Adjoint de Conseiller

6 days ago


Ottawa, Ontario, Canada Ville d'Ottawa Full time
31 mars 2023
Industries Administrations publiques
Catégories Vérification, Certification
Ottawa, ON - Temps plein

**No de demande**: 7675

**Service**: Conseil municipal

**Direction**: Représentants élus

**Type d'emploi**: 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu'au 14 novembre, 2026)

**Heures de travail**: 35 heures par semaine

**Affiliation**: Non de l'Union/Non MGA

**Information sur le salaire**: Proportionnel à l'expérience et concurrentiel; excellent régime d'avantages sociaux

**Lieu**: 110 avenue Laurier Ouest

**Ville**: Ottawa, ON

**Catégorie d'emploi**: Administration et Services de soutien

**Nota**: Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L'adjointe ou adjoint de conseillère ou de conseiller (responsable des dossiers) gère et exécute un large éventail de services et processus politiques, opérationnels et de circonscription en appui au conseiller, par exemple : relations politiques internes et externes, traitement des dossiers du quartier, et représentation du conseiller dans des communications avec des collaborateurs et des résidents.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
Traiter des dossiers généraux, répondre aux questions des résidents et les aiguiller vers les services qui conviennent.
Répondre aux appels, aux courriels et aux lettres des résidents, du personnel de la Ville, des membres du Conseil municipal et d'autres représentants élus de tout ordre de gouvernement. S'occuper des résidents et d'autres personnes se rendant en personne au bureau du conseiller.
S'occuper des personnes qui communiquent avec le bureau du conseiller municipal concernant des affaires touchant le quartier ou la Ville en général. Il peut s'agir de membres ou présidents de comités.
Faire preuve de beaucoup de tact et de diplomatie.
Régler le plus rapidement possible le problème de la personne qui appelle en fournissant des renseignements et des précisions sur les politiques et programmes de la Ville ou les activités du Conseil municipal et des comités.
Joindre la direction générale concernée de la Ville pour obtenir les renseignements requis.
Aiguiller le résident vers le personnel concerné de la direction générale et faire un suivi pour s'assurer que l'issue est satisfaisante.
Résoudre des problèmes pour d'autres personnes qui appellent, y compris les représentants élus et le personnel, dans la mesure du possible, en fournissant des renseignements et des précisions, ou en aiguillant la personne vers les représentants de la Ville concernés.
Faire les recherches nécessaires pour répondre à la correspondance, par exemple : communiquer avec les responsables des directions générales pour avoir leur avis et obtenir les renseignements généraux pertinents des dossiers du bureau. Rédiger des courriels, des lettres et des notes de service qui seront soumis au conseiller et les verser dans un dossier de suivi à son intention.
FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d'études postsecondaires.

Diplôme en administration des affaires, en administration publique, en journalisme, en communication, en études anglaises ou dans un programme connexe.

Expérience dans la prestation de services administratifs - préférablement à un cadre supérieur - et de services de communication. Expérience de soutien à un représentant élu, un atout.

CONNAISSANCES
Mandat, structure et protocole du Conseil et de ses comités.
Profil démographique du quartier et initiatives en cours et enjeux importants dans le quartier.
Initiatives stratégiques et enjeux sous la responsabilité des comités que le conseiller préside ou dont il est membre.
Fonctionnement de la Ville, afin de pouvoir répondre aux questions des résidents et d'obtenir de l'information de fond et des documents pour la rédaction de l'ordre du jour des réunions des comités.
Structure administrative de la Ville.
Politiques et services municipaux.
Suite Microsoft Office.
Protocoles, systèmes et procédures de bureau.
COMPÉTENCES ET APTITUDES
Répondre avec efficacité et exactitude aux questions des médias et aux demandes d'information.
Capacité à expliquer les positions de principe sur des enjeux complexes et controversés.
Aptitudes solides en relations interpersonnelles et en communication.
Capacité à communiquer efficacement avec divers publics, à l'oral et à l'écrit, souvent dans des circonstances où l'autre personne peut être très émotive.
Sens de l'initiative avéré ne nécessitant qu'un encadrement général.
Capacité à gérer des situations difficiles.
Souci du détail.
Capacité à travailler efficacement, individuellement ou en équipe.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

**Exigences linguistiques**: Capacité à parler, à lire et à écrire l'anglais, obligatoire. Capacité à parler, à lire et à écrire le français, obligatoire.

**Exigences relatives au permis de conduire**: Posséder un permis de condui

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