Executive Assistant

Nos employés sont au cÅur de ce que nous faisons de mieux : aider les gens, les entreprises et la société à aller de lâavant dans les bons moments et à être résilients dans les moments difficiles. En vous joignant à notre équipe, vous contribuerez à ces efforts aux côtés de gens expérimentés et passionnés.
 
Intégrez un milieu où vous disposerez des ressources nécessaires pour apprendre et évoluer, en plus dâêtre valorisés pour qui vous êtes : chez Intact, la diversité est une force. Vous pouvez compter sur nous pour vous aider à atteindre vos objectifs avec des outils, des possibilités et de la flexibilité. Câest notre promesse aux employés.

Notre formule hybride permet de maintenir un équilibre entre le télétravail et les avantages des interactions en personne.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vous pouvez façonner lâavenir, réussir en équipe et évoluer avec nous.

à propos du poste

Adjoint(e) Exécutif(ve) - Département de Planification Opérationnelle â lignes commerciales et perception nationale

L'Adjoint(e) Exécutif(ve) joue un important rôle dans le soutien opérationnel de nos équipes de projets et de planification.  Ce rôle exige une grande flexibilité et autonomie, une orientation vers un service client de qualité et de la proactivité ainsi que des compétences analytiques.  Vous travaillerez avec des équipes nationales au travers du Canada.

Ce que vous ferez :

• Supporter la Vice-Présidence et lâéquipe de direction dans différentes tâches administratives 

• Gérer et analyser les courriels et autres communications pour identifier les priorités, les suivis et définir les actions requises.  Ajuster lâagenda et les priorités en fonction des besoins.

• Gestion des déplacements et voyages dâaffaires et la logistique reliée

• Planification, coordination et organisation des réunions :  invitations, conflits dâhoraire réservations des salles, traiteur, équipements, ordre du jour, documentation nécessaire, suivis de points à exécuter et autres besoins.  

• Assurer le support pour la création, traduction et révision de documents et matériel requis pour les réunions.

• Faire le suivi des budgets, comptes de dépenses, paiements de factures, bons de commande, commandes dâéquipements. Création de rapport et de mécanisme de suivi.

• Aider à l'intégration de nouveaux employés, la fermeture de dossiers d'employés qui quittent; traiter l'information et les dossiers en toute confidentialité. Mise à jour de  lâorganigramme. 

• Participer aux rencontres dâéquipes et collaborer avec les pairs pour lâatteinte des objectifs. 

• Supporter toute autre tâche en lien avec nos opérations quotidiennes et priorités du moment

• Participer à identifier des pistes dâaméliorations pour nos équipes

Ce que vous mettrez à profit : 

• Excellent esprit dâéquipe et de collaboration avec des équipes multiples.

• Forte débrouillardise, capacité de travailler de façon autonome, démontrer un bon jugement et de lâinitiative. 

• Capacité à développer et à maintenir de solides relations avec diverses équipes et présenter une attitude positive. 

• Fortes habiletés organisationnelles et en gestion du temps; capacité de gérer plusieurs tâches à la fois. 

• Excellentes habiletés de communication à lâoral et à lâécrit en français et en anglais. 

• Diplôme dâétudes collégiales en administration ou en secrétariat ou combinaison équivalente dâétudes et dâexpérience. 

• Minimum de 3 ans dâexpérience dans un rôle similaire. 

• Bonnes connaissances de la suite Office (inclâuant une excellente connaissance de Word et PowerPoint) et de gestion des courriels et agenda. 

• Bilinguisme (français et anglais) - Nécessité dâinteragir sur une base régulière avec une clientèle anglophone et des collègues partout au pays.

• Aucune expérience de travail au Canada requise, mais nécessité dâavoir lâautorisation de travailler au Canada.

#LI-Hybrid

LIEU DE TRAVAIL:â¯Montréal (2020, boul. Robert-Bourassa)

Ce que nous offrons

En travaillant chez nous, vous aurez tous les outils pour donner le meilleur de vous-même chaque jour. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en devenant un membre permanent de notre équipe :

• Un régime complet dâavantages financiers qui reconnaît vos succès

• Un régime dâachat dâactions des employés parmi les meilleurs de lâindustrie, avec une cotisation de contrepartie correspondant à 50 % des actions nettes achetées

• Un régime de retraite et dâavantages sociaux flexible et complet, et un service de soins de santé virtuels

• Des aménagements de travail flexibles

• La possibilité d'acheter jusqu'à cinq jours de congé supplémentaires chaque année

• Un compte de dépenses mieux-être pour favoriser un mode de vie sain et actif

• Un accès à des outils et à des ressources qui vous aident à rester en santé physiquement et mentalement, à accueillir le changement et à communiquer avec vos collègues

• Un écosystème dâapprentissage dynamique en milieu de travail, offrant des parcours dâapprentissage, du contenu interactif en ligne et des programmes inspirants

• Des réseaux inclusifs dirigés par des employés pour informer, inspirer, faire entendre, établir des relations et offrir des occasions de perfectionnement

• Des dirigeants et des collègues inspirants qui vous soutiennent et contribuent à votre développement

• Un programme dâaction communautaire, car ce qui vous tient à cÅur fait partie de ce qui vous rend unique et la façon dont vous redonner à la collectivité doit l'être tout autant

Ãgalité d'accès à l'emploi

Chez Intact, nous valorisons la diversité et créons un milieu de travail inclusif et accessible où tous se sentent appréciés, respectés et écoutés.

Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, nâhésitez pas à nous le dire quand nous vous ferons part dâune possibilité dâemploi. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Cliquer ici pour dâautres informations importantes sur le processus dâembauche, y compris la vérification des antécédents, les candidats internes et le droit de travailler au Canada.

Si vous travaillez pour Intact ou belairdirect, veuillez postuler au moyen de Contact Pour vous.