Administrateur(trice) de bureau

Administrateur(trice) de bureau / Office Administrator Administrateur(trice) de bureau Pour réussir dans ce rôle, le ou la candidate doit faire preuve de dynamisme et d’enthousiasme, avoir le souci du détail, offrir un excellent service à la clientèle et posséder de solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, en anglais et en français. Responsabilités principales Soutien administratif à la vice-présidente principale, directrice générale Gérer l’agenda de la vice-présidente, confirmer les réunions et préparer les salles (fournitures, documents, rafraîchissements). Organiser les réunions : préparer et distribuer les ordres du jour, réserver les salles, envoyer les invitations, coordonner les intervenants, organiser le service traiteur et préparer les présentations. Créer, modifier et relire des présentations et documents à l’aide de PowerPoint, Excel et Word. Préparer les rapports de dépenses, réserver les voyages, gérer le budget du bureau et en faire rapport mensuellement au vice-président. Tenir à jour les dossiers confidentiels et les classeurs thématiques. Opérations du bureau et gestion des installations Superviser les opérations quotidiennes du bureau de Montréal et assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble pour toute demande. Assurer la réception – du lundi au jeudi. Répondre aux appels entrants. Envoyer et recevoir les colis, coordonner avec les services de messagerie. S’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et communiquer avec le service TI en cas de problème. Gérer la communication interne entre les agences (IPG Health, FCB, WS), leur fournir un soutien au besoin pour assurer le bon fonctionnement de tout l’étage et relayer les avis de l’immeuble. Maintenir la propreté de la cuisine. Gérer les fournisseurs. Réapprovisionner les rafraîchissements et fournitures de bureau. Effectuer une révision trimestrielle des listes de cartes d’accès pour toutes les agences. Proposer des optimisations pour améliorer les opérations. Culture et communications Promouvoir la culture d’entreprise avec l’équipe : proposer et organiser des initiatives pour dynamiser l’environnement de travail dans le budget alloué. Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients. Soutenir l’intégration des nouveaux employés : Préparer les trousses de bienvenue (cadeaux, carte d’accès, cahier de notes). Faire visiter le bureau et expliquer l’aménagement de l’agence. S’assurer de l’intégration technique et de la mise en place de l’équipement. Gérer la boîte courriel générale de McCann Montréal. Traduire et relire des documents au besoin. Aider les RH avec la logistique des formations et le suivi des présences. Soutenir le départ des employés (retrait du matériel et procédures de sortie). Événements et mobilisation du personnel Organiser les réunions générales du personnel : coordonner le traiteur, préparer l’équipement technique. Planifier les fêtes estivales et de fin d’année : recherche de lieux, gestion logistique et coordination avec les fournisseurs. Coordonner les déjeuners et dîners clients. Réserver les déplacements et traiter les dépenses de l’équipe. Ce poste est pour vous si Vous êtes proactif(ve), minutieux(se) et vous épanouissez dans un environnement de bureau dynamique. Vous aimez être au bureau, aider les gens, apprendre de nouvelles choses et veiller au bon déroulement des opérations. Vous communiquez clairement, vous vous adaptez rapidement et vous êtes fier(ère) de bien faire les choses. Vous restez concentré(e) et rien ne vous échappe. Et quand les choses changent, vous savez vous adapter avec flexibilité. L’entreprise McCann Worldgroup Canada s’engage à maintenir une main-d’œuvre diversifiée en tant qu’employeur prônant l’équité en matière d’emploi (femmes, personnes en situation de handicap, peuples autochtones et minorités visibles). L’entreprise vise à offrir un milieu de travail inclusif et équitable où les employés se sentent valorisés, respectés et soutenus. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, nous serons heureux de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins. Avis : Arnaques liées au recrutement en ligne Veuillez noter que certaines personnes non affiliées à McCann Canada et/ou McCann Worldgroup utilisent frauduleusement notre nom et notre image pour solliciter des candidatures à de faux emplois, mener de fausses entrevues et/ou faire de fausses offres d’emploi.McCann Canada/McCann Worldgroup ne communiquera jamais à partir d’une adresse courriel personnelle (@gmail.com, @hotmail.com, etc.), ni ne demandera de l’argent pour des services liés au recrutement (vérifications d’antécédents, matériel informatique, etc.). Aucune information financière (compte bancaire, carte de crédit, etc.) ne sera demandée à des fins de recrutement.Les intervieweurs ne demanderont pas d’informations confidentielles ou personnelles (permis de conduire, passeport, NAS, carte de crédit ou renseignements bancaires). Les entrevues sont menées en personne ou par visioconférence, jamais par messagerie texte ou application (WhatsApp, Messenger, SMS, etc.). Si vous avez fourni des renseignements personnels dans le cadre d’une fausse offre d’emploi ou d’une fausse entrevue et que vous êtes préoccupé(e), nous vous recommandons d’agir en conséquence et de contacter les autorités locales. Vous pouvez également nous joindre à l’adresse suivante : fraudreport@interpublic.com Coordinate client lunches #J-18808-Ljbffr