SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS

Le CISSS de Montérégie-Centre a fait l’acquisition d’un Dossier Clinique Informatisé (DCI). Celui-ci est actuellement en cours de développement pour l’hôpital Charles-Le Moyne. La personne détentrice du poste joue un rôle central dans le paramétrage, la mise en place, le déploiement, le pilotage ainsi que la pérennisation de la solution.

Libellé du titre d'emploi:

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et aux systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services.

Sommaire de la fonction:

Elle gère les activités relatives au pilotage du DCI, elle assure la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités qui lui sont confiées. La personne gère les lots de travail qui lui sont assignés et implique les collaborateurs adéquats afin de rencontrer les cibles.

Elle travaille en étroite collaboration avec les différents partenaires impliqués dans le projet DCI.

Elle participe aux décisions des processus opérationnels et fonctionnels du DCI et des futurs flux de travail pour chaque module en collaboration avec la ligne d’affaires concernée. Elle est soucieuse d’assurer l’efficience des processus et de leur amélioration continue.

Elle assure un rôle de vigie en ce qui a trait à la qualité des informations de gestion.

Elle apporte le soutien nécessaire pour l’élaboration des indicateurs, des tableaux de bord et du suivi et outils de gestion.
Collabore étroitement avec les secteurs de la performance et de l’amélioration continue de qualité et de la sécurité des soins afin de favoriser la cohérence des actions.

Elle assume un soutien transformationnel et a la responsabilité de transmettre les éléments nécessaires à son actualisation et de soutenir les membres de son équipe dans cette démarche, contribuant à la performance organisationnelle notamment au niveau de l’efficience, de l’efficacité, de la productivité, de l’accès et de la continuité.

Professionnel d’expérience, hautement crédible, la personne recherchée est dotée d’un grand esprit d’équipe.

Elle possède de fortes habiletés en gestion du changement ainsi qu’une capacité à résoudre de manière créative des situations complexes.

Communicatrice efficace, elle agit avec rigueur ainsi qu’avec un sens éthique élevé.

Elle documente de façon optimale et efficace les aspects pertinents en lien avec les systèmes d’information sous sa responsabilité.

Composantes et description des fonctions:

Les principales responsabilités des spécialistes en procédés administratifs en lien avec l’application DCI sont :

• Exercer un rôle essentiel dans l’ensemble des activités relatives à l’implantation du DCI.
• Mettre en place et diriger des ateliers de travail et des rencontres de suivi avec les différents partenaires;
• Organiser, diriger et coordonner les collectes d’informations et les validations auprès des lignes d’affaires concernées par ses lots de travail;
• Participer activement aux ateliers de paramétrages du DCI et développer les processus de travail en collaboration avec les équipes concernées.
• Identifier et escalader les risques potentiels pouvant retarder ou compromettre le projet et élaborer un plan d’action en conséquence;
• Faire preuve de leadership quant à la résolution des problèmes reliés à l’implantation du DCI;
• Participer à faire la promotion du projet DCI à l'interne;
• Rédiger différents documents et outils pour appuyer le déploiement et la mise en place du DCI et des nouveaux processus.
• Assurer un rôle-soutien auprès des équipes et gestionnaires au niveau de l’exploitation du DCI afin de soutenir une culture de la performance intégrée;
• Exercer un rôle-soutien auprès des gestionnaires et de leurs équipes afin de soutenir la performance de chacune des directions et l’atteinte des cibles fixées en assurant l’accompagnement requis pour la révision des processus et l’implantation de la gestion quotidienne de la performance et de l’amélioration continue;
• Exercer un rôle-soutien auprès des directions, des comités et des équipes de travail pour identifier, produire et interpréter les différentes données;
• Assurer l’élaboration et l’évaluation des outils de travail de l’équipe ainsi que des processus;
• Analyser la performance de l’organisation par rapport aux établissements comparables et à sa propre évolution;
• Exploiter, analyser, valider et développer les systèmes générant des données clinico-administratives;
• Procéder avec l’approbation des gestionnaires concernés à des audits pour mesurer des processus et proposer des projets d’amélioration continue pour augmenter la performance de l’organisation;
• Collaborer à l’implantation et la pérennisation de la culture de la performance et de l’amélioration continue au sein du CISSS;
• Soutenir le développement global des connaissances de la performance et de l’amélioration continue en offrant de la formation;
• Évaluer la pertinence et la performance des projets réalisés;
• Réaliser la formation, le coaching et le co-développement à l’interne et auprès des gestionnaires et équipes ciblées;
• Coordonner et soutenir le développement de travaux standards reliés aux processus critiques et les programmes d’audits permettant d’en assurer la pérennité et d’atteindre ainsi les résultats attendus;
• Collaborer étroitement avec les autres secteurs de la direction de la qualité, évaluation, performance, éthique et Lean.
CONNAISSANCES ACADÉMIQUES :
• Doit détenir un premier diplôme universitaire terminal en économique, en sciences de l'administration ou en sciences sociales ou dans une autre discipline appropriée à la fonction.

CONNAISSANCES PRATIQUES :
• Entrepôts de données Logibec et Report Builder
• Logiciel Clinibase-CI (GAP et Rendez-Vous), Siurge/Med-Urge, Med-GPS/Magic, Opera
• Excel avancé (tableau croisé dynamique, macro Visual Basic)
• Access (formulaire, requêtes, structure de données)
• Statistiques

COMPÉTENCES ET INTÉRETS PERSONNELS :
• Susciter l’innovation, la créativité et la recherche de l’excellence dans la révision continue des façons de faire afin de soutenir les priorités organisationnelles et d’assurer l’actualisation de la mission de l’organisation;
• Mettre en place dans l’ensemble de l’organisation, des mécanismes de gestion de performance au quotidien;
• Développer et actualiser l’offre de services en performance;
• Assurer une qualité et précision des données transmises au MSSS ou auprès de toutes autres instances.
• Assurer l’ordonnancement et la mise en œuvre des projets transversaux tout en minimisant les impacts sur l’organisation et la clientèle.
• Avoir une compréhension du réseau de la santé et de ses systèmes ainsi qu’une vision transversale de l’établissement.
• Faire preuve d’autonomie ainsi que d’un leadership positif et mobilisateur.
• Démontrer de l’intérêt pour les projets informatiques, la résolution de problème et le travail d’équipe.

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