Associé - Contrôleur de documents

3 weeks ago

La Prairie, Canada GE Energies Renouvelables Full time
Job Description SummaryL'Associé - Contrôleur de documents se rapporte au Lead Document Management Spécialiste. Vous serez chargé de mettre en œuvre la gestion des documents en suivant les processus internes d'un projet. Vous gérerez les livrables de la documentation du projet en fournissant un système complet de contrôle et de gestion des documents.

Vous serez responsable de la mise à jour de la liste des documents du projet. Vous serez responsable de la gestion, de la qualité des documents du projet ainsi que d'aider l'équipe projet à respecter les délais. #LI-ML2

Job Description

Responsabilités Principales

Processus de gestion des documents

  • Utiliser les procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion documentaire dans le cadre d'un projet.
  • Travailler en collaboration avec le DEP et/ou le spécialiste en chef de la gestion documentaire pour résoudre les problèmes qui ne relèvent pas des procédures.
  • Préparer la procédure de contrôle des documents du projet pour la gestion des documents du projet.
  • Veiller à ce que toutes les procédures de gestion des documents soient parfaitement connues et respectées par toutes les parties concernées (unités participantes, sous-traitants).
  • Assurer le suivi des livrables du projet.
  • Organiser le retour d'expérience sur la gestion des documents conformément au processus du projet en collaboration avec le spécialiste en chef de la gestion des documents.
  • Assurer la cohérence et la qualité de la documentation du projet.

Système de gestion des documents

  • Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion documentaire
  • Fournir une assistance fonctionnelle et aider les utilisateurs à utiliser le logiciel de contrôle des documents.
  • Créer toutes les listes de dessins et de documents nécessaires.
  • Gérer toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient enregistrées avec précision dans le système de gestion des documents.

Volet client/partenaire

  • Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires pour le suivi des documents livrables du projet.
  • Soumettre les documents au client
  • Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que la re-soumission des documents
  • Gérer le statut de retour de la documentation du projet par le client dans le système de gestion des documents
  • Préparer les bordereaux de transmission avec la liste des livrables et les dates de soumission
  • Enregistrer tous les retours de documents

Documentation finale

  • Fournir toute l'assistance nécessaire à l'équipe de chantier pour les documents utilisés pendant la phase de construction.
  • Enregistrer la majoration en accord avec le gestionnaire du site directement ou coordonner cette tâche si elle est déléguée à une unité participante.
  • Enregistrer la documentation finale du projet
  • Soutenir la collecte, le stockage et l'archivage de tous les manuels du projet
  • Archiver tous les documents du projet à la fin du projet sous forme électronique et papier si nécessaire.

Suivi et rapports

  • Contrôler et tenir à jour de manière proactive la liste des documents à fournir, avec l'aide du directeur de projet.
  • Produire des rapports hebdomadaires et mensuels et des statistiques pour informer l'équipe de projet de l'état de la documentation.

Qualité

  • Contrôler les attributs des données de tous les documents conformément aux exigences du projet, travailler avec l'équipe du projet, les sous-traitants et les partenaires pour mettre en œuvre des méthodes d'action correctives.
  • Veiller à ce que l'impression, l'assemblage, l'emballage et l'envoi des documents aux parties concernées soient effectués conformément aux normes spécifiées et dans les délais impartis.
  • Respecter les procédures de qualité, les instructions de travail et les processus de GE Vernova, le manuel de gestion de l'ingénierie (EMH), le manuel de gestion de projet (PMH) et sur le site.
  • Signaler ou résoudre toute non-conformité et processus en temps opportun.

EHS

  • Exécuter le projet sans accident et sans dommage pour l'environnement
  • Veiller au respect des réglementations locales et de la politique de GE Vernova

Mesure des performances

  • Mesures de la qualité fournies dans le cadre de la gestion des documents pour la communication du projet
  • Mise en œuvre de la liste de contrôle de la qualité des documents
  • Suivi précis de la documentation du projet
  • Respect des procédures de qualité et enregistrement précis de la qualité

Qualifications Requises

  • Licence en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente.
  • Expérience contacts directs avec les clients et les sous-traitants
  • Maîtrise avancée de l'anglais
  • Bilingue (Français/Anglais) oral & écrit. (*)
  • Posséder l'autorisation légale de travailler au Canada. Toute offre d'emploi est conditionnelle à la réussite d'une vérification pré-emploi.

Caractéristiques désirées

Connaissance pratique des logiciels suivants :

  • Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)
  • CAD -AUTOCAD ou Microstation
  • Adobe Acrobat Professional ou BlueBeam
  • Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques de l'ingénierie. Connaissance de la conception des sous-stations.
  • Excellentes compétences en communication avec les membres de l'équipe de projet et la direction
  • Connaissance d'un système de gestion de la documentation.
  • Compétences en gestion du temps, analytiques et organisationnelles
  • Orienté qualité, structuré, organisé, disciplinée

(*) La fonction requiert de communiquer avec des collègues, des fournisseurs et des clients à l'international, le bilinguisme français / anglais est un atout.

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