Onboarding Specialist

Onboarding Specialist Location: Toronto, Ontario, Canada Join to apply for the Onboarding Specialist role at Fidelity Canada Pourquoi choisir Fidelity? Fidelity aide le public investisseur canadien à prendre son avenir financier en main depuis plus de 35 ans. Nous offrons aux particuliers et aux institutions une gamme de portefeuilles et de services de placement fiables, et nous cherchons constamment de nouvelles façons de mieux servir notre clientèle. Job Description (French) Ce rôle hybride combine le travail à distance et le travail au bureau. Vous travaillerez entièrement à distance dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity. Le titulaire du poste est tenu de communiquer directement avec nos clients et nos collègues répartis dans tout le Canada. Les clients doivent être servis dans la langue officielle de leur choix (français ou anglais). Vous travaillerez selon un horaire hybride dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity. Quiconque pose sa candidature doit avoir l’autorisation de travailler au Canada. Intégration de la clientèle et documentation Préparer et traiter les documents pour la clientèle, y compris les demandes d’ouverture de compte et les demandes de transfert Coordonner les processus d’intégration de la clientèle et d’ouverture de compte, en veillant à l’exactitude des données saisies et à la conformité aux exigences réglementaires Recueillir, examiner et vérifier tous les documents de la clientèle Surveiller la progression de l’intégration et assurer un suivi proactif auprès de la clientèle et des conseillers ou conseillères pour résoudre les problèmes Travailler en collaboration avec le conseiller ou la conseillère en gestion de patrimoine pour répondre aux besoins de la clientèle en temps opportun Gestion des relations avec la clientèle Servir de premier point de contact par téléphone et par courriel pour les demandes de renseignements de la clientèle Créer et tenir à jour des dossiers précis sur les clients et clientes existants et potentiels dans le système de gestion des relations avec la clientèle Aider les conseillers et conseillères en gestion de patrimoine à fournir une expérience client positive Amélioration de l’administration et des processus Assurer la liaison avec le dépositaire pour les questions relatives aux opérations quotidiennes (ouverture de compte, initiation et surveillance des transferts) Repérer les risques potentiels ou les lacunes dans la documentation qui peuvent avoir une incidence sur la satisfaction de la clientèle ou l’ouverture de comptes Contribuer aux initiatives visant l’amélioration continue de l’expérience d’intégration de la clientèle Se tenir au courant des tendances du secteur, des règlements et des pratiques exemplaires en matière de services-conseils financiers Assurer la conformité réglementaire et transmettre toute situation de manquement à l’échelon supérieur Compétences requises Connaissance approfondie du secteur, des produits et des différents processus administratifs Compétences exceptionnelles en matière de rédaction, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle Souci du détail, sens aigu de l’organisation et habileté à établir les priorités Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec les équipes d’autres services Compréhension du secteur des fonds communs de placement, du cadre réglementaire et de la réglementation gouvernementale Capacité à travailler dans un environnement dynamique et changeant couvrant plusieurs lignes d’activité et processus de travail Affinité à assumer plusieurs rôles, à retrousser ses manches et à faire avancer les choses Connaissance des produits offerts par Services de compensation Fidelity Canada Bilinguisme (français et anglais) un atout Qualifications Requises Diplôme d’études postsecondaires avec spécialisation en administration des affaires, commerce ou finances, ou expérience de travail équivalente 1 à 2 ans d’expérience de travail dans un domaine connexe Réussite du cours sur les fonds d’investissement au Canada (CFIC) ou du cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM) Job Description (English) This hybrid role combines working from home and office. You will work entirely from home under Fidelity’s dynamic work model. The incumbent is required to interact directly with our clients and colleagues across Canada. We serve our clients in their official language of choice (French or English). Prepare and process client documentation, including account applications and transfer requests Coordinate client onboarding and account opening processes, ensuring accuracy and compliance with regulatory requirements Collect, review, and verify all client documentation Monitor onboarding progress, proactively following up with clients and advisors to resolve issues Work collaboratively with the Wealth Advisor to satisfy client needs in a timely manner Client Relationship Management Act as the first point of contact via phone and email for client inquiries Build and maintain accurate prospect and client records in CRM system Support Wealth Advisors in delivering a positive client experience Administration and Process Enhancement Liaise with the custodian on day‑to‑day operational matters (account opening, transfer initiation and monitoring) Identify potential risks or gaps in documentation that may affect client satisfaction or account setup Contribute to continuous improvement initiatives aimed at enhancing client onboarding experience Stay updated on industry trends, regulations, and best practices related to financial advisory services Ensure regulatory compliance and upscale any issues What You’ll Need Strong industry, product and knowledge of various back‑office processing Exceptional writing, interpersonal and client service skills Detail‑oriented with superior organizational skills and the ability to prioritize tasks Team player with the ability to collaborate with cross‑functional teams Understanding of Mutual Fund Industry, regulatory and government rules/regulations Ability to work in a fast‑paced, evolving environment crossing multiple channels and/or workstreams Enjoys wearing many hats, rolling up sleeves and getting things done Knowledge of Fidelity Clearing Canada product offerings would be an asset Bilingual (English and French) would be an asset What We’re Looking For Completion of post‑secondary education with a focus in Business, Commerce or Finance required, or equivalent work experience 1‑2 years of work experience, in a related field Successful completion of Canadian Investment Funds Course (IFIC) or the Canadian Securities Course (CSC) required. Benefits Flexible working modalities Competitive overall compensation, including a contribution to your collective RRSP with no obligation to match Full medical benefits from start of employment, including up to $5,000 per year for mental health services and therapies, and all employer paid premiums Parental leave at 100% of salary for 25 weeks Up to $650 for home office equipment Generous leave policy, including two days paid annually for volunteering for a charity of your choice Diversity and inclusion programs, including active network of employee resource groups Broad opportunities for professional growth, including access to over 11,000 training and development courses, tuition reimbursement, and rewards for obtaining a mandatory professional title Equal Opportunity Statement Fidelity Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Fidelity Canada is committed to fostering a diverse and inclusive workplace. All qualified applicants for employment will be considered without distinction. Accommodation during the application process Fidelity Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates participating in the selection process. If you require an accommodation, please email us at FidelityCanadaStaffing@fidelity.ca. Contact & Notices No telephone inquiries or agencies please. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. #J-18808-Ljbffr