Agent.e, bureau et hospitalité

2 weeks ago

Montreal, Canada Axium Infrastructure Full time
Agent.e, bureau et hospitalité (Montréal)

Sous la responsabilité de la Gestionnaire, administration et communications internes, l’agent.e, bureau et hospitalité fera partie de l’équipe administrative et contribuera au bon fonctionnement du bureau de Montréal.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Hospitalité Accueillir les visiteurs et les employés. Gérer les réservations des salles de conférences et faire la préparation nécessaire pour les rencontres diverses (breuvages, repas, vidéoconférence). S’assurer que la réception, les cuisines, les salles de conférence et papeteries soient propres, en ordre et bien approvisionnées. Tenir les cuisines propres quotidiennement: comptoir, tables, intérieur des tiroirs, micro-ondes, remplir et vider les lave-vaisselles, etc. Nettoyer l’intérieur des réfrigérateurs mensuellement. Tenir la réception propre et rangée quotidiennement. Faire les demandes d’entretien ménager ou de réparations et le suivi nécessaires auprès de l’administration de l’édifice.

Bureautique Gérer le courrier entrant et sortant de même que les services de messagerie. Gérer la boîte courriel de la réception. Répondre aux appels téléphoniques (environ 20 par jour) et, le cas échéant, fournir des renseignements généraux ou acheminer les appels aux personnes concernées. Aider à la recherche et à la classification de factures. Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureaux / papeterie et commander au besoin. Tenir à jour l’inventaire de la nourriture fournie aux employés et commander au besoin. Tenir à jour le cartable des procédures de la réception et les liste d’inventaire de la réception. Assurer un support à l’équipe au besoin. Effectuer toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES Un minimum de deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire. Un diplôme ou une formation en bureautique, soutien administratif, secrétariat ou l’équivalent, un atout. Maîtrise de la suite Microsoft Office, principalement Outlook et Word.

SAVOIR ET COMPÉTENCES Vous maîtrisez le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous êtes reconnu pour votre service à la clientèle professionnel et courtois. Vous êtes une personne dynamique, sociable et capable de faire preuve d’initiative. Vous aimez travailler en équipe, vous êtes flexible, polyvalent et à l’aise dans une entreprise en croissance. Vous êtes capable de travailler sur plusieurs dossiers en même temps, en respectant les échéanciers et la confidentialité des dossiers. Vous avez le sens de l’organisation.

Agent, office and hospitality (Montreal)

Reporting to the Manager, Administration and Internal Communications, the Agent, office and hospitality will be part of the administrative team and will contribute to the smooth running of the Montreal office.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

Hospitality Greet visitors and employees. Manage conference room reservations and prepare for various meetings (beverages, meals, videoconference). Ensure that the front desk, kitchens, conference rooms and stationery stores are clean, tidy and well stocked. Keep kitchens clean daily: countertops, tables, inside drawers, microwave, filling and emptying dishwashers, etc. Clean the inside of refrigerators monthly. Keep the front desk clean and tidy daily. Make the necessary requests for housekeeping or repairs and follow-up with the building administration.

Office duties Manage incoming and outgoing mail as well as courier services. Manage the reception mailbox. Answer telephone calls (approximately 20 per day) and, if necessary, provide general information or route calls to the appropriate individuals. Assist in the search and classification of invoices. Maintain an up-to-date inventory of office supplies/stationery and order as needed. Maintain an inventory of food provided to employees and order as required. Maintain the reception procedures binder and reception inventory lists. Provide support to the team as needed. Perform all other related tasks.

JOB REQUIREMENTS A minimum of two (2) years of experience in a similar position. A diploma or training in office or administrative support, secretarial work or equivalent is an asset. Proficient in Microsoft Office Suite, mainly Outlook and Word.

KNOWLEDGE AND SKILLS You are fluent in French and English, both oral and written. You are known for your professional and courteous customer service. You are a dynamic, sociable person with the ability to show initiative. You like to work in a team, you are flexible, versatile and comfortable in a growing company. You are able to work on several files at the same time, respecting deadlines and file confidentiality. You have a sense of organization.

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    Montreal, Quebec, Québec, Canada Axium Infrastructure Full time

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  • Agent.e de bureau bilingue 3 mois +

    6 days ago

    Montreal, Canada TOTEM RECRUITER Full time

    STATUT: Temporaire 3 mois +, possibilité de permanenceHORAIRE: 37,5H semaineSALAIRE: 21$ de l'heure MODE: PrésentielLIEU: Rosemont Notre client, une société administrative  on recherche un.e agent.e de bureau bilingue pour travailler avec l'équipe à l'administration. On recherche une personne polyvalente qui aime le travail varié. Il s'agit d'un...

  • Agent.e de bureau bilingue

    6 days ago

    Montreal, Canada TOTEM RECRUITER Full time

    Statut : Permanent Salaire : 21,50$ de l'heureLieu: Villeray, proche du métro CrémazieHoraire: 35H semaine Notre client, une entreprise canadienne en gestion d’avantages sociaux recherche un.e agent.e bureau bilingue – service aux membres pour participer à l’administration des dossiers. Il s’agit d’un emploi permanent, les bureaux se situent...

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    STATUT: Temporaire 3 mois +, possibilité de permanenceHORAIRE: 35H semaineSALAIRE: 21$ de l'heure MODE: PrésentielLIEU: Villeray, proche du métro Notre client, une société administrative recherche un.e agent.e de bureau bilingue pour travailler avec l'équipe à l'administration. On recherche une personne polyvalente qui aime le travail varié. Il...

  • Commis de bureau

    6 days ago

    Montreal, Canada TOTEM RECRUITER Full time

    Statut: Temporaire Horaire: 35H semaineSalaire: 20$H Mode: PrésentielLieu: Montréal, proche métro Crémazie Notre client est une société administrative de gestion. Il recherche un.e agent.e de bureau pour travailler au service administratif. Contrat temporaire indéterminé. Milieu de travail agréable et tâches...

  • Agent.e Administratif.ve Bilingue

    6 days ago

    Montreal, Canada TOTEM recruteur de talent Full time

    Statut : PermanentLocalisation : LavalMode : PrésentielSalaire : 40k à 50k selon l’expérienceHoraire : 40H semaine, horaire flexibleNotre client une belle compagnie canadienne qui évolue dans le domaine du service, recherche un.e agent.e de bureau pour rejoindre sa belle équipe bienveillante et dynamique.Il s'agit d'un mandat permanent, les...

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  • Agent.e., ventes en ligne

    1 week ago

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  • Agent.e service et expérience clients

    2 weeks ago

    Montreal, Canada DeSerres (siège) Full time

    Rejoignez-nous chez DeSerres et laissez votre écoute, votre proactivité et votre entregent enrichir notre équipe service et expérience clients. Ce que nous offrons : · Semaine de 36 heures de travail ; · 3 semaines de vacances après 1 an de service ; · 5 jours de congés flexibles ; · Horaire d'été ; · Assurances collectives payées en...

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    2 weeks ago

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  • Agent.e administratif.ve

    6 days ago

    Montreal, Canada TOTEM RECRUITER Full time

    Statut: Permanent Mode: HybrideHoraire: 35H semaine Salaire: 55k à 65k annuel, selon expérience Lieu: Centre-ville de MontréalNotre client, est une association administrative regroupant des professionnels dans le domaine de la santé .Ils recherchent un.e agent.e administratif.ve pour seconder l'équipe à la direction des opérations.L'emploi est en...