Agent ou agente de secrétariat

1 month ago

Québec, Canada Université Laval Full time
Numéro d'offre 15398Période d'affichage

Du 04-12-2024 au 12-12-2024

Lieu de travail

Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation
Pavillon Paul-Comtois
Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste Classe 11
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 58945

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement
Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

  1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
  2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
  3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
  4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
  5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
  6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
  7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
  8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
  9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
  • chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information

Logiciels utilisés: Suite Office (Word, Excel, Outlook et Access) et outils collaboratifs (Teams, etc.), Explo, PeopleSoft Finances et RH, SDP, InfoSilem, C-Cure, etc.

Sous la responsabilité de la coordination administrative du département, la personne occupant ce poste sera en service aux membres du personnel et des étudiants.es du département des sciences animales de la FSAA. La personne sélectionnée aura le devoir de maintenir ses connaissances des outils et des règles institutionnelles à jour. Elle sera également assujettie à un bon volume de transactions à saisir.

Voici quelques-unes des responsabilités que la personne sélectionnée aura à faire :

  • Agit à titre de secrétaire de la personne assumant la direction du département;
  • Saisir et vérifier des formulaires administratifs selon les modalités en vigueur de l’institution (Demandes d’achat, Rapport de dépenses, demandes de bourses, facturation interne/externe, etc.);
  • Saisir certains contrats simples sur le plan des ressources humaines (auxiliaires, surveillants, stagiaires, etc.);
  • Effectuer la mise en forme et la correction de documents divers;
  • Répondre à des demandes cléricales diverses (préparation de rencontres, rédaction de rapports et de comptes-rendus, etc.);
  • Aider à la gestion des stages;
  • ¿Tient à jour le cahier des plans de cours en collaboration avec les enseignants et effectue les rappels nécessaires;
  • Faire la saisie des informations liées aux charges de cours dans le système PSK;
  • Etc

De plus, la personne aura à assumer les responsabilités d’accueil pour le département (présentiel, téléphone, courriel et numérique). Elle aura la responsabilité d’informer la clientèle de toutes les ressources mises à leur disposition.

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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