Associate Director/Directeur(-trice) associé(e)

For English posting see:

Description du poste

En étroite collaboration avec le directeur et la doyenne, le directeur associé ou la directrice associée dirige la planification stratégique et l'administration efficace de l'Initiative. Le ou la titulaire du poste est responsable d'établir et de suivre l'ordre des priorités. Il ou elle doit prodiguer des conseils sur la portée et la mise en œuvre des activités du programme et des partenariats, tout en chapeautant l'aspect administratif des initiatives stratégiques.

La personne qui occupe ce poste assure la supervision des activités de l'Initiative, notamment la gestion financière, les responsabilités en matière de ressources humaines (y compris le recrutement et la supervision du personnel) et la gestion des comités et instances dirigeantes des unités. Elle joue un rôle central dans la création d'indicateurs et de rapports relatifs aux unités et aux projets. Elle établit et met en œuvre les normes, les pratiques et les systèmes des unités, et est appelée à interpréter et à appliquer les règlements, les politiques et les lignes directrices de l'Université. En tant que membre de l'équipe de direction administrative de la Faculté de gestion Desautels, elle fournit des conseils faisant autorité et du soutien, en plus de participer aux décisions de la haute direction de la Faculté en veillant à respecter les valeurs et la culture de l'Université McGill. Le directeur associé ou la directrice associée assure le lien entre l'Initiative et d'autres unités de la Faculté et de l'Université, par exemple le Bureau de la doyenne et les bureaux des programmes et des services, ainsi qu'avec des organisations externes.

Principales responsabilités

• Offrir un soutien de haut niveau et une expertise professionnelle de premier plan à la doyenne et au directeur relativement aux questions liées aux projets de l'Initiative ainsi qu'à la stratégie globale, à la gouvernance, aux ressources humaines, aux finances, à la rédaction de rapports de même qu'au suivi et à l'analyse du rendement.
• Produire du matériel promotionnel et de communication avec les équipes des communications et de l'avancement universitaire de la Faculté de gestion Desautels. Participer, le cas échéant, à la production de documents relatifs à l'Initiative pour atteindre les objectifs de marketing et de collecte de fonds de la Faculté, ainsi qu'à la rédaction de rapports annuels. Répondre aux demandes d'information ponctuelles provenant de l'interne et de l'externe.
• Analyser sur une base continue les effectifs, le financement, les activités, les politiques, les systèmes et les procédures afin de garantir l'efficacité départementale.
• Co-concevoir des plans stratégiques et des plans de projet pour l'Initiative, tout en menant ses propres projets.
• Déterminer et évaluer les priorités internes et les objectifs annuels pour l'équipe et les autres partenaires clés.
• Coordonner et établir l'ordre du jour des réunions d'équipe; garder une vue d'ensemble des dossiers de l'Initiative; et organiser et planifier tous les projets et programmes dans le but d'éliminer des contraintes et de les maintenir sur la bonne voie.
• Superviser le personnel administratif à son embauche et gérer les ressources humaines en étroite collaboration avec l'équipe des ressources humaines de la Faculté de gestion Desautels, notamment l'intégration et la formation, la définition des tâches et le suivi des projets, l'évaluation du personnel et du rendement ainsi que le maintien du moral de l'équipe et d'un environnement de travail positif pour tout le monde.
• Établir le budget de l'Initiative et les priorités en matière de dépenses avec la doyenne et le directeur, et superviser tous les aspects des finances de l'Initiative, notamment : les budgets de fonctionnement et par projet, et la mise en œuvre du budget approuvé; la gestion des dépenses et du financement de la dotation pour les activités en cours et les projets ponctuels; le suivi des flux de trésorerie tout au long de l'année; et le respect des politiques budgétaires et des procédures financières de l'Université.
• Revoir les nouvelles obligations contractuelles, y compris avec les consultants et consultantes ainsi que les prestataires de services externes, et assurer le suivi et le maintien des accords.
• Superviser l'organisation des réunions des comités et des groupes de travail ou le contenu lié à l'Initiative pour les entités organisées par d'autres unités, et assurer un suivi rapide et pertinent pour faire avancer les dossiers. Parmi les principaux groupes de travail, comités et parties prenantes de l'Université, citons le Bureau de la doyenne et le conseil consultatif de la Faculté de gestion Desautels, le conseil consultatif de l'Initiative et d'autres groupes importants financés par des dons.
• Nouer et entretenir des partenariats stratégiques avec des parties prenantes externes et représenter l'Initiative ou la Faculté de gestion Desautels lors de réunions à l'interne et à l'externe.
• Filtrer les demandes externes de contribution ou de soutien de l'Initiative à différents projets universitaires au sein de la Faculté et à l'extérieur, et y répondre.

Autres compétences recherchées

• Au moins cinq ans d'expérience dans un poste de gestion similaire comprenant des responsabilités opérationnelles (idéalement dans une université ou un établissement d'enseignement supérieur au Canada) ainsi qu'une expérience antérieure en direction de centres ou d'instituts.
• Solide connaissance du milieu universitaire, plus particulièrement de la recherche, de l'enseignement et de l'engagement communautaire en lien avec les questions de comportement et de prise de décisions en matière d'éthique des affaires et d'équité, de diversité et d'inclusion.
• Expérience à l'Université McGill ou à la Faculté de gestion Desautels, et connaissance de la culture organisationnelle et des systèmes (p. ex. Workday et Minerva), un atout considérable.
• Excellentes aptitudes en communication et maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit. Capacité à rédiger des documents et messages nuancés et clairs destinés à des publics variés à l'interne et à l'externe.**
• Capacité à travailler de manière indépendante pour concrétiser la vision de l'Initiative en s'appuyant sur les directives de la doyenne ou du directeur ainsi que sur les contributions d'autres membres clés de l'équipe. La priorité sera accordée aux personnes ayant une expérience et une connaissance du développement durable ainsi que des questions d'équité, de diversité et d'inclusion.
• Grande capacité à travailler en collaboration avec ses collègues et ses pairs. Discrétion, intégrité et tact.
• Habiletés éprouvées pour superviser et encadrer du personnel, ainsi que pour collaborer avec des membres du personnel enseignant et administratif chevronnés et les conseiller.
• Approche axée sur le rendement, capacité de respecter les échéances, grand leadership et professionnalisme remarquable. Excellent sens de la planification et grande capacité d'adaptation à l'évolution des besoins et des priorités.
• Maîtrise requise de Microsoft Office.

**Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 sur une échelle de 0-4

#LI-Hybride