Coordonnatrice ou Coordonnateur D'activités

2 months ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

**Fonction générique**: Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités
Classe 5

**Échelle de traitement**: 59 058$ à 88 943$

**Code du poste**: 69979

**Date d’entrée en fonction**: dès que possible

**Durée de l’emploi**: 5 ans avec possibilité de prolongation.
Exigences normales
Note

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.
Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.

À titre d'information

Sous la supervision du coordonnateur en administration, la personne occupant ce poste participera à la planification et à la coordination des diverses écoles et événements, principalement les conférences internationales. Plus précisément la personne aura à : Recueillir et analyser les besoins de la clientèle et adapte les opérations pour y répondre; Planification des tâches liées aux événements à l’aide de l’outil de gestion Microsoft Planner : l’attribution, le suivi et le respect des échéanciers. Utilise cet outil de gestion pour améliorer les façons de faire et la réalisation des activités; Coordonner l’ensembles des activités en lien avec les différents événements : écoles d’été, écoles d’hiver, écoles d’automne, conférences et colloques. Assurer la coordination sur place lors des événements; Développer un tableau de bord et mettre en place des indicateurs de gestion et en assurer le suivi. Effectuer des sondages post-événement et rédiger des bilans; Coordonner les échanges et établir des liens avec les conférenciers, les professeurs-chercheurs et les diplomates en résidence en vue de la réalisation des événements; Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires des activités des membres, assure le suivi et le contrôle des dépenses associées aux événements; Responsable des aspects financiers des événements en respect des enveloppes budgétaires (facturation etc.); En lien avec les ententes négociées, il aura à effectuer le suivi des contrats avec les différents conférenciers et formateurs et y faire les ajustements au besoin; Effectuer les suivis et assurer la visibilité des commanditaires et partenaires selon les ententes établies; Organisation et planification des rencontres : produire les ordres du jour des réunions organisationnelles et en assurer la direction; Rédiger et préparer différents documents (demandes de soumission, lettres d’invitation, lettres de remerciements, sollicitation, etc.).
La personne occupant ce poste devra utiliser son expérience en organisation d’événements et/ou en gestion de projets, son excellente maîtrise du français et sa très bonne connaissance de l’anglais autant à l’oral qu’à l’écrit.



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