Adjoint, ou une adjointe de direction

1 month ago

Montreal, Quebec, Canada Ordre des Infirmières et Infirmiers du Québec - OIIQ Full time
L'OIIQ cherche à recruter un adjoint, ou une adjointe de direction

(Direction, Bureau du syndic)

N o d'affichage : 24-S-10

Statut d'emploi : Poste permanent Temps plein

Échelle salariale : ,21 $ à ,79 $

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

Apprenez-en plus sur l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L'OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l'équité. Il compte plus de membres et quelque personnes dans un parcours d'admission à la profession. Sa mission est d'assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l'amélioration de la santé des Québécois. L'OIIQ a également pour mandat d'assurer la compétence et l'intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d'une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l'OIIQ, c'est bénéficier d'un environnement de travail dynamique où la diversité et l'inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l'ambiance est collaborative. Mais c'est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l'OIIQ :
  • de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
  • de la collaboration et du partage;
  • des avantages sociaux qui se démarquent;
  • des défis de taille;
  • du développement professionnel;
  • de la responsabilisation.
Des défis motivants :

À la Direction, Bureau du syndic, vous aurez à soutenir administrativement les activités de la Direction par l'utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu'à la logistique de rencontres et d'événements. Vous aurez à coordonner ces activités courantes en participant notamment à l'élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership des façons de faire et en maximisant leur efficacité.

Vous assurez la gestion des communications par :
  • Téléphone : vous répondrez aux appels, prendrez les messages, communiquez les informations relevant de sa compétence, filtrez les appels et acheminez les appels à la bonne personne;
  • Courrier électronique : vous recevez les messages, répondrez à certaines demandes relevant de sa compétence et acheminez les autres demandes ou messages à la bonne personne;
  • Courrier régulier interne et externe : vous dépouillez le courrier, répondrez à certaines missives relevant de sa compétence et distribuez à la bonne personne.
Effectuer la gestion des agendas :
  • De la syndique : vous prendrez, déplacez et confirmez des rendez-vous, réunions, conférences et audiences; assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours; établissez les itinéraires de voyages d'affaires de la syndique et faites les réservations de transport, d'hébergement et de restauration;
  • De la Direction : vous assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.
Assurer la gestion des dossiers :
  • Vous participez à la préparation, à la réalisation et au suivi des dossiers;
  • Vous recevez, présentez et acheminez toutes les requêtes après consultation auprès de la syndique.
Assumer la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction :
  • Vous organisez l'ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et d'équipements pertinents et autres selon les besoins);
  • Vous assistez aux réunions au besoin et faites le compte rendu s'y rapportant;
  • Vous préparez et rédigez, à partir de brouillons ou de textes, de la correspondance, de la documentation, des présentations, des formulaires ou autres, et voir à leur mise en page;
  • Vous effectuez la correction d'épreuves en vérifiant la conformité et l'exactitude des documents (orthographe et syntaxe);
  • Vous participez à l'élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et les tenir à jour;
  • Vous compilez des données variées, les mettre à jour et produisez les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés;
  • Vous mettez en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques relatifs à la gestion du Bureau du syndic;
  • Vous préparez les demandes d'avance de chèques et d'engagement de dépenses et faites le suivi du remboursement des dépenses;
  • Vous effectuez et maintenez la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la Direction;
  • Vous collaborez à la préparation des prévisions budgétaires et au suivi budgétaire;
  • Vous effectuez toute autre tâche connexe.
Avez-vous ce qu'il faut pour être notre prochain adjoint, ou notre prochaine adjointe?
  • Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un certificat universitaire pertinent à l'emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinente à l'emploi;
  • Expérience pertinente d'au moins cinq ans. L'expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigée;
  • Excellence de l'orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise d'une méthode de prise de notes rapide;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Outlook, Excel et PowerPoint (niveau intermédiaire) et Word (niveau avancé).
  • Faire preuve de discrétion et de jugement;
  • Savoir faire face à l'ambiguïté et à l'incertitude;
  • Faire preuve d'autonomie et d'intégrité;
  • Savoir gérer les priorités et prendre des décisions de qualité;
  • Avoir des aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe;
  • Savoir informer.
Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d'une lettre de motivation sur la page carrières

Merci,

L'OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.
  • Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un certificat universitaire pertinent à l'emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinente à l'emploi;
  • Expérience pertinente d'au moins cinq ans. L'expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigée;
  • Excellence de l'orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise d'une méthode de prise de notes rapide;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Outlook, Excel et PowerPoint (niveau intermédiaire) et Word (niveau avancé).
  • Faire preuve de discrétion et de jugement;
  • Savoir faire face à l'ambiguïté et à l'incertitude;
  • Faire preuve d'autonomie et d'intégrité;
  • Savoir gérer les priorités et prendre des décisions de qualité;
  • Avoir des aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe;
  • Savoir informer.

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