Gestionnaire de bureau

À propos de TandemLaunchTandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal qui conçoit et développe des startups deep tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des avancées scientifiques en entreprises solides et pérennes.Le posteNous recherchons un(e) gestionnaire de bureau (Office Manager) qui prendra en charge les opérations quotidiennes du bureau et contribuera à l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement du lieu de travail — en soutenant les employés, en coordonnant les fournisseurs et services, en maintenant des contrôles rigoureux, et en veillant à offrir une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.Présentiel : poste sur site — le travail doit être effectué au lieu de travail (aucune option de télétravail)Heures de travail : 32.5 heures par semaine.Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue).3 semaines de vacances.Principales responsabilitésMettre en place et améliorer en continu les processus administratifs et les procédures de bureauRéviser et évaluer les procédures existantes afin d’accroître l’efficacité et la cohérenceÉtablir les priorités de travail, assurer le respect des échéanciers et maintenir la conformité aux procéduresCoordonner les opérations quotidiennes du bureau (équipement, fournitures, formulaires, disposition des actifs, stationnement, entretien, sécurité)Soutenir au besoin la logistique liée à l’hébergement et à la relocalisationContribuer à la préparation du budget d’exploitation et maintenir des contrôles d’inventaire et budgétairesCompiler des données et préparer des rapports récurrents et ponctuels, des manuels et de la correspondanceEffectuer une saisie de données précise et maintenir des dossiers structurés et bien organisésSuperviser et coordonner les procédures administratives du bureau avec les différentes parties prenantesPlanifier et contrôler le budget, les dépenses et les coûts liés au bureauOrganiser des événements sociaux internes, des programmes d’accueil (invités) et des activités d’équipeGérer la logistique des événements de bout en boutAssurer une gestion fluide du bureau et une expérience positive pour les employés et les visiteursExigencesLangues : bilingue (français/anglais)Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (gestion de bureau, gestion hôtelière, administration, secrétariat ou autre domaine pertinent).Expérience : Au moins 5 ans d’expérience à titre de gestionnaire de bureau ou dans un poste similaire.Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaborationExcellente communication, à l’oral comme à l’écritTrès bonne organisation et gestion du tempsAutonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipeAisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapideCapacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pressionMaîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, OutlookAtouts (bon à avoir)Connaissance de SharePoint ; logiciels de base de données, de logiciels RH et de plateformes de médias sociaux._____________________About TandemLaunchTandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.The RoleWe’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.Be available for on-site role : Work must be performed at the physical location (no remote option)Work hours : 32.5 hours per week.Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision)3 weeks of vacation.Key ResponsibilitiesImplement and continuously improve administrative processes and office proceduresReview and evaluate existing procedures to drive efficiency and consistencyEstablish work priorities, ensure deadlines are met, and maintain procedural complianceCoordinate day-to-day office operations (equipment, supplies, forms, asset disposal, parking, maintenance, security)Support accommodation and relocation logistics when neededAssist with operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controlsAssemble data and prepare recurring and ad hoc reports, manuals, and correspondencePerform accurate data entry and maintain organized recordsOversee and coordinate office administrative procedures across stakeholdersPlan and control budget, expenditures, and office-related spendPlan internal social events, guest programs, and team activitiesManage event logistics end-to-endEnsure smooth office management and a positive employee/guest experienceRequirementsLanguage: Bilingual (English/French)Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field).Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role.Strong interpersonal skills and collaboration mindset.Excellent written and verbal communication.Highly organized with strong time-management skills.Adaptable, proactive, and reliable team player.Comfortable working independently in a fast-paced environment.Able to manage a high workload and perform well under pressure.Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, OutlookGood to haveKnowledge in SharePoint. Database software; Human resources software ; Social media platforms.