service à tous les participants de l’événement au téléphone, par courriel et tout autre moyen de communication pour/avec les membres, les délégués, les exposants, les visiteurs, les présentateurs, les bénévoles, les VIP, les intervenants, etc.
- Superviser la fonction administrative de l’équipe des événements **. **Travail administratif et de coordination - par exemple, émettre des invitations génériques ou spécifiques à l’événement, préparer des présentations et des rapports, le comptoir d’inscription et d’information, les horaires du personnel, la formation du personnel et superviser les activités de l’inscription sur place et le personnel suppléant.
- Soutenir la Directrice et collaborer avec l’équipe dans diverses capacités, notamment la recherche et le développement, des tâches et des projets divers liés aux conférences et au marketing, ainsi que toute autre activité dérivée.

**Services aux exposants**
- Soutenir la Gestionnaire des ventes, Exposition et commandites, pour tous les aspects du programme d’exposition et de commandites.
- Servir de contact principal pour les fournisseurs, y compris la coordination de la logistique des exposants.
- Gérer la logistique sur place des exposants, y compris leur inscription, les salons des exposants, l’installation/démontage de la salle d’exposition et les opérations quotidiennes avec les fournisseurs.
- Assister la Gestionnaire des ventes dans la mise-en-œuvre d’une stratégie de rétention pour les expositions et les commandites.
- Répondre aux demandes par courriel et par téléphone des exposants et des commanditaires potentiels et existants.
- Mettre à jour et maintenir les informations de la base de données.
- Gérer les sections pertinentes (expositions, commandites et FAQ) du site Web pour maintenir l'exactitude des informations.
- Aider à la collecte et à la gestion des logos des commanditaires, ainsi qu'à la rédaction de rapports post-événement.
- Participer à la préparation du guide de l'exposant pour chaque conférence.
- Élaborer et rapporter les tendances en matière de rétention des exposants et de satisfaction globale grâce à des sondages et à des communications de suivi directes.
- Gérer d'autres projets liés aux événements au besoin, tels que la planification de conférences, la production d'événements virtuels, la coordination avec les hôtels, etc.

**Connaissances, Expérience et Compétences**
- Formation/éducation formelle en administration de bureau ou en planification d'événements
- 2 ans d'expérience dans un rôle de coordination ou de soutien événementiel
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite dans les deux langues officielles
- Compétences en organisation, capacité à effectuer plusieurs tâches et souci du détail
- Compétences en résolution de problèmes et en gestion du stress
- Maîtrise de l'utilisation de la suite MS Office ainsi que d'un logiciel de gestion des inscriptions
- Aptitude à la technologie pour apprendre et utiliser différents systèmes (Expocad entre autres)
- Disponible à voyager au Canada (4 à 5 déplacements par année)

**Comment postuler**

**À propos de l’ICM**

L'Institut canadien des mi

  • Surgical Coordinator/patient Care Coordinator

    2 months ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    Plastic Surgeon looking for a Patient Care/Surgical Coordinator to join their team Contact plastic surgery enquiries and screen patients for consultations and schedule surgery. Improve the conversion of patients from consultation to surgery Educate patients on the procedure preparation and post-procedure care as necessary Complete the required...

  • Event Coordinator

    2 weeks ago

    Westmount, Canada Cedars Cancer Foundation Full time

    Event Coordinator **Entry Level **Job Summary About the Foundation: Situated in Montreal, Cedars Cancer Foundation has been leading the way in charitable donations for over 50 years. Cedars Cancer Foundation is a hospital-based charity whose mission is to support comprehensive cancer care for all cancer patients - pediatric, adolescent and young adult...

  • Freight Coordinator

    3 days ago

    Westmount, Canada Mantoria Inc. Full time

    **Summary of Role** As a Freight Coordinator you will report to the Sales and Operations Manager. The incumbent will be required to execute transport operations for our customers throughout North America and must be able to accomplish these tasks in a fast paced environment while ensuring exemplary customer service. **Main Responsibilities**: Major...

  • Surgical Coordinator

    3 weeks ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    About Us: As a premier provider of aesthetic medical services, our primary focus is on elevating our clients' confidence and overall well-being by offering tailored, state-of-the-art treatments. Backed by a team of proficient experts and an unwavering dedication to quality, we are driven to achieve remarkable outcomes while ensuring unparalleled patient...

  • Finance Coordinator

    1 month ago

    Westmount, Canada Korne Ortho Full time

    We are an established orthodontic practice in Westmount. We are looking for a motivated, versatile, articulate and detail-oriented person with exceptional customer service skills and a thirst for learning to fill our Financial Coordinator position! This position is an extended representation of our doctor and practice. The primary responsibility of this...

  • Commercial Property Coordinator

    1 month ago

    Westmount, Canada RecrutXL Full time

    Our client, a Real Estate Property Management Company is looking for an experienced full-time Commercial Property Coordinator to join their team and help manage their properties in Québec. **Summary** In this key role, you will be responsible to oversee day-to-day operations of commercial properties (i.e: cleaning and maintenance), facilitating contract...

  • Surgical Coordinator

    2 months ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    About Us: As a premier provider of aesthetic medical services, our primary focus is on elevating our clients' confidence and overall well-being by offering tailored, state-of-the-art treatments. Backed by a team of proficient experts and an unwavering dedication to quality, we are driven to achieve remarkable outcomes while ensuring unparalleled patient...

  • Administrateur de Baux

    2 months ago

    Westmount, Canada Groupe RP Full time

    **On recrute un(e) Administrateur(trice) de baux pour un de nos clients, une PME en immobilier et construction de bonne expansion.** *** **Poste permanent, à temps plein.** **Responsabilités**: - Superviser et suivre les baux du portefeuille de l'entreprise ; - Coordonner avec le service de location pour s'assurer que tous les documents juridiques pour...

  • Aide Familial Résident

    1 month ago

    Westmount, Canada Marc and Celine Elfassy Full time

    **Durée de l'emploi**: Temporaire **Langue de travail**: Anglais ou Français **Heures de travail**: 40 heures par semaine **Education**: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent **Expérience**: 1 an à moins de 2 ans ou experience équivalente Environnement de milieu de travail Non-fumeurs Milieu de travail Domicile de l'employeur Propre...

  • Legal Assistant/paralegal

    2 days ago

    Westmount, Canada Solomon Malus, notaires SENCRL Full time

    You will work closely with our team of notaries and the main responsibilities of the position are as follows: - Drafting and proof-reading deeds relating to real estate and estate law; - Opening and coordinating virtual and physical files, managing agendas; - Scheduling of meetings; - Carrying out researches with the Land Register, tax offices, etc.; -...

  • Manager, Advisory Services

    2 weeks ago

    Westmount, Canada Crowe BGK Full time

    **We are currently looking for a Manager to join our Advisory Services department in Montreal to contribute to the success of the team.** You will be immersed in a fast-paced environment with varied and complex challenges that will require innovative recommendations backed by a depth and breadth of expertise. The Advisory team focuses on transaction...

  • Manager, Advisory Services

    7 days ago

    Westmount, Canada Crowe BGK Full time

    **We are currently looking for a Manager to join our Advisory Services department in Montreal to contribute to the success of the team.** You will be immersed in a fast-paced environment with varied and complex challenges that will require innovative recommendations backed by a depth and breadth of expertise. The Advisory team focuses on transaction...

  • Housekeeping Attendant

    2 weeks ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    **Company Description** American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be...

  • Housekeeping attendant

    4 weeks ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Job DescriptionHOUSEKEEPINGClean the house, including vacuuming, dusting, mopping, etc;Maintain furniture and delicate surfaces, including porcelain, crystal, silverware, art objects and collectibles;Tidy the house daily;Clean and organize outdoor areas and furniture;Waste and recycling management.LAUNDRYLaundry, ironing and care of clothes, sheets, towels,...

  • Assistant Residential Housekeeper

    3 weeks ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Company Description American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be responsible...

  • Assistant Residential Housekeeper

    4 days ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Company Description American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be responsible...

  • Assistant Residential Housekeeper

    7 hours ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Company Description American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be responsible...

  • Sterilization Technician

    4 days ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    **Responsabilités** - Trier et preparer des appareils et outils de stérilisation - Se tenir au courant des meilleures pratiques et des développements de l’industrie - Inspecter, trier et remonter l’équipement décontaminé - Effectuer des tâches techniques liées à la décontamination, à l’inspection, à l’assemblage, à la stérilisation, à...

  • Manager, Valuation Services

    3 days ago

    Westmount, Canada Crowe BGK Full time

    Our Advisory Services team focuses on transaction advisory services, restructuring, turnaround, conflict resolution and general business advisory. Our clients typically consist of private corporations and financial institutions, and our network is global. **Your contribution**: - General_ - Co-coordinate engagements with clients and stakeholders. -...

  • Program Leader

    2 months ago

    Westmount, Canada Contactivity Centre Full time

    **Job Posting** **Program Leader** **Contactivity Centre** **Full-time 35 hours per week, Monday to Friday** **Start Date: April 2023** **(1 year Maternity Leave Replacement with possibility of extension)** **Reports to: Program Coordinator** **Contactivity Centre** is a non-profit community centre which provides programs and services to older adults....