Executive Assistant

Executive Assistant (Tech savvy/Canva/AI)

Montreal, QC

Expert English communication skills are required for this role.

La maîtrise de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, est requise pour ce poste.

Description en français à suivre.

We are searching for a personable, organized, independent and detail-oriented Executive Assistant. You will be responsible for coordinating and planning all business-related aspects for a member of BCA’s Leadership Team.

Your key responsibilities will include:

• Calendar Management. You'll prioritize inquiries and requests for meetings, conference calls, dinners and other engagements while troubleshooting conflicts; making recommendations to ensure smooth day-to-day engagements. You'll provide daily calendar updates, summaries of upcoming activities, and detailed meeting prep ahead of webinars, one-on-one meetings and more.
• Client Services. Act as point person for some of our top-tier clients to organize meetings and answer client requests in a timely manner.
• Special Projects. Analyze current workflows and identify areas for improvement, utilizing AI tools and technologies where applicable. You'll support with designing and producing complex documents, reports, and presentations; collecting and preparing information for meetings with staff and outside parties; composing and preparing correspondence, maintaining contacts lists.
• Information Management. You'll maintain open communication, ensuring cross-collaboration within various teams. This will be through note taking, monthly update reports, daily meetings and entering data into our CRM.
• Travel Arrangements. You'll research, book, and coordinate travel -- ensuring required travel documents (such as VISAs) are in place, building itineraries, maintaining, and updating all calendars, and liaising with required parties at travel destination(s). This includes for domestic and international travel.
• Expenses. You will organize receipts and complete expense reports.
• Event Planning. You'll help plan and execute lunch/dinner events and conferences.

Your Behavioral Competencies

• Entrepreneurial, proactive, solutions-oriented mindset. This role will require thinking outside the box to design, implement, and optimize brand new workflows. You are a self-starter, critical problem solver who can switch priorities at a moment's notice with minimal or no direction.
• High EQ. You will quarterback high-stakes client interactions in partnership with senior cross-functional leaders from Research and Sales. You must be adaptable and open to change in a dynamic work environment. You possess the ability to present a positive and respectful front in all situations.
• Detail Orientation: You monitor your work and projects by checking it against milestones or deadlines, discovering the weakness or missing data. You are hyper-attentive to detail and work well under pressure.
• Team Work: you genuinely value other’s input and expertise, and are willing to learn from others. You solicit ideas and opinions to help form specific decisions or plans.
• Information Seeking: you ask a series of probing questions to get at the root of a situation or a problem, go below the surface presentation.
• No task is too small. Humility and strong work ethic to do whatever necessary to prioritize client experience.

Key Skills, Qualifications and Experience

• 1-3+ years' of post-bachelor experience as an executive assistant, preferably in the finance industry.
• Passionate about AI and other workflow efficiency programs.
• Mastery of Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel), and fluency with computers in general.
• Experience with creative programs such as Canva and Photoshop
• Advanced proficiency in Salesforce and CRM system management.
• Due to the executive’s frequent travel, flexible with working odd hours.
• You enjoy taking initiative, working collaboratively, and managing multiple projects simultaneously, while meeting tight deadlines.
• Excellent organizational and project management abilities.
• Outstanding communication and interpersonal skills.
• Maintaining confidentiality and exercising a high level of discretion is essential.

Why us?

We offer a competitive compensation package which empowers our employees to thrive both professionally and personally. Our benefits package includes medical, dental and vision coverage, employer matching retirement plan, flexible work arrangements, vacation time & paid holidays, tuition reimbursement & learning resources.

Assistant(e) exécutif(ve) - IA/technologie/Canva

Nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) compétent (e), organisé(e), indépendant(e) et soucieux(se) du détail. Vous serez responsable de la coordination et de la planification de tous les aspects liés à l'activité d'un membre de l'équipe dirigeante de BCA.

Les responsabilités du poste :

• Gestion du calendrier : vous classerez par ordre de priorité les demandes de réunions, de conférences téléphoniques, de dîners et d'autres engagements, tout en résolvant les conflits et en formulant des recommandations pour assurer le bon déroulement des engagements quotidiens. Vous fournirez des mises à jour quotidiennes du calendrier, des résumés des activités à venir et une préparation détaillée des réunions avant les webinaires, les réunions individuelles et autres.
• Services à la clientèle : vous agirez en tant que point de contact pour certains de nos clients de premier plan en organisant des réunions et en répondant aux demandes des clients dans les délais requis.
• Projets spéciaux : vous analyserez les flux de travail actuels et identifier les domaines susceptibles d'être améliorés, en utilisant des outils et des technologies d'intelligence artificielle si nécessaire. Vous contribuerez à la conception et à la production de documents, de rapports et de présentations complexes ; à la collecte et à la préparation d'informations pour les réunions avec le personnel et les parties extérieures ; à la rédaction et à la préparation de la correspondance et à la mise à jour des listes de contacts.
• Gestion de l'information : vous maintiendrez une communication constante et assurerez une collaboration transversale au sein des différentes équipes. Pour ce faire, vous prendrez des notes, établirez des rapports mensuels, organiserez des réunions quotidiennes et saisirez des données dans notre système de gestion de la relation client.
• Organisation des déplacements : vous effectuerez les recherches, les réservations et la coordination des voyages, en veillant à ce que les documents de voyage requis (tels que les VISA) soient en place, en établissant des itinéraires, en maintenant et en mettant à jour tous les calendriers, et en assurant la liaison avec les parties concernées sur le lieu de destination du voyage. Cela vaut pour les déplacement nationaux et internationaux.
• Dépenses : vous classerez les reçus et remplirez les notes de frais.
• Planification d'événements: vous participerez à la planification et à l'exécution des déjeuners/dîners et des conférences.

Habiletés comportementales

• Esprit d'entrepreneurial, proactif et orienté vers les solutions. Ce rôle nécessitera de sortir des sentiers battus pour concevoir, mettre en œuvre et optimiser le nouveau flux de travail. Vous êtes un candidat autonome, capable de résoudre les problèmes de manière critique et de changer de priorité à tout moment, avec un minimum d'instructions, voire aucune.
• QE élevé. Vous serez en charge des interactions avec les clients, en partenariat avec les responsables des services commerciaux et de la recherche. Vous devez être adaptable et ouvert au changement dans un environnement de travail dynamique. Vous avez la capacité de démontrer une image positive et respectueuse dans toutes les situations.
• Souci du détail. Vous surveillez votre travail et vos projets en les contrôlant par rapport aux étapes ou à des échéances, en découvrant les faiblesses ou les données manquantes. Vous êtes très attentif aux détails et travaillez bien sous pression.
• Travail d'équipe. Vous appréciez sincèrement la contribution et l'expertise des autres et vous êtes prêt à apprendre des autres. Vous sollicitez des idées et des opinions pour vous aider à prendre des décisions ou à élaborer des plans spécifiques.
• Recherche d'informations. Vous posez une série de questions pertinentes pour aller à la racine d'une situation ou d'un problème, vous allez au-delà de la surface de la situation.
• Aucune tâche n'est trop petite. Humilité et forte éthique de travail pour faire tout ce qui est nécessaire pour donner la priorité à l'expérience du client.

Compétences clés, qualifications et expérience :

• 1-3+ années d'expérience post-baccalauréat en tant qu'assistant de direction, de préférence dans le secteur de la finance.
• Passionné par l'IA et les autres programmes d'efficacité des flux de travail.
• Maîtrise de Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel) et aisance avec les ordinateurs en général.
• Expérience avec des programmes créatifs tels que Canva et Photoshop.
• Maîtrise avancée de Salesforce et de la gestion des systèmes de gestion de la relation client (CRM).
• En raison des déplacements fréquents du cadre, vous êtes prêt à travailler à des heures irrégulières.
• Vous aimez prendre des initiatives, travailler en collaboration et gérer plusieurs projets simultanément, tout en respectant des délais serrés.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion de projets.
• Le respect de la confidentialité et un haut niveau de discrétion sont essentiels.

Pourquoi nous?

Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel qui permet à nos employés de s’épanouir tant sur le plan professionnel que personnel. Notre régime d’avantages sociaux comprend une assurance pour les soins médicaux, dentaires et de la vue, un régime de retraite à cotisations égales, des modalités de travail flexibles, des vacances et des congés payés, le remboursement des frais de scolarité et des ressources d’apprentissage.