Bilingual Workforce Solutions Specialist

Job Description

Le Spécialiste I, Solutions de main-d'œuvre, fait partie intégrante de l'organisation des Solutions de main-d'œuvre de Ricoh Amérique du Nord et soutient une expérience uniforme, équitable et conforme pour les employés au Canada et aux États-Unis. Le candidat recruté sera chargé de mener des enquêtes rapides, objectives et bien documentées en milieu de travail, portant sur des questions de relations avec les employés à risque faible à modéré, en mettant l'accent sur la résolution rapide des problèmes et l'atténuation des risques. Pour ce faire, le Spécialiste I doit démontrer une connaissance pratique des enquêtes sur les plaintes en milieu de travail, des pratiques exemplaires en matière de relations avec les employés et des principes d'égalité des chances en matière d'emploi, ainsi que la capacité d'appliquer des politiques et des procédures de manière pratique et cohérente.

This role is responsible for conducting prompt, objective, and well‑documented workplace investigations involving low‑to moderate‑risk employee relations matters, with a focus on early issue resolution and risk mitigation. To accomplish this, the Specialist I must demonstrate working knowledge of workplace complaint investigations, employee relations best practices, and equal employment opportunity principles, along with the ability to apply policies and procedures in a practical and consistent manner.

Tâches et responsabilités (French)

• Premier point de contact pour les employés ayant des préoccupations au travail.
• Surveiller diverses méthodes de production de rapports et d’entrevues préalables.
• Mener des enquêtes opportunes, impartiales et bien documentées sur toutes les préoccupations liées au travail, y compris, mais sans s'y limiter, les plaintes des employés, les violations des politiques, les problèmes de conduite et la non-conformité présumée, en veillant à rester aligné sur les politiques, les lois sur l'emploi et les meilleures pratiques.
• Documenter minutieusement tous les aspects des enquêtes, y compris l'admission, les entrevues, l'examen des preuves, les constatations factuelles, l'analyse et les conclusions, conformément aux pratiques exemplaires et aux normes juridiques établies afin d'assurer l'exactitude, la cohérence, la défendabilité et l'atténuation des risques dans les relations avec les employés et les litiges potentiels.
• Être responsable des enquêtes assignées et surveille l'état des cas et les progrès dans le système de gestion des cas
• Interpréter les politiques et les procédures tout en œuvrant à trouver une solution
• Faciliter les stratégies de résolution de problèmes afin de régler des plaintes
• Influencer, encadrer et résoudre des problèmes au besoin pour veiller à l’application adéquate et cohérente des politiques et des procédures et au traitement uniforme des employés dans le cadre de l’enquête
• S'assurer que les actions post-enquête sont terminées
• Fournir une rétroaction continue sur les enjeux au Gestionnaire II, Solutions de main-d'œuvre et/ou au Directeur principal, Solutions de main-d'œuvre.
• Fournir un encadrement et des conseils sur les questions liées au milieu de travail, conformément aux politiques et aux pratiques antérieures, y compris, au besoin, la gestion du rendement et les licenciements.
• Être capable de gérer certaines tâches administratives assignées

Job Duties and Responsibilities (English)

• First point of contact for employees with workplace concerns.
• Monitor various reporting methods and intakes.
• Conducts timely, impartial, and well‑documented investigations into all work‑related concerns, including but not limited to employee complaints, policy violations, conduct issues, and alleged noncompliance, ensuring alignment with policies, employment laws, and best practices.
• Thoroughly documents all aspects of investigations, including intake, interviews, evidence review, factual findings, analysis, and conclusions, in accordance with established best practices and legal standards to ensure accuracy, consistency, defensibility, and risk mitigation in employee relations and potential litigation matters.
• Owns assigned investigations and monitors case status and progress within the case management system
• Interprets policies and procedures while working toward a resolution
• Facilitates collaborative problem solving strategies to resolve complaints
• Influence, coach, and problem solve when necessary to ensure appropriate and consistent application of policy/procedures and uniform treatment of employees as part of investigation
• Ensures that post investigation actions are concluded
• Provides on‑going feedback to Manager II, Workforce Solutions and/or Senior Director, Workforce Solutions on issues
• Provide coach