Analyste en gestion documentaire

3 months ago

Montréal Quebec, Québec, Canada Éco Entreprises Québec Full time

Conditions d’emploi

  • Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine)
  • Horaire comprimé 9/10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours)
  • Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle
  • Politique de télétravail - 2 journées en présentiel
  • Rémunération concurrentielle
  • Régime de bonification
  • Programme d’assurance-groupe et de retraite financé en partie par l’employeur
  • Banque de congés personnels, dont un congé le jour de votre anniversaire
  • Titres de transport payés par l’employeur – Bureaux facilement accessibles en autobus, métro ou train de banlieue


Description du poste

L’univers de la collecte sélective est en pleine évolution au Québec et ÉEQ se retrouve au coeur de cet important changement sociétal et environnemental. La modernisation du système répondant aux enjeux du XXIe siècle requiert un important travail de collaboration dans l’organisation et avec les différentes parties prenantes impliquées. A titre de nouveau donneur d’ordre de la collecte sélective au Québec, ÉEQ travaille à mettre en oeuvre ce vaste chantier de modernisation de la collecte sélective reposant sur le principe de responsabilité élargie des producteurs (REP) et ce, à titre d’organisme de gestion désigné (OGD).

Sous la responsabilité de la secrétaire générale, vice-présidente affaires juridiques et publiques, le titulaire du poste est responsable de l’analyse, du développement, de la coordination et du contrôle des systèmes, méthodes et processus en lien avec la gestion documentaire et l’archivage afin d’assurer une gestion efficiente, flexible et moderne des documents. Il participera également aux divers projets en gestion documentaire, notamment la transition de l’organisme vers une gestion électronique des documents avec un outil de gestion documentaire.

À ce titre, il est prévu qu’il exerce les fonctions suivantes :

  • Coordonner et assurer l’implantation, l’évolution et le maintien de systèmes et de processus de gestion documentaire et d’archivage, en élaborant et en déployant des solutions créatives, adaptées et bien alignées avec les besoins de l’organisation et des utilisateurs, tout en respectant les échéanciers établis ;
  • Conseiller et soutenir l’organisation quant à l’acquisition de logiciels et d’outils liés à la gestion documentaire et l’archivage ;
  • Évaluer les besoins des utilisateurs, recueillir des renseignements auprès de ceux-ci et identifier les sources potentielles de difficultés afin de pouvoir y remédier en déployant les solutions pertinentes ;
  • Participer à la définition et à la configuration des exigences fonctionnelles et techniques nécessaire à l’implantation du système de gestion documentaire ;
  • Définir et contribuer à la mise en œuvre de stratégies de déploiement, de communication et de gestion du changement nécessaires à l’implantation d’un nouveau système de gestion documentaire ;
  • Assurer la mise en œuvre d’une approche organisationnelle cohérente, concertée et axée sur la transformation numérique et l’automatisation des processus en matière de gestion des documents ;
  • Concevoir, implanter et mettre à jour des plans de gouvernance, d’architecture d’information et des outils de gestion documentaire (plan de classification, calendrier de conservation, politique GID, outils de gouvernance, catégorisation des actifs informationnels, règles de nommage, guides d’utilisation du système, etc.), tout en voyant à la cohérence de ces outils de gestion documentaire entre eux, et conseiller et soutenir les directions à cet égard ;
  • Veiller à l’application du calendrier de conservation de l’organisation et assurer le classement, la préservation et la destruction sécuritaire des documents ;
  • S’assurer que le système de gestion des documents et des archives de l’organisation respecte les lois et règlements en vigueur et assurer une veille des meilleures pratiques en matière de gestion électronique des documents ;
  • Développer des formations, former et accompagner les utilisateurs quant à l’utilisation des outils et des bonnes pratiques de gestion documentaire.

Qui sommes-nous?

Éco Entreprises Québec (ÉEQ), en tant que nouvel organisme de gestion désigné (OGD) pour les entreprises contributrices, s’est doté en 2021 d’une nouvelle Raison d’être : « De la collecte sélective à l’économie circulaire : Ensemble pour un monde durable ». L’organisme a également identifié trois nouvelles Valeurs d’engagement, soit, la Responsabilité, l’Équité et la Vigilance.

Organisme sans but lucratif privé, Éco Entreprises Québec (ÉEQ) représente depuis 2005 les producteurs de contenants, d’emballages et d’imprimés dans leur responsabilité financière à l’égard de la collecte sélective. Nommé organisme de gestion désigné (OGD) en 2022, ÉEQ est le donneur d’ordres de la gestion de la collecte sélective au Québec dans une perspective de développement durable.

En tant que leader de la responsabilité élargie des producteurs (REP), ÉEQ développe, gère et conseille des solutions en économie circulaire à ses membres producteurs en vue de réduire leur empreinte environnementale. Pour y parvenir, ÉEQ place l’écoconception, la recyclabilité et la traçabilité au cœur de ses actions avec ses partenaires.


EXIGENCES ET QUALIFICATIONS

Pour se qualifier, les candidats doivent répondre aux critères suivants :

  • Diplôme d’études universitaire en gestion de l’information, en archivistique ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ;
  • Posséder un minimum de 5 à 10 années dans un poste similaire ;
  • Expérience pertinente en traitement et indexation des documents ainsi que dans l’utilisation d’un outil de gestion électronique des documents ;
  • Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de l’environnement SharePoint et des logiciels d’édition des documents PDF ;
  • Connaissance du logiciel Meridian et d’un logiciel de gestion intégrée des documents tel qu’Ultima (atout) ;
  • Expérience en projet d’implantation de SharePoint (atout)
  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite.

Aptitudes

  • Fortes aptitudes à l'organisation et à la planification du travail ;
  • Bonne capacité d’analyse
  • Habiletés à faire preuve de minutie et de précision ;
  • Rigueur et autonomie ;
  • Dynamisme et créativité ;
  • Habiletés en communication et relations interpersonnelles ;
  • Discrétion et capacité à gérer de l'information de nature confidentielle ;
  • Capacité à travailler en équipe et à offrir un service à la clientèle de qualité.

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