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Agent.e, bureau et hospitalité

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Montreal Quebec, Québec, Canada Axium Infrastructure Full time

Agent.e, bureau et hospitalité (Montréal)


Sous la responsabilité de la Gestionnaire, administration et communications internes, l’agent.e, bureau et hospitalité fera partie de l’équipe administrative et contribuera au bon fonctionnement du bureau de Montréal.


RESPONSABILITÉS PRINCIPALES


Hospitalité

  • Accueillir les visiteurs et les employés.
  • Gérer les réservations des salles de conférences et faire la préparation nécessaire pour les rencontres diverses (breuvages, repas, vidéoconférence).
  • S’assurer que la réception, les cuisines, les salles de conférence et papeteries soient propres, en ordre et bien approvisionnées.
  • Tenir les cuisines propres quotidiennement: comptoir, tables, intérieur des tiroirs, micro-ondes, remplir et vider les lave-vaisselles, etc.
  • Nettoyer l’intérieur des réfrigérateurs mensuellement.
  • Tenir la réception propre et rangée quotidiennement.
  • Faire les demandes d’entretien ménager ou de réparations et le suivi nécessaires auprès de l’administration de l’édifice.


Bureautique

  • Gérer le courrier entrant et sortant de même que les services de messagerie.
  • Gérer la boîte courriel de la réception.
  • Répondre aux appels téléphoniques (environ 20 par jour) et, le cas échéant, fournir des renseignements généraux ou acheminer les appels aux personnes concernées.
  • Aider à la recherche et à la classification de factures.
  • Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureaux / papeterie et commander au besoin.
  • Tenir à jour l’inventaire de la nourriture fournie aux employés et commander au besoin.
  • Tenir à jour le cartable des procédures de la réception et les liste d’inventaire de la réception.
  • Assurer un support à l’équipe au besoin.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.


EXIGENCES PROFESSIONNELLES

  • Un minimum de deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire.
  • Un diplôme ou une formation en bureautique, soutien administratif, secrétariat ou l’équivalent, un atout.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, principalement Outlook et Word.


SAVOIR ET COMPÉTENCES

  • Vous maîtrisez le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Vous êtes reconnu pour votre service à la clientèle professionnel et courtois.
  • Vous êtes une personne dynamique, sociable et capable de faire preuve d’initiative.
  • Vous aimez travailler en équipe, vous êtes flexible, polyvalent et à l’aise dans une entreprise en croissance.
  • Vous êtes capable de travailler sur plusieurs dossiers en même temps, en respectant les échéanciers et la confidentialité des dossiers.
  • Vous avez le sens de l’organisation.


Agent, office and hospitality (Montreal)


Reporting to the Manager, Administration and Internal Communications, the Agent, office and hospitality will be part of the administrative team and will contribute to the smooth running of the Montreal office.


PRIMARY RESPONSIBILITIES


Hospitality

  • Greet visitors and employees.
  • Manage conference room reservations and prepare for various meetings (beverages, meals, videoconference).
  • Ensure that the front desk, kitchens, conference rooms and stationery stores are clean, tidy and well stocked.
  • Keep kitchens clean daily: countertops, tables, inside drawers, microwave, filling and emptying dishwashers, etc.
  • Clean the inside of refrigerators monthly.
  • Keep the front desk clean and tidy daily.
  • Make the necessary requests for housekeeping or repairs and follow-up with the building administration.


Office duties

  • Manage incoming and outgoing mail as well as courier services.
  • Manage the reception mailbox.
  • Answer telephone calls (approximately 20 per day) and, if necessary, provide general information or route calls to the appropriate individuals.
  • Assist in the search and classification of invoices.
  • Maintain an up-to-date inventory of office supplies/stationery and order as needed.
  • Maintain an inventory of food provided to employees and order as required.
  • Maintain the reception procedures binder and reception inventory lists.
  • Provide support to the team as needed.
  • Perform all other related tasks.


JOB REQUIREMENTS

  • A minimum of two (2) years of experience in a similar position.
  • A diploma or training in office or administrative support, secretarial work or equivalent is an asset.
  • Proficient in Microsoft Office Suite, mainly Outlook and Word.


KNOWLEDGE AND SKILLS

  • You are fluent in French and English, both oral and written.
  • You are known for your professional and courteous customer service.
  • You are a dynamic, sociable person with the ability to show initiative.
  • You like to work in a team, you are flexible, versatile and comfortable in a growing company.
  • You are able to work on several files at the same time, respecting deadlines and file confidentiality.
  • You have a sense of organization.

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