Manager, Site Selection

The Manager, Site Selection supervises the site selection personnel and all site selection related activities to ensure they are conducted to the Sponsor's satisfaction, in accordance with applicable standard operating procedures (SOPs), regulatory, good clinical practices and study-specific requirements. The Manager, Site Selection maintains departmental oversight and development to meet company needs.

RESPONSIBILITIES

More specifically, the Site Selection Manager:

• Oversees the management and development of site selection personnel: recruits new resources based on company needs; manages onboarding process for new employees; ensures adequate training of new and existing team members; plans and assigns work; oversees the performance of direct reports and performs annual reviews; guides professional development; addresses employee relation issues; escalates issues and communicates project risks to Senior Management, as necessary.
• Ensures adequate training and consistent use by the internal team members of SOPs and Tools related to sites selection activities
• Ensures that projects are completed to the Sponsor's satisfaction, ensuring quality deliverables on time, within budget and in accordance with applicable standard operating procedures (SOPs), regulatory and good clinical practices (GCP)
• Provides support, as needed, to site budget and contract negotiations and strategies to ensure overall investigator study budgets are within expectation
• Works in collaboration with project teams to identify quality issues related to sites performance through project meetings, escalation of site communications, and quality assurance audit findings
• May serve as a primary point of contact for Sponsors when issues must be escalated to ensure communication is maintained and resolution is achieved. Reports to Senior Management, if necessary
• Ensures the site selection team understands the hours allocated to each study activity and
• estimate hours/cost to complete. Ensures team member accountability for hours billed to each task vs level of task completion
• Identifies areas of excess billing with direct reports and resolves the issues
• Participates in proposal requests by overseeing prefeasibility outreaches, development of site selection strategies, and presentation at bid defense meetings
• Develops global site network relationships
• Develops and manages Business-to-site marketing initiatives to foster new working relationships with sites
• Develops maintenance strategies and oversees activities related to the investigators database to support site identification and selection
• Identifies potential areas for improvement and leads process improvement initiatives to optimize workflow and tools
• Supervises/coordinates CRA resources allocation required for site qualification visits
• Supervises/participates in sites selection including review of site qualification visit summaries
• Recommends/approves sites for participation in the study, in consultation with the Sponsor and the project team, as necessary
• Ensures adequate training and consistent use by the internal team members of SOPs and Tools related to sites selection activities
• Ensures project budget and timelines are met (i.e., site identification, feasibility assessment,)
• Works in collaboration with project teams to identify quality issues related to sites performance through project meetings, escalation of site communications, and quality assurance audit findings
• Responsible for the management and improvement of departmental key performance indicators (KPIs)
• Participates in Sponsors and regulatory agency audits as required
• Authors, reviews and updates related SOPs and Tool as necessary
• May perform other tasks in order to fulfill project requirements, as needed

The work environment

At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.

In this position, you will be eligible for the following perks:

• Flexible work schedule
• Permanent full-time position
• Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
• Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station)
• Possibility of working from home in accordance with company policies and public health directives
• Ongoing learning and development

About Innovaderm

Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe.

Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.

Le gestionnaire de la sélection des sites supervise le personnel chargé de la sélection des sites et toutes les activités liées à la sélection des sites afin de s'assurer qu'elles sont menées à la satisfaction du client, conformément aux procédures opérationnelles standard (POS) applicables, à la réglementation, aux bonnes pratiques cliniques et aux exigences spécifiques à l'étude. Le responsable de la sélection des sites assure la supervision et le développement du département afin de répondre aux besoins de l'entreprise.

RESPONSABILITÉS

Plus spécifiquement, le Gestionnaire de la sélection de Site :

• Supervise la gestion et le développement du personnel chargé de la sélection des sites : recrute de nouvelles ressources en fonction des besoins de l'entreprise ; gère le processus d'intégration des nouveaux employés ; veille à la formation adéquate des membres de l'équipe, nouveaux et existants ; planifie et attribue le travail ; supervise les performances des employés directs et procède aux évaluations annuelles ; guide le développement professionnel ; traite les questions relatives en relations avec les employés ; fait remonter les problèmes et communique les risques du projet à la direction générale, le cas échéant.
• Veille à ce que les membres de l'équipe interne reçoivent une formation adéquate et utilisent de manière cohérente les procédures opérationnelles standard et les outils liés aux activités de sélection des sites.
• Veille à ce que les projets soient menés à bien à la satisfaction du client, en garantissant la qualité des produits livrés, dans le respect des délais, du budget et des procédures opérationnelles normalisées (PON) applicables, des réglementations et des bonnes pratiques cliniques (BPC).
• Apporte son soutien, le cas échéant, aux négociations et stratégies budgétaires et contractuelles du site afin de s'assurer que les budgets globaux de l'étude de l'investigateur sont conformes aux attentes.
• Travaille en collaboration avec les équipes de projet pour identifier les problèmes de qualité liés aux performances des sites par le biais de réunions de projet, d'une remontée des communications du site et des résultats des audits d'assurance de la qualité
• Peut servir de point de contact principal pour les commanditaires lorsque des problèmes doivent être transmis à un échelon supérieur, afin de garantir le maintien de la communication et la résolution des problèmes. Rendre compte à la direction générale, si nécessaire.
• S'assure que l'équipe de sélection du site comprend les heures allouées à chaque activité de l'étude et estime le nombre d'heures et le coût de réalisation. Veille à ce que les membres de l'équipe rendent compte des heures facturées pour chaque tâche par rapport au niveau d'achèvement de la tâche.
• Identifie les domaines de surfacturation avec les employés directs et résout les problèmes.
• Participe aux demandes de propositions en supervisant les démarches de préfaisabilité, le développement de stratégies de sélection de sites et la présentation lors des réunions de défense des offres.
• Développe les relations avec le réseau mondial de sites.
• Élabore et gére des initiatives de marketing « business-to-site » afin de favoriser de nouvelles relations de travail avec les sites.
• Élabore des stratégies de maintenance et superviser les activités liées à la base de données des enquêteurs afin de soutenir l'identification et la sélection des sites.
• Identifie les domaines susceptibles d'être améliorés et dirige les initiatives d'amélioration des processus afin d'optimiser le flux de travail et les outils.
• Supervise/coordonne l'affectation des ressources des CRA nécessaires aux visites de qualification des sites
• Supervise/participe à la sélection des sites, y compris la revue des résumés des visites de qualification des sites.
• Recommande/approuve la participation des sites à l'étude, en consultation avec le client et l'équipe de projet, le cas échéant
• Veille à ce que les membres de l'équipe interne reçoivent une formation adéquate et utilisent de manière cohérente les modes opératoires normalisés et les outils liés aux activités de sélection des sites
• Veille à ce que le budget et les délais du projet soient respectés (identification des sites, évaluation de la faisabilité, etc.)
• Travaille en collaboration avec les équipes de projet pour identifier les problèmes de qualité liés à la performance des sites par le biais de réunions de projet, de la remontée des communications relatives aux sites et des résultats des audits d'assurance de la qualité
• Responsable de la gestion et de l'amélioration des indicateurs clés de performance (KPI) du département.
• Participe aux audits des clients et des organismes de réglementation, le cas échéant.
• Rédige, révise et met à jour les SOP et les outils nécessaires.
• Peut effectuer d'autres tâches afin de répondre aux exigences du projet, selon les besoins.

PROFIL

Éducation

• B.Sc. ou dans un domaine d'étude pertinent

Expérience

• Minimum de 6 ans d'expérience en recherche clinique dans l'industrie biotechnologique, pharmaceutique ou CRO, y compris une expérience significative et pertinente dans la sélection de sites, les activités de démarrage d'études et/ou a travaillé en étroite collaboration avec des sites ou a travaillé dans l'environnement d'un site.
• Une expérience de la gestion d'un département est un atout

Aptitudes et connaissances:

• Excellente maîtrise de l'anglais écrit
• La maîtrise écrite et orale d'autres langues (en particulier le polonais, l'espagnol, l'allemand et le français) est un atout.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
• Expérience préalable dans l'élaboration d'initiatives d'amélioration des processus, atouts
• Une expérience de la recherche clinique en dermatologie est un atout.
• Apprentissage rapide, bonne capacité d'adaptation et polyvalence. Solides compétences en matière de dépannage
• Capacité à travailler en équipe et à établir de bonnes relations avec les collègues, les sponsors et les sites.
• Organisé, capable de jongler avec des priorités concurrentes et de travailler dans un environnement en constante évolution.
• Flexibilité, attitude positive, souci du détail et esprit critique.

L'environnement de travail

Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l'innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d'avancement intéressantes.

Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Flexibilité sur l'horaire
• Poste permanent à temps plein
• Gamme d'avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
• Possibilité de travail à la maison en fonction des politiques de l'entreprise et des directives de la santé publique
• Formation et développement continu

À propos d'Innovaderm

Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d'une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd'hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.

Innovaderm s'engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

IDEAL PROFILE

Education

• B.Sc. or in a relevant field of study

Experience

• Minimum of 6 years' experience in clinical research in the biotechnology, pharmaceutical, or CRO industry, including significant and relevant experience in site selection, study start-up activities and/or has worked closely with sites or worked in a site environment
• Prior experience in development of process improvement initiatives, assets
• Experience of dermatological clinical research is a definite asset
• Departmental management experience is an asset

Knowledge and skills

• Excellent written English skills
• Written and spoken fluency in additional languages (particularly Polish, Spanish, German and French) an asset
• Excellent knowledge of Microsoft Office suite (Word, Excel, Power Point)
• Quick learner, good adaptability and versatile. Strong troubleshooting skills
• Ability to work in a team environment and establish good relationships with colleagues, sponsors, and sites
• Organized, able to juggle competing priorities, and work in a fast pace and evolving environment
• Flexibility, positive attitude, superior attention to detail, and critical thinking skills
• Good knowledge of good clinical practices, Health Canada, Food and Drug Administration (FDA) and/or regional (i.e. EU) regulations/guidelines as applicable.