Adjoint administratif

Lieu QC, Montreal - Bureau régional du Québec

Le grand public et les employé(e)s de CDC

Horaire de travail:

Durée du contrat:

Niveau de sécurité:

Fiabilité

Exigences linguistiques:

Préférence sera accordée aux personnes bilingues

Date de clôture:

L’adjoint administratif, à titre d’administrateur principal du secteur de services des approvisionnements pour la région, coordonne et fournit une gamme de services de soutien administratif au chef régional du secteur de services de l’approvisionnement. Le titulaire du poste mène de manière indépendante des activités administratives et fournit des services efficaces, opportuns et de grande qualité.
L’adjoint administratif saisit des données et produit des rapports connexes, et il gère des documents et des dossiers.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales

• Coordonner et fournir un soutien administratif au chef régional de secteur de services des approvisionnements et de son équipe.
• Relire, réviser et valider les documents administratifs avant la signature du chef régional.
• Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. pour les informations contractuelles dans le module des Contrats dans le système informatique, la production de rapports, les comptes de dépenses.
• Coordonner les communications provenant des unités administratives vers l’équipe du bureau régional (p. ex : : identifier les demandes prioritaires et urgentes, prioriser, diffuser, assurer un suivi des demandes). 
• Planifier et coordonner des déplacements et des événements.
• Assurer le contrôle et la surveillance de la conservation des documents numériques dans le cadre de la gestion des documents pour son unité administrative.
• Soutenir le chef régional et son équipe dans les tâches administratives liées aux processus d’approvisionnements (p. ex. affichage des documents d’invitations d’appel d’offres sur les babillards électroniques, intégrité de l’information sur les données reliées aux banques de fournisseurs, etc.).
• Créer des outils de suivi et recueillir des données à l’intention du gestionnaire afin de répondre aux exigences en matière de production de rapports.
• Soutenir le chef régional dans le suivi des formations requises par l’ensemble des employés du secteur de service.
• Produire, analyser et garantir la qualité et l’exactitude des données présentées aux gestionnaires (p. ex. feuilles de temps, rapports financiers, indicateurs de rendement, rapports liés aux ressources humaines).
• Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).

Autres tâches

• Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
• Fournir des solutions administratives pour améliorer les services au sein du site.
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières

• Pratiques administratives exemplaires.
• Principes d’approvisionnements publiques.
• Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office (p. ex : Outlook, OneDrive, MS Teams, PowerBi, Excel, Word).
• Gestion des dossiers.

Études/certification(s) et expérience

• Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et cinq ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
• Atout : Exigences minimales et cours liés à l‘approvisionnement ou expérience de base en approvisionnement.

Capacités

• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Gérer des échéances et des priorités multiples.
• Être soucieux des détails.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

• Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
• Coordonner le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.
• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
• Horaire de travail flexible et hybride en fonction de la politique

Pour commencer une carrière à Construction de Défense Canada (CDC), vous devez être un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada.À titre de condition d'emploi à CDC, il est nécessaire de détenir au minimum une cote de fiabilité. Certains rôles peuvent vous obliger à être titulaire d’une attestation de sécurité de niveau Secret.

CDC est responsable du processus d’habilitation de sécurité du personnel. Généralement, pour être éligible pour une cote de « fiabilité », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les cinq années précédentes, et pour être éligible pour une cote de sécurité de niveau « secret », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les dix années précédentes. Ce processus comporte habituellement le contrôle des références ainsi que la vérification des compétences, du casier judiciaire et de la solvabilité (au besoin), et il peut nécessiter une prise des empreintes digitales. Pour plus de renseignements sur l’obtention d’une cote de sécurité, veuillez consulter la Norme sur le filtrage de sécurité .

Il est essentiel de posséder la cote de sécurité appropriée pour obtenir un emploi à CDC. De plus, il incombe au candidat ou à l’employé de s’assurer qu’il peut obtenir et conserver le niveau d’attestation de sécurité requis pour commencer ou maintenir son emploi à CDC.À défaut d’obtenir ou de conserver le niveau d’attestation de sécurité requis, le candidat ou l’employé ne recevra pas d’offre d’emploi, l’offre conditionnelle sera déclarée nulle et non avenue ou son emploi prendra fin par suite d'un licenciement motivé. Pour tous les candidats et employés, le processus d’attribution de la cote de sécurité est effectué à l’aide d’une méthode rigoureuse qui comprend des enquêtes, des vérifications et des évaluations relativement à ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :

• le casier judiciaire
• les références
• les emplois précédents
• les sources ouvertes
• la situation crédit/financière

Le Code d'éthique (Code) de CDC est une condition d'emploi. Ceci accroît la confiance du public dans l'intégrité des employés de CDC et fournit des précisions aux employés sur certains problèmes, y compris les conflits d'intérêts réels ou potentiels. Avant de postuler ce poste (ou tout autre poste) à CDC, les candidats doivent se familiariser avec le Code. En effet, les nouveaux employés sont tenus d’attester avoir lu et compris le Code et de confirmer leur observation des exigences du Code dès le début de la période d’emploi à CDC. Les employés sont également tenus de revoir leurs obligations en vertu du Code et d'informer le Bureau du Président de tout changement dans leur situation le plus tôt possible et de remplir l'examen annuel une fois l'an.

Faites partie d’un milieu de travail diversifié et inclusif

Au sein de CDC, nous sommes déterminés à faire en sorte que chacun puisse s’exprimer et être authentique chez nous. Nous encourageons activement les candidatures de tous, notamment, mais sans s'y limiter, celles des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées, des minorités visibles et des membres de la communauté LGBTQ2+. Nous invitons également les personnes qui ne sont pas des citoyens canadiens, mais qui sont autorisées à travailler au Canada et qui ont au moins 5 ans d’expérience vérifiable, à poser leur candidature.

En tant qu’employeur, CDC souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et tiendra compte de toute demande de mesures d’adaptation formulée en raison d’une contre-indication médicale, d’un motif religieux ou d’un autre motif de distinction illicite prévu par la Loi canadienne sur les droits de la personne. Pour toute demande de mesures d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse careers@dcc-cdc.gc.ca .

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