Gestionnaire de Bureau

2 weeks ago


Quebec City, Canada Procom Full time

**Company Overview**

Procom est l’un des fournisseurs de services les plus reconnus en matière de placement, de recrutement et de gestion de ressources contractuelles et permanentes en Amérique du Nord. Compagnie privée canadienne, Procom s’est engagée dans une croissance et une amélioration continue, non seulement pour elle-même, mais aussi pour ses clients. Depuis 1978, Procom comble les besoins des clients “Fortune 500”, à travers ses 14 succursales d’Amérique du Nord et ses 8,500 professionnels actuellement en mandat.

Procom est à la recheche d’un(e) **Gestionnaire de bureau **pour se joindre à son équipe grandissante du bureau de Québec.

**Responsabilités**:
**Gestion opérationnelle du bureau et de la réception**:

- Assurer le maintien d’un environnement de travail fonctionnel, professionnel, agréable ; assurer l’ordre dans les emplacements communs.
- Agir comme point de contact auprès de notre bureau-chef à Toronto pour tout sujet opérationnel touchant le bon fonctionnement de la succursale (RH, IT, Marketing) et s’assurer de la bonne réception et compréhension des communications auprès des employés du bureau.
- Être responsable de la gestion de la réception (appels, accueil, courrier), des diverses commandes, du suivi des fournisseurs, de la gestion et du suivi du parc d’équipement informatique, et s’assurer que tous les documents à afficher à nos bureaux soient à jour (CNESST, permis d’agence ).
- Coordonner les réunions exécutives hebdomadaires (agenda, PV, préparation des salles).Être disponible sur demande pour se rendre sur place et gérer toute urgence liée à la gestion opérationnelle du bureau.

**Gestion des évènements et Marketing**:

- Sur demande de la Direction, coordonner le paiement des dons annuels fait à des œuvres caritatives (approbation financière, réalisation des paiements).
- Coordonner avec le département Marketing la production de documents marketing en support aux ventes et recrutement.

**Gouvernance et Support**:

- En collaboration avec le Gestionnaire de bureau de Montréal, effectuer le suivi de dossiers de formation par rapport à la Loi 90, collaborer sur les mises à jour de nos informations afin d’assurer de la conformité auprès des agences gouvernementales (CNESST, Statistiques Canada ).
- Participation à différents comités de la responsabilité du bureau ou Procom Québec Inc. (ISO, CNESST ).
- Produire des rapports statistiques pour la Directrice de succursale, le Chef d’équipe recrutement ou le secteur public pertinents à leur rôles et besoins respectifs.

**Expérience requise**
- Diplôme collégial en administration, ou diplôme équivalent.
- 3 années d’expérience dans un rôle similaire (gestion administrative d’un bureau).
- 3 années d’expérience dans l’organisation d’évènements.
- 2 années d’expérience dans la coordination de prestataires externes.
- Bonne connaissance de Microsoft 365 - Outlook, Teams et Sharepoint.
- Bilinguisme français et anglais (parlé et écrit).
- Démontrer une facilité d’apprendre rapidement et être capable de gérer des dossiers administratifs.
- Faire preuve d’une capacité d’organisation démontrée, en étant capable de prioriser ainsi que de respecter les échéances et les budgets définis.
- Faire preuve de discrétion (gestion de dossiers confidentiels).

**Ce poste est permanent avec avantages sociaux et en mode hybride.

**Qualifications**

Français: 1 year (required)

Anglais: 1 year (required)

Gestion administrative d’un bureau: 3 years (required)

Chez Procom, nous nous engageons à favoriser une culture inclusive et accessible où chacun se sent valorisé, respecté et soutenu. Si vous avez besoin d'un aménagement pour le processus de recrutement/entretien, veuillez-nous le faire savoir et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.



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