Assistant(E) Adjoint(E)

2 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada McGill University Full time
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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
- L'assistant(e) adjoint(e) est chargé(e) de fournir un soutien flexible, souple et de haute qualité au président en supervisant toutes les questions liées à la programmation, aux réunions et aux événements spéciaux. Il effectue et/ou organise des activités à l'appui du fonctionnement quotidien, y compris l'enseignement et l'administration, en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs établis et alignés sur la vision stratégique de l'unité. Participer à l'établissement des priorités et des calendriers des projets, ainsi qu'à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets liés à la mission de l'unité. Travailler en collaboration avec l'équipe AEC sur des dossiers liés à l'administration des affaires académiques.
- FONCTIONS TYPIQUES:

- Effectuer et organiser des activités pour soutenir les opérations quotidiennes de l'unité en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs établis.
- Mettre en œuvre des procédures ou des systèmes administratifs modérément complexes à l'appui des activités de la faculté, du département ou de l'unité et veiller à ce que les activités respectent ou dépassent les exigences de qualité établies.
- Contrôler et rapprocher les comptes ; contribuer à la préparation de rapports et d'états. Approuver les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies.
- Planifier des réunions, des conférences, des déjeuners et des événements spéciaux. Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
- Tenir à jour l'inventaire des locaux et interagir avec les unités de service des installations pour les services nécessaires au bâtiment, tels que les rénovations, la sécurité, les interventions d'urgence, la sûreté, etc.
- Compiler des statistiques et des données à inclure dans des rapports. Mettre à jour les documents et les rapports, que ce soit sous forme imprimée ou sur le site web.
- Apporter un soutien aux activités administratives des étudiants et de l'université.
- Établir et favoriser des relations de travail efficaces en identifiant les besoins et en apportant un soutien à la prestation de services.
- Évaluer et résoudre les problèmes administratifs. Le cas échéant, informer le superviseur et formuler des recommandations.
- Assister aux réunions.
- Autres compétences et/ou aptitudes:

- Expérience confirmée de la gestion d'ordres du jour complexes et à multiples facettes. Expérience avérée de la rédaction de procès-verbaux et de la relecture de documents en anglais et en français. Capacité avérée à gérer des tâches multiples avec des délais serrés et des demandes concurrentes. Solides compétences organisationnelles, capacité à hiérarchiser les tâches et à organiser des réunions avec de nombreux dirigeants de haut niveau. Autonome, il a besoin d'un minimum de supervision pour mener à bien ses tâches. Doit être capable de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discrétion à tout moment. Méticuleux dans la documentation des actions de suivi des dossiers en cours. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en collaboration, y compris par délégation, au sein d'une équipe. Souci du détail et rigueur. Français et anglais - (Excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit. Solide connaissance des outils de bureautique Microsoft, notamment Power Point, Excel, Word, Outlook et OneNote. La connaissance de BANNER, Minerva, Endnote et MMP est un atout. Connaissance du français et de l'anglais : L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
- Autres informations : des tests peuvent être administrés.

Formation et expérience mínimales requises:
DEC III 3 ans Expérience connexe /

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau H) $ $40.97

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Professeur

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

- ._

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    Montreal, Quebec, Canada Thomson Tremblay inc. Full time

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