Support aux ventes et à la comptabilité

Support aux ventes et à la comptabilité

Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne en support aux ventes et à la comptabilité chez notre client situé à Brossard. Clemex se spécialise dans le développement de solutions et instruments d'optique de précision.

Rôle et principales fonctions :

La personne en poste chez Clemex aura une responsabilité dans l'accompagnement de l'équipe des ventes en effectuant diverses tâches internes liées aux ventes, aux opérations du CRM, à la gestion des devis, au traitement des demandes des clients par courriel et à la facilitation des communications entre les représentants des ventes, les spécialistes produits et les clients.

Elle relève directement de la Directrice des opérations et travaille en collaboration avec le Coordonnateur senior des ventes internes pour assurer l'efficacité des opérations.

De plus, le ou la support aux ventes et à la comptabilité sera responsable de la génération de rapports à partir du CRM et d'autres bases de données selon les demandes de la direction générale.

Cette personne sera également en charge de l'ensemble du processus des comptes clients (recouvrement, mise à jour et gestion des portails clients, création de profils clients, envoi des relevés de compte en fin de mois, facturation et réception des paiements).

Plus précisément, ses tâches seront les suivantes :

• Fournir un soutien administratif à l'équipe des ventes, notamment en planifiant des rendez-vous et en organisant des réunions.
• Mettre à jour et maintenir le système de gestion de la relation client (CRM) avec des informations précises et à jour, incluant les interactions avec les clients, les prospects et les opportunités.
• Préparer et envoyer rapidement et précisément des devis aux clients, conformément aux politiques et directives de tarification de l'entreprise.
• Répondre aux demandes et courriels des clients de manière professionnelle et rapide, en fournissant les informations et l'assistance nécessaires.
• Servir d'intermédiaire entre les représentants des ventes, les spécialistes produits et les clients afin d'assurer une communication fluide et une bonne coordination des activités commerciales.
• Produire divers rapports à partir du CRM et d'autres bases de données, selon les demandes du Directeur général, en veillant à leur exactitude et à leur livraison en temps opportun.
• Travailler avec les départements Produits, Marketing, Production et Finances pour soutenir les initiatives de vente et assurer une expérience client optimale.
• Émettre des factures aux clients en veillant à ce que tous les détails et modalités de paiement soient correctement inclus. Enregistrer les paiements reçus et s'assurer que les comptes clients sont à jour. Effectuer le suivi des paiements et relancer les clients si nécessaire. S'assurer que toutes les informations des clients sont correctement enregistrées dans le CRM et l'ERP. Envoyer les relevés de compte mensuels aux clients. Mettre à jour et maintenir les différents portails utilisés par les clients pour le paiement des factures.

Profil et exigences :

• Bilinguisme (français et anglais) à l'oral et à l'écrit (essentiel);
• Expérience dans le domaine (dans un secteur similaire, un atout);
• Expérience en génération de rapports et analyse de données (un atout);
• Maîtrise des systèmes CRM;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Connaissance de Microsoft Business Central (un atout);
• Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Fortes capacités d'organisation et de gestion multitâche;
• Sens du détail et précision dans la saisie de données et la génération de rapports;
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique;
• Adaptabilité et volonté d'apprendre de nouveaux outils et processus.

Avantages et conditions de travail

• Poste permanent, temps plein (37.5 heures par semaine);
• Horaires flexibles
• Emploi en présentiel dans des espaces de travail modernes;
• Assurances collectives dès l'entrée en poste;
• Fonds de pension avec contribution de l'employeur;
• 4 semaines de vacances annuelles.

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Sales & Accounting support

We are currently looking for a Sales and Accounting Support person for our client located in Brossard. Clemex specializes in the development of precision optical solutions and instruments.

Job Summary

The Sales & Accounting support at Clemex plays a crucial role in supporting the sales team by managing various internal sales tasks, CRM operations, handling quotes, addressing client inquiries via email, and facilitating communication between sales representatives, product specialists, and customers. The Sales & Accounting support reports directly to the Operation Manager and works closely with the Senior Internal Sales Coordinator to ensure efficient sales operations. Additionally, the Sales & Accounting support will be responsible for generating reports from CRM and other databases as requested by the General Manager. This person will be also responsible of the whole Accounts Receivables processing (Collection, update and maintain customer portals, customer profile creation, sending statement of account at the end of month, Invoicing, cash receipt.

Key Responsibilities:

• Assist Sales Team: Provide administrative support to the sales team, including but not limited to scheduling appointments, and organizing meetings.
• CRM Management: Maintain and update customer relationship management (CRM) system with accurate and up-to-date information, including customer interactions, leads, and opportunities.
• Quoting: Prepare and send quotes to clients promptly and accurately in accordance with company pricing policies and guidelines.
• Client Correspondence: Respond to client inquiries and emails in a timely and professional manner, providing necessary information and assistance to address their needs or concerns.
• Communication Facilitation: Act as a liaison between sales representatives, product specialists, and customers to ensure smooth communication and coordination of sales activities.
• Report Generation: Generate various reports from CRM and other databases as requested by the General Manager, ensuring accuracy and timely delivery of information.
• Collaborative Efforts: Collaborate with other departments such as Product, marketing, Production, and finance to support sales initiatives and ensure seamless customer experiences.
• Accounts Receivable: This part of the job will be supervised by the financial controller:Invoicing customers and ensure that all the payment details, terms of payment are included properly. Entering payments against invoices when received and ensure that customer account is up to date.Collecting and follow-up with the customers for payment date. Ensure that all customer's information is properly entered in the CRM and ERP. Sending Monthly statement to customers. Updating and maintaining different portals used by customers for the payment of invoices.

Profile and Requirements

• Bilingualism (French and English), both spoken and written (essential)
• Experience in the field, ideally in a similar sector (an asset)
• Experience in report generation and data analysis (an asset)
• Proficiency in CRM systems
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Knowledge of Microsoft Business Central (an asset)
• Excellent communication skills, both verbal and written
• Strong organizational and multitasking abilities
• Attention to detail and accuracy in data entry and report generation
• Ability to work independently and collaboratively in a dynamic environment
• Adaptability and willingness to learn new tools and processes

Benefits and Working Conditions

• Permanent, full-time position (37.5 hours per week)
• Flexible working hours
• On-site work in modern office spaces
• Group insurance plan starting from day one
• Pension fund with employer contribution
• Four weeks of annual vacation