Agent.e administratif.ve

SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous l’autorité de la Cheffe de service, Service à la clientèle, le titulaire du poste a pour mandat principal d’assurer un support administratif à l’équipe Exploitation et à la Haute direction.De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’ Agilité ; laCollaboration ; laProximité ; et laDurabilité , en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.DÉTAILS DES RESPONSABILITÉSSoutenir l'équipe exploitationConvoquer et prendre les minutes de certains comités au sein des Opérations aéroportuaires et pour certains partenaires en collaboration avec la coordonnatrice administrative, haute direction ;Aider à planifier les exercices pour les mesures d’urgence ;Préparer les documents pour les permis d’exploitation et des certificats d’assurance et assurer les suivis annuellement ;Révision des différents manuels de procédures et gestion des signatures et de la publication de ceux-ci avec Transports Canada et YQB en collaboration avec la coordonnatrice administrative, haute direction ;Collaborer au processus de rappel annuel de notre équipe d’installations extérieures (saisonniers d’hiver) et révision des documents de formation ;Apporter son support au niveau de l’uniformisation des procédures au Centre des services combinés (CSC).Effectuer le soutien administratifGérer la correspondance des équipes selon les directives reçues ;Réviser certains documents en termes de présentation, grammaire et langue ;Rédiger des textes, des comptes-rendus, des procès-verbaux, des documents et des tableaux à partir d’instructions générales ;Coordonner la tenue de diverses réunions ;Organiser les voyages d’affaires pour l’équipe Exploitations et du SLIA et faire les suivis au niveau des dépenses engendrées ;Apporter son support quant à toutes autres tâches administratives requises dans les différents départements de YQB ;Apporter son support à son gestionnaire quant aux tâches opérationnelles ;Gestion des traductions avec une firme externe ;Remplacer à la réception du siège social lorsque requis.Effectuer toutes autres tâches connexesEXIGENCESDiplôme d’études secondaires (DES) ;Diplôme d’études collégial (DEC) en secrétariat ;Une expérience exceptionnelle peut compenser l'absence de diplôme.QUALIFICATIONSExpériences requisesDétenir un minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.Niveau de langue requisLangue française parlée niveau avancé ;Langue française écrite niveau expert ;Langue anglaise parlée et écrite niveau intermédiaire (LDL7).COMPÉTENCESCompétences de savoir (j’ai appris)Les logiciels de la suite Microsoft 365 tel que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams.Compétences de savoir-faire (je sais)Planifier et organiser efficacement des rencontres en présentiel et en virtuel via Outlook et/ou Teams ;Créer des procédures, des lettres via Word ;Créer des fichiers de calculs automatisés via Excel ;Créer efficacement des présentations professionnelle PowerPoint ;Synthétiser les échanges verbaux en résumé écrit.Compétences de savoir-être (je suis) Essentielles (valeurs YQB)Agilité ;Collaboration ;Proximité ;Durabilité.Spécifiques à fonctionObtention de l’informationAnalyse et traitement de l’information ;Apprentissage ;Adaptabilité ;Organisation et suivi ;Gestion des priorités ;Souci du détail ;Fiabilité ;Efficacité à travailler à distance ;Compréhension des autres ;Communication interpersonnelle.CONDITIONS SPÉCIFIQUES À LA FONCTION NACompétences de savoir (j’ai appris)Les logiciels de la suite Microsoft 365 tel que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams.Compétences de savoir-faire (je sais)Planifier et organiser efficacement des rencontres en présentiel et en virtuel via Outlook et/ou Teams ;Créer des procédures, des lettres via Word ;Créer des fichiers de calculs automatisés via Excel ;Créer efficacement des présentations professionnelle PowerPoint ;Synthétiser les échanges verbaux en résumé écrit.Compétences de savoir-être (je suis) Essentielles (valeurs YQB)Agilité ;Collaboration ;Proximité ;Durabilité.Spécifiques à fonctionObtention de l’informationAnalyse et traitement de l’information ;Apprentissage ;Adaptabilité ;Organisation et suivi ;Gestion des priorités ;Souci du détail ;Fiabilité ;Efficacité à travailler à distance ;Compréhension des autres ;Communication interpersonnelle.