Adjoint(E) Administrative

**NATURE DE L'EMPLOI**

Sous l’autorité du directeur de service, le travail consiste à effectuer des tâches de soutien administratif pour le service concerné. Le titulaire offre du soutien aux gestionnaires et aux employés afin d’assurer le bon fonctionnement du service par une variété de tâches reliées à l’organisation, la communication, la gestion du temps ainsi que la tenue de registre et le traitement de données financières.

**EXEMPLES DES TÂCHES ACCOMPLIES**
- Rédige, et met en page des textes, de la correspondance, des rapports, des présentations et autres documents.
- Transcrit, révise et corrige les textes, dans les deux langues officielles. Traduit les textes lorsque requis.
- Répond aux demandes et plaintes des citoyens et du public en général.
- Prépare et soumet, pour approbation, certains documents devant faire l’objet de paiements ou de perception tel que : feuilles de temps des employés ou facturation de services divers. Mets à jour les données et tient les registres liés.
- Traite les factures, prépare les réquisitions et commandes d’achat pour le service, en en assure le suivi et le contrôle.
- Tient à jour les systèmes de référence et dossiers, classifie et révise les documents, fait les rappels lorsque nécessaire.
- Prépare et vérifie le courrier à expédier. Reçoit, ouvre et distribue le courrier aux personnes concernées.
- Exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
- Assure la préparation matérielle des réunions, conférences etc. Prépare l’ordre du jour et/ou la documentation pertinente, convoque les participants, inscrit les réunions à leurs agendas, etc. Assiste à des réunions et en rédige les procès-verbaux.
- Exécute des recherches et compile des données.

**CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ**

**Instruction**: Détenir un diplôme d'études professionnelles, programme d'étude et secteur appropriés.

**Expérience**: Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant au titulaire de se familiariser avec le domaine de l’emploi.

**Connaissances**:

- Du français et de l’anglais, parlés et écrits, à un niveau avancé. La ville de Beaconsfield étant désignée bilingue, une connaissance de l'anglais est nécessaire pour la communication avec les résidents.
- De la suite Microsoft Office.
- Des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat.

**Habiletés ou aptitudes**:

- tact et de courtoisie;
- discrétion;
- capacité à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;
- capacité à communiquer aisément;
- capacité à rédiger de la correspondance standard.

Les tests linguistiques, de bureautique et l'entrevue constituent des étapes éliminatoires du processus de sélection.