Secrétaire administrative au Bureau de l'international

2 months ago

Montréal Quebec, Québec, Canada Collège de Maisonneuve Part time
Description sommaire : Service: Bureau de l’international
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Karine Blondin
Titulaire : Mélanie Bouthiette-Chartrand

Période : Dès que possible, pour une durée indéterminée *;
Salaire : De 24,56$ à 28,33$ l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi 8h30 à 16h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

* ou au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.

Fonctions : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Principales tâches et activités : Assurer le service de première ligne auprès de la clientèle et s’assurer de les orienter adéquatement :
  • Accueillir les visiteurs et assurer les tâches associées à la réception, incluant la perception et la distribution de la correspondance ;
  • Recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels vers la ressource appropriée;
  • Répondre aux besoins d’information générale des usagers pour le service.

Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
  • Tenir à jour l’agenda de la directrice adjointe;
  • Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service, notamment :
    • Effectuer la réservation et la préparation des locaux, préparer la documentation requise, procéder aux envois et rappels;
    • Au besoin, dresser le compte rendu des réunions et en assurer les suivis nécessaires;
    • Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect ;
    • Faire la gestion des courriels de la direction.
  • Assister la directrice adjointe dans la conception et la rédaction de documents, de notes de service ainsi que la correspondance courante et communiquer les informations relevant de sa compétence;
  • Concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.) requis par le service (interculturel, international, recrutement, recherche, autres);
  • Participer au développement du système de classement et d’archivage du service et en assurer le suivi, établir les procéduriers et les bases de données et assurer la gestion documentaire du service;
  • Tenir à jour et assurer le traitement des comptes de dépenses des membres de l'équipe, des feuilles de temps et de divers formulaires;
  • Effectuer les opérations nécessaires pour l’approvisionnement des ressources matérielles et informatiques, incluant fax et photocopieur;
  • Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes.


Description détaillée : Fournir un support logistique pour la mise en valeur des activités de l’équipe, la vitrine, le site web, les expositions et les semaines thématiques :
  • Préparer la vitrine thématique en collaboration avec les membres de l’équipe;
  • Mettre à jour les différentes pages du site web;
  • Soutenir les professionnelles dans l’organisation des expositions en lien avec les semaines thématiques ou les différentes activités;
  • Préparer de courts résumés d’activités pour l’Hebdo Maisonneuve;
  • Préparer les affiches promotionnelles pour les activités selon les gabarits fournis par les Communications.
Fournir un support administratif pour certaines tâches :
  • Assurer les suivis administratifs:
    • Faire les réservations de locaux et effectuer les modifications nécessaires pour les activités organisées;
    • Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
    • Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.
Fournir un soutien administratif pour les activités de recherche au Collège :
  • Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du volet de la recherche tels que concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.);
  • Effectuer le suivi administratif pour la gestion interne des fonds de recherche des chercheurs du Collège;
    • Faire le suivi des demandes de remboursement des chercheurs et des paiements avec le service des finances;
    • Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
    • Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.
  • Soutenir le volet logistique du Comité d’éthique sur la recherche;
  • Soutenir au besoin le professionnel responsable du dossier de la recherche, notamment la correspondance;
  • Tenir à jour le suivi des indicateurs du Plan stratégique liés au dossier de la recherche;
  • Soutenir la préparation des activités de diffusion de la recherche au Collège (répertoires, mise à jour de contenus sur le site web, diffusion dans l’Intranet, etc.).
Tâches diverses :
  • Formuler des recommandations relatives à l’amélioration de méthodes et procédures de travail.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience
Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Exigences
  • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
  • Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel;
Atouts
  • Compétences artistiques;
  • Connaissance des logiciels Moodle, MIA et Clara;
  • Connaissance des médias sociaux;
  • Connaissance de l’anglais;
  • Compétences interculturelles et aptitudes à travailler avec une clientèle diversifiée;
  • Connaissance de la gestion des fonds de recherche des chercheurs du Collège;
  • Connaissance de la plateforme Survey Monkey.


Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

  • Secrétaire juridique

    5 months ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Fédération Interprofessionnelle de la Santé du Québec Full time

    *Poste temporaire jusqu'en janvier 2025 avec possibilité de prolongation* L’échelle salariale varie, selon l’expérience, de 60 500$ à 72 400$ par année. L’horaire de travail est de 32,5h par semaine, du lundi au vendredi. Programme d’assurances collectives complet payé en partie par l'employeur, régime de retraite à prestation...

  • Agent(e) de soutien administratif – Classe principale

    1 month ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Collège Jean-de-Brébeuf Full time

    Le Collège vous offre l'opportunité de rejoindre l'équipe de la Direction des études dans le rôle d'agent ou d'agente de soutien administratif, classe I au bureau des admissions.La personne du titulaire du poste assure un service efficace et courtois au bureau des admissions et établit un contact chaleureux et avenant avec les futurs...

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    2 months ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada ÉTS - École de technologie supérieure Full time

    VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située...

  • Agent.e de bureau

    1 week ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Totem recruteur de talent Full time

    Horaire: 35h/sem.Lieu: MontréalSalaire: 25$-26$/hStatut: Temporaire à durée indéterminéeNotre client, une organisation dans le secteur de la distribution, est à la recherche d'une Agente de bureau pour un mandat temporaire, en présentiel, avec un horaire de 35h par semaine.Responsabilités:Travailler en étroite collaboration avec le directeur du...

  • Office Assistant

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Groupe Crédit Agricole Full time

    Job Title: Office AssistantSummary of the position:Credit Agricole CIB Canada is looking for a dynamic candidate to be the Office Assistant to the Canada Management Team.Credit Agricole CIB Canada (“CACIB Canada”) is part of the Credit Agricole Group, a world leading financial institution.CACIB Canada has a senior commercial team of about 20 employees...

  • Responsable de la gestion administrative

    1 month ago

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    Le Centre de services scolaire de Montréal est à la recherche d’un-e responsable de la gestion administrative pour le bureau de la direction générale, afin de pourvoir un poste à temps complet. ​​​​​​​Rôle et responsabilités :Sous l’autorité de la direction générale du Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM), la personne...

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    5 days ago

    Montréal-Est, Québec, Québec, Canada Umanico Full time

    Umanico, le talent à la bonne place ! Notre client, une entreprise située dans l'Est de Montréal, cherche actuellement un(e) Secrétaire réceptionniste pour enrichir son équipe. Si tu souhaites rejoindre une entreprise en pleine expansion qui s'attaque à des projets d'envergure, c'est l'occasion à ne pas manquer ! Les principales...

  • Gestionnaire de Bureau

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Evlv Full time

    Titre du poste : Gestionaire de bureauLieu de travail : MontréalDépartement : Gestionnaire de bureauAperçu du poste :Nous sommes à la recherche d'un(e) gestionnaire de bureau organisé(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe à Montréal. Le candidat idéal sera responsable d'une variété de tâches qui soutiennent les opérations du...

  • Secrétaire d'école

    7 days ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada dupuis Full time

    Description de l’employeur Notre client, est un collège privé mixte situé à Montréal. Dynamique, engagé et centré sur l’élève, il offre un enseignement de qualité en français et enrichi dans toutes les matières dispensées, de la 1re à la 5e secondaire. Le collège souhaite offrir à ses 1500 élèves un environnement propice à...

  • Secrétaire d’école

    1 month ago

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    ​​​​​​​Horaire de travailLundi au vendredi, de 8h À 12h et de 13h À 16hNature du travailEn plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de...

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    Montréal, Quebec, Québec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Vous êtes une personne organisée, possédant une bonne expérience de la paie et des avantages sociaux? Vos compétences pourraient être mises à profit au sein de notre organisation!Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche une (2) agentes ou agents de bureau, classe principale pour travailler au Bureau de la paie et des avantages...

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    1 month ago

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    2 months ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche de conseillères et conseillers en orientation pour occuper des postes à temps complet.Rôle et responsabilitésSous l'autorité de la direction de l'école, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emploi consiste à établir et assurer une relation...

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    Montréal, Quebec, Québec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche de conseillères et conseillers en orientation pour occuper des postes ou des remplacements à temps plein et à temps partiel. Rôle et responsabilitésSous l'autorité de la direction de l'école, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emploi...

  • Conseillères et conseillers en orientation

    1 day ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche de conseillères et conseillers en orientation pour occuper des postes ou des remplacements à temps plein et à temps partiel. Rôle et responsabilitésSous l'autorité de la direction de l'école, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emploi...

  • Courtier assurance dommages des entreprises

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Drake International Full time

    COURTIER - ASSURANCES DOMMAGES - COMMERCIAL - ENTREPRISE - VENTES - MODULE - SERVICE À LA CLIENTÈLE - TÉLÉTRAVAIL - Jusqu'a 90 000$/ANNÉE +++En tant que courtier en assurances de dommages au département du service à la clientèle, vous travaillerez dans un milieu confortable de bureau. Vous comprenez l'importance d'être le premier point...

  • Conseiller·ère en Recrutement et Développement des Affaires

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Fed Supply Full time

    On dit de toi que tu es persévérant·e, que tu aimes les défis, tout en étant à l'écoute et appréciant créer des relations authentiques avec les autres ? Si tu te reconnais dans ces qualités, le poste de Conseiller·ère en Recrutement et Développement des Affaires est fait pour toi ! Implanté à Montréal depuis 8 ans, LE GROUPE FED continue...

  • Technicienne ou technicien en administration

    5 months ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Collège Jean-de-Brébeuf Full time

    Description de l'établissement Fondé en 1928, le Collège Brébeuf est un établissement d'enseignement privé agréé. Le Collège compte plus de 400 employés et accueille environ 1200 élèves au secondaire et près de 1700 étudiants au collégial. Fidèle à la riche tradition humaniste, Brébeuf poursuit sa mission d'excellence en formant...

  • Cheffe ou Chef de cabinet

    1 month ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada ÉTS - École de technologie supérieure Full time

    L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown...