Réceptionniste et adjoint(e) aux comptes fournisseurs

Réceptionniste et adjoint(e) aux comptes fournisseursDescription du posteRelevant du contrôleur, la personne titulaire du poste assure un accueil professionnel et courtois des visiteurs et des appels, tout en offrant un soutien administratif au service de la comptabilité, principalement pour les comptes fournisseurs. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement des opérations administratives quotidiennes.Responsabilités principalesRéceptionAccueillir les visiteurs, clients et fournisseurs de façon professionnelleRépondre aux appels entrants et les acheminer aux bonnes personnesRecevoir, trier et distribuer le courrier et les livraisonsGérer les courriels généraux de l’entreprise (ex. info@…)Tenir à jour les registres des visiteurs et des livraisonsCommander et gérer les fournitures de bureauAider à l’organisation des réunions internes (préparation des salles, café, eau, etc.)Effectuer toute autre tâche liée à la réceptionSoutien administratif et comptes fournisseursRecevoir, vérifier et classer les factures des fournisseursPréparer les factures pour approbation et les saisir dans le système comptableEffectuer la conciliation des bons de commande, réceptions et factures (conciliation à trois volets)Communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les écarts ou obtenir des informations manquantesParticiper à la préparation des paiements et au classement des documents comptablesMaintenir les dossiers fournisseurs à jour (papier et électronique)Offrir un soutien administratif général à l’équipe comptable (saisie de données, rapports, archivage, etc.)Collaborer avec les autres départements afin d’assurer la fluidité des processus administratifsProfil recherchéExcellentes aptitudes en communication orale et écriteBilinguisme français / anglaisSens aigu de l’organisation, souci du détail et discrétionCapacité à gérer plusieurs priorités simultanémentAttitude professionnelle et orientée serviceBonne maîtrise des outils informatiques : Outlook, Word, Excel et QuickBooksExigencesMinimum 1 an d’expérience en comptes fournisseursDisponibilité à temps plein--Receptionist & Accounts Payable AssistantPosition OverviewReporting to the Controller, the Receptionist & Accounts Payable Assistant is responsible for providing a welcoming and professional front-desk experience while supporting the accounting department with accounts payable and general administrative duties. This role is essential to the efficient day-to-day operations of the office.Key Duties and ResponsibilitiesOffice ReceptionWelcome visitors, clients, and vendors in a courteous and professional mannerAnswer, screen, and redirect incoming telephone callsReceive, sort, and distribute mail and courier deliveriesMonitor and manage general company email inboxes (e.g., info@…)Keep accurate records of visitors and deliveriesOrder and maintain office supplies and stationeryAssist with the setup of internal meetings (coffee, water, room preparation)Perform other reception-related tasks as requiredAdministrative & Accounts Payable SupportReceive, review, and organize supplier invoicesEnter approved invoices into the accounting systemPerform three-way matching (purchase orders, receiving documents, and invoices)Follow up with suppliers regarding discrepancies or missing documentationAssist with payment preparation and accounting file maintenanceMaintain up-to-date supplier records (electronic and paper)Provide general administrative support to the accounting team, including data entry, reporting, and document archivingCoordinate with internal departments to ensure smooth administrative workflowsQualifications & SkillsStrong verbal and written communication skillsBilingual in English and FrenchHighly organized, detail-oriented, and discreetAbility to manage multiple priorities in a fast-paced environmentProfessional demeanor and strong customer service skillsProficiency with office software, including Outlook, Word, Excel, and QuickBooksRequirementsMinimum 1 year of experience in Accounts PayableFull-time, permanent availability